Vybledly vám dokumenty? To se vám s chytrou archivací nestane

Digitalizace, Archivace
19. března 2021, 5 minut čtení

Papírové dokumenty mají omezenou životnost a některé po čase natolik ztrácejí čitelnost, že postrádá smysl je dál archivovat. Jak se takové nepříjemnosti vyhnout?

Archivace dokumentů je jednou z největších výzev českých firem. Když jsme začátkem února zjišťovali, jaký podíl společností archivuje dokumenty výhradně elektronicky, vyšlo nám z toho slabých sedm procent. A naopak, že 16 procent firem spoléhá výhradně na šanony a papírový archiv. Přes 70 procent jich využívalo oba způsoby – dokumenty mají sice v elektronické podobě, ale pro jistotu si je ještě tisknou a zakládají do šanonů. Sečteno a podtrženo, skoro devět z deseti tuzemských firem stále archivuje v papíru. To je na rok 2021 až děsivě vysoké číslo.

Nic proti papíru, ale zkoušeli jste si někdy vytáhnout z archivu deset let starou účtenku? Na takovém tom lesklém tenkém papíře? Možná jste se museli zamyslet, na co ten bílý proužek papíru vlastně archivujete a co na něm mělo být. Ano, papírové dokumenty podléhají zkáze rychleji, než by se nám mohlo zdát. Jejich čitelnost bere brzy za své, bez ohledu na to, jak hezky máte archiv srovnaný a jak o něj pečujete. Je to k vzteku, zvlášť když si uvědomíte, jakou je papírový archiv zbytečností – v dnešní době, kdy 99 procent dokumentů vzniká v digitální podobě a dá se s nimi takto pracovat po celý jejich životní cyklus, bez nutnosti tisku.

Digitální archiv nestačí, udělejte si v něm pořádek!

Jde jen o to, jak elektronické dokumenty uspořádat, aby v nich byl pořádek, dalo se mezi nimi vyhledávat, byly přístupné i vzdáleně a bylo patrné, kdo a kdy v nich dělal nějaké změny. To všechno umí chytrý archiv, kterému říkáme Paperless archivace. Smluv a jiných dokumentů může být ve firmě velké množství. Základem pro jejich snadné vyhledávání je zajištění jejich evidence společně s informacemi (metadaty), které popisují vlastnosti dokumentu. U smlouvy to bude např. cena, dodavatel, období uzavření smlouvy apod. Tyto informace, které se evidují společně s dokumentem při vložení do archivu, se poté dají využít jako klíčové slovo pro vyhledávání, a smlouvu tak kdokoli, kdo má přístup do firemního archivu, snadno nalezne.

Zároveň se každému zaměstnanci dají nastavit konkrétní práva, k čemu se může dostat, a k čemu ne. A také, jaký dokument může upravovat, a jaký ne (tyto změny se samozřejmě zaznamenávají s časovým razítkem, takže je vždy patrné, kdo a kdy je provedl a je to zpětně dobře vyhledatelné). Pokud některý zaměstnanec vaši firmu opouští, lze mu oprávnění vzdáleného přístupu do archivu okamžitě a jednoduše zrušit. Administrátor může spravovat práva jednotlivých zaměstnanců rovněž na dálku odkudkoli a okamžitě. A co s dokumenty, které přijdou do firmy v papírové podobě? Prostě je stačí naskenovat a poté zanést do digitálního archivu jako jakýkoli jiný elektronický dokument.

Paperless archivace tak zpřístupňuje dokumenty všem ve firmě, kdo s nimi potřebují pracovat, i když jsou třeba na dlouhodobém home office, a navíc zásadním způsobem prodlužuje životnost takto archivovaných materiálů. Kdo by se ve srovnání s takto jednoduše spravovaným digitálním archivem pachtil s horami šanonů?

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Stop závislosti na papíru! I při podepisování

Stop závislosti na papíru! I při podepisování

Elektronický podpis se stává nezbytnou součástí administrativní výbavy moderní firmy. A nejen on – také nástroje, které vám umožní s partnery odsouhlasit a podepsat smlouvu, aniž byste se museli fyzicky potkat.

Šťastný nový digitální rok!

Šťastný nový digitální rok!

Je poslední den v roce. Firmy rekapitulují, co se povedlo, a co naopak ne a všichni si přejeme ústup pandemie. V Software602 jsme to nazvali Hardcore rok? Software řešení! A pevně věříme, že s novou vládou vstupujeme do úspěšného roku 2022. Především digitálního!

„Nemravná“ historie aneb 602, jak ji asi neznáte

„Nemravná“ historie aneb 602, jak ji asi neznáte

Od roku 2004 vede divizi eGovernment. Zažil ovšem i podstatně dřívější éru, kdy textový editor T602 doslova učil Čechy psát na počítači. Pavel Nemrava. Skvělý společník pro řadu zaměstnanců 602, ve které strávil bezmála 30 let. Logicky jsme se ptali hlavně na to, co si už pamatuje jen on... a Richard Kaucký.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů