Certifikát je základ podpisu
Elektronický podpis není jen viditelný obrázek, značka nebo jméno v PDF. Aby měl skutečnou váhu, potřebuje podpisový certifikát. Ten propojuje podpis s konkrétní osobou a umožňuje později ověřit, kdo dokument podepsal.
Pro uživatele je dobré si to představit jednoduše. Signer je aplikace, ve které dokument otevřete, podepíšete, opatříte časovým razítkem nebo ověříte. Certifikát je prostředek, kterým se podepisujete.
Bez certifikátu tedy Signer nemá čím dokument podepsat. Proto dává smysl vyřešit certifikát hned na začátku, ještě před tím, než budete podepisovat první dokument.
Kvalifikovaný podpis v praxi
Když mluvíme o kvalifikovaném elektronickém podpisu, nejde o běžné vložení obrázku podpisu do dokumentu. Kvalifikovaný podpis stojí na certifikátu a prostředku, které splňují přísnější požadavky.
V každodenní práci to znamená hlavně větší jistotu. Dokument nepůsobí jen jako soubor, do kterého někdo přidal své jméno. Nese informaci o tom, kdo ho podepsal, a podpis lze technicky ověřit.
To se hodí u smluv, potvrzení, podání, formulářů, příloh do datové schránky nebo dokumentů, které chcete později dohledat a znovu zkontrolovat. U takových souborů nechcete spoléhat na dojem. Chcete mít podpis, který lze ověřit.
Voucher na certifikát v ceně
Jedna z praktických výhod Signeru je, že voucher na kvalifikovaný certifikát máte v ceně licence. To je důležité hlavně pro nové uživatele.
Člověk, který s elektronickým podepisováním začíná, často neřeší jen aplikaci. Řeší i certifikát, ověření identity, první nastavení a otázku, jestli má všechno potřebné. Voucher v ceně snižuje nejistotu na začátku. Licence Signeru tak nepokrývá jen samotný nástroj pro podepisování, ale pomáhá vám udělat i první krok k tomu, abyste mohli kvalifikovaně podepisovat.
V praxi to znamená jednoduchou posloupnost: pořídíte si Signer, získáte voucher na certifikát, certifikát si vyřídíte a potom ho používáte při podpisu dokumentů.
Co si připravit před prvním podpisem
Před prvním podpisem si vyplatí ověřit několik věcí. Máte nainstalovanou aplikaci Signer. Máte vyřízený podpisový certifikát. Víte, jaký dokument chcete podepsat. A víte, jestli k podpisu chcete připojit také časové razítko.
Není potřeba se učit technické detaily předem. Důležitější je mít jasno v pracovním scénáři. Podepisujete smlouvu pro klienta? Potvrzení pro úřad? Přílohu, kterou odešlete datovou schránkou? Archivní dokument, ke kterému se budete vracet?
Podle toho se rozhodnete, jak s dokumentem ve Signeru naložíte. Můžete ho podepsat, přidat časové razítko, uložit jako samostatný soubor, ověřit podpis nebo ho připravit k dalšímu odeslání.
Certifikát vybíráte při podpisu
Když ve Signeru podepisujete PDF, aplikace vám nabídne dostupné certifikáty. Vyberete ten, kterým chcete dokument podepsat, a pokračujete nastavením podpisu.
To je užitečné hlavně ve chvíli, kdy používáte více certifikátů nebo pracujete s různými způsoby uložení. Signer vám pomáhá mít před podpisem přehled, čím dokument podepisujete.
U prvního podpisu se vyplatí nespěchat. Zkontrolujte, že pracujete se správným dokumentem, správným certifikátem a že máte nastavené časové razítko, pokud ho potřebujete. Elektronické podepisování má být rychlé, ale ne bezmyšlenkovité.
Certifikát a mobilní podpis
Signer je výjimečný i tím, že s ním můžete kvalifikovaně podepisovat z mobilu. Právě tady dává spojení aplikace, certifikátu a vzdáleného podepisování velký smysl.
Nemusíte být pokaždé u jednoho pracovního počítače. Pokud potřebujete dokument vyřídit mimo kancelář, na cestě nebo mezi schůzkami, mobilní podepisování vám dá větší volnost. Certifikát přitom zůstává součástí bezpečného podpisového procesu, ne jen formální položkou v nastavení.
To oceníte hlavně u dokumentů, které nemají čekat do dalšího dne jen proto, že nejste u svého stolu.
Když certifikát vyprší
Podpisový certifikát má omezenou platnost. To je normální a je dobré s tím počítat. Pokud certifikát vyprší, nebudete ho moct dál používat pro nové podpisy.
V praxi to znamená jednoduché pravidlo: před důležitým podpisem se vyplatí zkontrolovat, že je certifikát stále platný. Uživatelé, kteří podepisují často, si na to zvyknou rychle. U těch, kteří podepisují jen občas, je to dobrý bod do osobního checklistu.
Signer při práci s certifikátem zobrazuje údaje, které vám pomohou se zorientovat. Díky tomu nemusíte datum platnosti hledat naslepo.
První podpis má být jednoduchý
Elektronické podepisování může na začátku působit složitě, protože spojuje několik pojmů: certifikát, kvalifikovaný podpis, časové razítko, ověření, datová schránka, PDF/A. Ve skutečnosti ale první krok nemusí být těžký.
Potřebujete aplikaci, certifikát a dokument. Signer vám pomůže spojit je do jednoho pracovního postupu. Otevřete soubor, vyberete certifikát, nastavíte podpis a uložíte podepsanou verzi.
Jakmile tenhle první podpis jednou projdete, další dokumenty už působí mnohem přirozeněji. Certifikát přestane být abstraktní pojem a stane se běžnou součástí vaší práce s dokumenty.
Signer funguje napříč zařízeními
Velká výhoda Signeru je dostupnost napříč zařízeními. Můžete ho používat na Windows i na Macu a vybrané funkce máte k dispozici také v mobilní verzi.
Výjimečný je v tom, že s ním můžete kvalifikovaně podepisovat i z mobilu. Hodí se to ve chvíli, kdy potřebujete dokument vyřídit mimo kancelář, na cestě nebo mezi schůzkami.
U podpisového certifikátu je tahle dostupnost důležitá hlavně proto, že podpis nemá být vázaný jen na jednu konkrétní pracovní situaci. Dokumenty řešíte v různých chvílích a Signer vám umožní pracovat s nimi tam, kde právě jste.
Chcete začít kvalifikovaně podepisovat?
Pořiďte si aplikaci Signer od Software602. Stojí 3 000 Kč ročně a získáte nástroj pro kvalifikované elektronické podepisování bez limitu na počet podpisů. Voucher na kvalifikovaný certifikát máte v ceně licence.
Se Signerem můžete podepisovat PDF dokumenty, přidávat časová razítka, ověřovat podpisy, pracovat s datovou schránkou a využít podpis i v prostředí Microsoft 365. Funguje na Windows, Macu i mobilních zařízeních, takže dokumenty nemusíte řešit jen od pracovního stolu.
Podívejte se na další funkce a vyberte si Signer pro své dokumenty.