Vybledly vám dokumenty? To se vám s chytrou archivací nestane

Digitalizace, Archivace
19. března 2021, 5 minut čtení

Papírové dokumenty mají omezenou životnost a některé po čase natolik ztrácejí čitelnost, že postrádá smysl je dál archivovat. Jak se takové nepříjemnosti vyhnout?

Archivace dokumentů je jednou z největších výzev českých firem. Když jsme začátkem února zjišťovali, jaký podíl společností archivuje dokumenty výhradně elektronicky, vyšlo nám z toho slabých sedm procent. A naopak, že 16 procent firem spoléhá výhradně na šanony a papírový archiv. Přes 70 procent jich využívalo oba způsoby – dokumenty mají sice v elektronické podobě, ale pro jistotu si je ještě tisknou a zakládají do šanonů. Sečteno a podtrženo, skoro devět z deseti tuzemských firem stále archivuje v papíru. To je na rok 2021 až děsivě vysoké číslo.

Nic proti papíru, ale zkoušeli jste si někdy vytáhnout z archivu deset let starou účtenku? Na takovém tom lesklém tenkém papíře? Možná jste se museli zamyslet, na co ten bílý proužek papíru vlastně archivujete a co na něm mělo být. Ano, papírové dokumenty podléhají zkáze rychleji, než by se nám mohlo zdát. Jejich čitelnost bere brzy za své, bez ohledu na to, jak hezky máte archiv srovnaný a jak o něj pečujete. Je to k vzteku, zvlášť když si uvědomíte, jakou je papírový archiv zbytečností – v dnešní době, kdy 99 procent dokumentů vzniká v digitální podobě a dá se s nimi takto pracovat po celý jejich životní cyklus, bez nutnosti tisku.

Digitální archiv nestačí, udělejte si v něm pořádek!

Jde jen o to, jak elektronické dokumenty uspořádat, aby v nich byl pořádek, dalo se mezi nimi vyhledávat, byly přístupné i vzdáleně a bylo patrné, kdo a kdy v nich dělal nějaké změny. To všechno umí chytrý archiv, kterému říkáme Paperless archivace. Smluv a jiných dokumentů může být ve firmě velké množství. Základem pro jejich snadné vyhledávání je zajištění jejich evidence společně s informacemi (metadaty), které popisují vlastnosti dokumentu. U smlouvy to bude např. cena, dodavatel, období uzavření smlouvy apod. Tyto informace, které se evidují společně s dokumentem při vložení do archivu, se poté dají využít jako klíčové slovo pro vyhledávání, a smlouvu tak kdokoli, kdo má přístup do firemního archivu, snadno nalezne.

Zároveň se každému zaměstnanci dají nastavit konkrétní práva, k čemu se může dostat, a k čemu ne. A také, jaký dokument může upravovat, a jaký ne (tyto změny se samozřejmě zaznamenávají s časovým razítkem, takže je vždy patrné, kdo a kdy je provedl a je to zpětně dobře vyhledatelné). Pokud některý zaměstnanec vaši firmu opouští, lze mu oprávnění vzdáleného přístupu do archivu okamžitě a jednoduše zrušit. Administrátor může spravovat práva jednotlivých zaměstnanců rovněž na dálku odkudkoli a okamžitě. A co s dokumenty, které přijdou do firmy v papírové podobě? Prostě je stačí naskenovat a poté zanést do digitálního archivu jako jakýkoli jiný elektronický dokument.

Paperless archivace tak zpřístupňuje dokumenty všem ve firmě, kdo s nimi potřebují pracovat, i když jsou třeba na dlouhodobém home office, a navíc zásadním způsobem prodlužuje životnost takto archivovaných materiálů. Kdo by se ve srovnání s takto jednoduše spravovaným digitálním archivem pachtil s horami šanonů?

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

Zkuste elektronicky podepisovat na měsíc zdarma!

Zkuste elektronicky podepisovat na měsíc zdarma!

Patříte mezi ty uživatele, kteří neradi nakupují zajíce v pytli a nejraději si daný produkt nejdříve osobně vyzkouší, než sáhnou do peněženky? Pokud vaše firma stále ještě nepodepisuje dokumenty elektronicky, máte šanci si to na měsíc zkusit úplně zdarma.

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Všichni uživatelé elektronického podpisu, kteří používají pro vytváření kvalifikovaných elektronických podpisů vybrané tokeny a čipové karty, by si měli ověřit, zda-li i oni brzy nepřijdou o platnost jejich podpisů díky končící certifikaci.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů