Moderní úřad by měl fungovat elektronicky

eGovernment, Formuláře
11. října 2019, 4 minuty čtení

Nenechte se zavalit tunami papíru a horami faktur a dalších dokumentů, které je třeba ručně podepisovat a razítkovat! Úřad 21. století funguje elektronicky.

Nejen v soukromém sektoru by mělo platit, že služby a produkty mají být uživatelsky přívětivé. Komu se dnes chce kvůli každé maličkosti chodit na úřad, nebo si s ním dopisovat prostřednictvím doporučených dopisů, kvůli kterým musí jezdit na poštu? Moderní úřad 21. století komunikuje elektronicky a dává občanům šanci vyřídit vše potřebné přes internet. Nelpí na úředních dnech a hodinách, uživatel jej může kontaktovat kdykoli a odkudkoli datovou schránkou nebo prostřednictvím chytrých online formulářů. A úředníci se netopí ve štosech papírů, nýbrž jednoduše vše spravují přes počítač. Utopie? Zdaleka ne!

Možná, že v současné době takto většina úřadů v České republice nefunguje, ale rozhodně svítá na lepší časy. Zářným příkladem může být Středočeský kraj, který se rozhodl učinit přítrž nekonečným frontám žadatelů o tzv. „kotlíkové“ dotace na výměnu starých kotlů na pevná paliva. Dříve lidé stáli ve frontě již den či dva předem a trávili před úřadem dlouhé hodiny za každého počasí, dokonce tam museli i nocovat. Bez toho neměli šanci dostat se do správného pořadí, které mělo naději na získání dotace, a tudíž i nového ekologického kotle.

Místo fronty elektronická žádost z pohodlí domova

Středočeský kraj se rozhodl tyto fyzické registrace nahradit chytrými online formuláři. Sběr žádostí probíhal výhradně elektronicky a pořadí příchozích žádostí bylo jednoznačné. Obrovskou výhodou byl sběr kompletních dat v elektronické podobě bez nutnosti jejich dalšího přepisování z papírových dotazníků. Žadatelé mohli vyplnit formulář kdekoli na svém oblíbeném zařízení a po jeho odeslání jim přišlo potvrzení z úřadu včetně jedinečného číselného kódu žádosti. Tuto žádost podanou elektronickou formou si pak lidé mohli vytisknout a spolu s potřebnými doklady, nutnými pro získání dotace, ji museli do 20 pracovních dnů doručit na Krajský úřad Středočeského kraje.

Krajský úřad také žadatelům umožnil nachystat si žádosti s měsíčním předstihem. Občané si tak mohli v klidu a postupně připravovat všechny nezbytné doklady, aby při zahájení sběru žádostí mohli mít vše potřebné nachystané k odeslání. Středočeský kraj na změně vydělal nejen zrušením zbytečných front a přepisováním papírových dotazníků do elektronické podoby, ale především tím, že online formuláře usnadnily samotné evidování žádostí a přinesly úplný přehled nad čerpáním finančních prostředků. Úspora na straně úřadu byla jednoznačná, nemluvě o sympatiích na straně občanů.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Nikdo se dnes nechce zdržovat schvalováním návrhů papírových smluv uzavřených obchodními zástupci v terénu nebo v pobočce. Klienti nemají trpělivost čekat celé dny na vyřízení své žádosti. Tak proč to nezvládnout za několik minut?

Jste připraveni na další covidový home office?

Jste připraveni na další covidový home office?

Počty nakažených koronavirem opět stoupají a ačkoli vláda před volbami vylučuje další lockdown, je třeba se připravit na situaci, kdy se opět zavřou kanceláře a na řadu přijde práce z domova.

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Martin Plevka řídí divizi Business Unit II, která se nedávno rozšířila, takže má na starosti klienty hned od prvního kontaktu až po předání práce a následnou technickou podporu. Logicky nás zajímalo, jaký má vztah k obchodu. A z jeho odpovědí pochopíte, že ho má doslova v krvi. A jak se společenský člověk dívá na dopady pandemie? Nejen o tom je náš rozhovor.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.