Když podepisujete podobně pořád dokola
U prvních dokumentů člověk každé nastavení poctivě projde. Vybere certifikát, rozhodne se pro časové razítko, zvolí viditelnou podobu podpisu, doplní důvod podpisu a zkontroluje, kam hotový soubor uloží.
Jenže po desátém nebo dvacátém dokumentu už se z toho stává rutina. A právě rutina bývá zrádná. Jednou zapomenete časové razítko, podruhé zvolíte jinou vizualizaci, potřetí použijete jiný důvod podpisu.
Podpisový profil pomáhá tím, že si opakované nastavení připravíte jednou. Při dalších podpisech už vyberete profil a Signer použije uložené parametry.
Co si profil pamatuje
Podpisový profil může obsahovat nastavení, která běžně řešíte při podpisu dokumentu. Typicky certifikát, časové razítko, vizualizaci podpisu, důvod podpisu nebo lokalitu.
To se hodí hlavně ve chvíli, kdy máte víc typů dokumentů. Jinak podepisujete smlouvu, jinak potvrzení, jinak interní podklad a jinak přílohu, kterou chcete rovnou odeslat dál. Každý z těchto scénářů může mít vlastní profil.
Výhoda není jen v rychlosti. Profil vám pomáhá udržet jednotný způsob práce. Když se k podobným dokumentům vrátíte za měsíc, nemusíte přemýšlet, jak jste podpis nastavovali minule.
Méně klikání, méně nejistoty
Každý ruční krok navíc znamená větší prostor pro zaváhání. Mám použít tento certifikát, nebo jiný? Přidával jsem k těmto dokumentům časové razítko? Má být podpis vidět na první stránce, nebo vůbec?
Podpisový profil odpovídá za vás tam, kde se rozhodnutí opakují. Neznamená to, že přestáváte mít kontrolu nad dokumentem. Znamená to, že nemusíte znovu ručně nastavovat věci, které už jste si promysleli.
V praxi to oceníte hlavně u dokumentů, které podepisujete často. Třeba pravidelná potvrzení, smluvní dodatky, formuláře nebo dokumenty, které mají vždy stejnou logiku podpisu.
Různé profily pro různé situace
Jeden podpisový profil nemusí stačit na všechno. A ani by neměl.
Pro smlouvy můžete mít profil s viditelným podpisem a časovým razítkem. Pro dokumenty, které nechcete vizuálně měnit, profil bez vizualizace. Pro dokumenty k dlouhodobému uložení profil, který počítá s archivní verzí. Pro rychlá potvrzení jednodušší nastavení, které použijete vždy stejně.
Důležité je pojmenovat profily tak, aby jim člověk rozuměl i po delší době. Název „Profil 1“ nepomůže. Název „Smlouvy s časovým razítkem“ už ano. Stejně tak „PDF bez viditelného podpisu“ nebo „Potvrzení pro odeslání“.
Podpisové profily mají šetřit přemýšlení, ne vytvářet další hádanku.
Užitečné i pro hromadné podepisování
Podpisové profily dávají velký smysl také ve chvíli, kdy podepisujete víc dokumentů najednou. U hromadného podepisování nechcete znovu nastavovat parametry podpisu pro celou dávku pokaždé od nuly.
Když máte připravený profil, můžete rychleji nastavit podpis pro více souborů a držet u nich stejná pravidla. To se hodí u dokumentů, které mají stejný účel a stejnou podobu podpisu.
Profil tím pomáhá spojit dvě věci: rychlost a konzistenci. Dokumenty z jedné dávky pak nepůsobí, jako by každý vznikl jiným způsobem.
Profil nenahrazuje kontrolu dokumentu
I když podpisový profil šetří práci, neznamená to, že můžete dokumenty podepisovat bez kontroly. Profil řeší nastavení podpisu. Neřeší obsah dokumentu.
Před podpisem si pořád ověřte, že pracujete se správným souborem, správnou verzí a správným příjemcem, pokud dokument posíláte dál. Podpisový profil vám pomůže s technickou a opakovatelnou částí práce. Rozhodnutí, zda má dokument odejít podepsaný, zůstává na vás.
To je dobré rozdělení rolí. Signer usnadní opakované nastavení. Vy držíte odpovědnost za dokument.
Nastavení jednou, klid pokaždé
Největší přínos podpisových profilů poznáte až při opakovaném používání. První nastavení zabere chvíli. Každý další podpis je díky tomu rychlejší a jistější.
U elektronických dokumentů často nejde o jednu velkou chybu, ale o drobnosti. Jednou chybí časové razítko. Jindy je podpis na jiném místě. Potřetí někdo zvolí jiný certifikát. Profil pomáhá těmto odchylkám předcházet.
Pokud chcete se Signerem pracovat pravidelně, podpisové profily patří mezi funkce, které se vyplatí nastavit hned na začátku.
Signer funguje napříč zařízeními
Velká výhoda Signeru je dostupnost napříč zařízeními. Můžete ho používat na Windows i na Macu a vybrané funkce máte k dispozici také v mobilní verzi.
Výjimečný je v tom, že s ním můžete kvalifikovaně podepisovat i z mobilu. Hodí se to ve chvíli, kdy potřebujete dokument vyřídit mimo kancelář, na cestě nebo mezi schůzkami.
U podpisových profilů je tahle dostupnost praktická hlavně proto, že si způsob podepisování můžete připravit předem a potom se k němu vracet podle potřeby. Podepisování pak není pokaždé nový začátek.
Chcete podepisovat rychleji a jednotně?
Pořiďte si aplikaci Signer od Software602. Stojí 3 000 Kč ročně a získáte nástroj pro kvalifikované elektronické podepisování bez limitu na počet podpisů. Voucher na kvalifikovaný certifikát máte v ceně licence.
Se Signerem můžete podepisovat PDF dokumenty, přidávat časová razítka, ověřovat podpisy, pracovat s datovou schránkou, využít podpis v prostředí Microsoft 365 a nastavit si podpisové profily pro opakovanou práci. Funguje na Windows, Macu i mobilních zařízeních, takže dokumenty nemusíte řešit jen od pracovního stolu.
Podívejte se na další funkce a vyberte si Signer pro své dokumenty.