Moderní úřad by měl fungovat elektronicky

eGovernment, Formuláře
4 minuty čtení

Nenechte se zavalit tunami papíru a horami faktur a dalších dokumentů, které je třeba ručně podepisovat a razítkovat! Úřad 21. století funguje elektronicky.

Nejen v soukromém sektoru by mělo platit, že služby a produkty mají být uživatelsky přívětivé. Komu se dnes chce kvůli každé maličkosti chodit na úřad, nebo si s ním dopisovat prostřednictvím doporučených dopisů, kvůli kterým musí jezdit na poštu? Moderní úřad 21. století komunikuje elektronicky a dává občanům šanci vyřídit vše potřebné přes internet. Nelpí na úředních dnech a hodinách, uživatel jej může kontaktovat kdykoli a odkudkoli datovou schránkou nebo prostřednictvím chytrých online formulářů. A úředníci se netopí ve štosech papírů, nýbrž jednoduše vše spravují přes počítač. Utopie? Zdaleka ne!

Možná, že v současné době takto většina úřadů v České republice nefunguje, ale rozhodně svítá na lepší časy. Zářným příkladem může být Středočeský kraj, který se rozhodl učinit přítrž nekonečným frontám žadatelů o tzv. „kotlíkové“ dotace na výměnu starých kotlů na pevná paliva. Dříve lidé stáli ve frontě již den či dva předem a trávili před úřadem dlouhé hodiny za každého počasí, dokonce tam museli i nocovat. Bez toho neměli šanci dostat se do správného pořadí, které mělo naději na získání dotace, a tudíž i nového ekologického kotle.

Místo fronty elektronická žádost z pohodlí domova

Středočeský kraj se rozhodl tyto fyzické registrace nahradit chytrými online formuláři. Sběr žádostí probíhal výhradně elektronicky a pořadí příchozích žádostí bylo jednoznačné. Obrovskou výhodou byl sběr kompletních dat v elektronické podobě bez nutnosti jejich dalšího přepisování z papírových dotazníků. Žadatelé mohli vyplnit formulář kdekoli na svém oblíbeném zařízení a po jeho odeslání jim přišlo potvrzení z úřadu včetně jedinečného číselného kódu žádosti. Tuto žádost podanou elektronickou formou si pak lidé mohli vytisknout a spolu s potřebnými doklady, nutnými pro získání dotace, ji museli do 20 pracovních dnů doručit na Krajský úřad Středočeského kraje.

Krajský úřad také žadatelům umožnil nachystat si žádosti s měsíčním předstihem. Občané si tak mohli v klidu a postupně připravovat všechny nezbytné doklady, aby při zahájení sběru žádostí mohli mít vše potřebné nachystané k odeslání. Středočeský kraj na změně vydělal nejen zrušením zbytečných front a přepisováním papírových dotazníků do elektronické podoby, ale především tím, že online formuláře usnadnily samotné evidování žádostí a přinesly úplný přehled nad čerpáním finančních prostředků. Úspora na straně úřadu byla jednoznačná, nemluvě o sympatiích na straně občanů.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Věděli jste, že naprostým vrcholem digitalizace oběhu dokumentů takřka v polovině českých firem je e-mail? Klasickou elektronickou poštou si potřebné dokumenty posílá téměř 44 procent zaměstnanců a manažerů. Na tom by ještě nebylo nic divného, e-mail používá každodenně v podstatě každý. Problém nastává ve chvíli, kdy prosté zaslání dokumentu coby přílohy e-mailové zprávy nestačí. Tedy když je třeba dokument upravovat, tyto úpravy si nechat schvalovat, finální verzi podepsat, zaslat například někam na úřad a poté archivovat. K tomu už obyčejný e-mail nestačí.

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Software602 postupně mění způsob, jak lidé pracují s dokumenty. A k tomu mění i svou firemní identitu. Nejen na to jsme se zeptali Ladislava Zdobinského, který má všechny změny z pozice ředitele marketingu Software602 na starosti.

Elektronické uzavírání smluv

Elektronické uzavírání smluv

Ve značné části společnosti stále přetrvává představa, že smlouva je kusem papíru, na jehož konec obě strany napíšou do připraveného políčka datum a hezky se vlastnoručně podepíšou. Zejména v obchodních vztazích se ale tato poněkud zastaralá představa začíná měnit a události posledního roku tento proces ještě uspíšily. Uzavírání smluv se mnohem častěji děje na dálku a s tím přicházejí nové otázky, například kdy byl skutečný okamžik uzavření smlouvy a jakou může mít taková smlouva formu. A jak do toho vstupuje všudypřítomná digitalizace.

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze