Jak české firmy digitalizují dokumenty?
Odstartovali jsme výsledky průzkumu, jak české firmy digitalizují dokumenty, který pro nás realizovala agentura B inside. Irma Macháčová upozornila, digitalizace pro firmy není jednorázovou změnou, ale postupným procesem, který často brzdí psychologické bariéry a lpění na papírové formě spíše než nedostatek technologií. Z výsledku průzkumu vyplývá, že klíčovým faktorem pro úspěšné zavedení digitálních procesů je aktivní přístup vedení, nikoli jen rozhodnutí IT oddělení. Firmy s vyšší úrovní digitální vyspělosti vykazují prokazatelně vyšší spokojenost zaměstnanců díky efektivnějšímu schvalování dokumentů a lepšímu přehledu v agendě.
Průzkum také odhalil, že více než polovina firem používá pro oběh dokumentů nějaký informační systém, ale u 40 % společností dokumenty obíhají úplně mimo systém. „Jsou možná digitální, ale pak je vytisknou nebo pošlou e-mailem a nikdo neví, kde je aktuální verze,“ konstatovala Irma Macháčová. Více než devět z deseti firem podepisuje pracovní smlouvy stále na papíře. A 43 % firem si dokumenty, které vzniknou digitálně, stejně kvůli archivaci tiskne a zakládá do šanonů. „Digitální archiv splňující legislativní požadavky má jen pětina firem,“ dodala Macháčová s tím, že zhruba třetina firem v Česku má stále velmi nízkou nebo skoro nulovou digitalizaci kancelářských procesů.
Proč pracovat s dokumenty digitálně?
Od čísel k praxi přešel druhý přednášející, ředitel naší divize eCommerce Martin Vondrouš. Vysvětlil rozdíly v legislativních povinnostech pro digitalizaci dokumentů mezi státní správou a soukromým sektorem s ohledem na evropské nařízení eIDAS. Efektivní digitalizace podle něj vyžaduje nejen správné nástroje pro elektronické podepisování, ale také hlubší znalost technologických postupů, aby byla zajištěna dlouhodobá čitelnost a právní validita souborů. Elektronický archiv oproti papírovému představuje přehledné řešení, u kterého lze vyhledávat přes fulltext, přiřazovat jednotlivým dokumentům oprávnění, kdo je může vidět a měnit oprávnění v přístupu k archivu podle potřeby společnosti.
Martin Vondrouš také rozproudil diskusi s účastníky konference o výhodách a nevýhodách archivace dokumentů v cloudu oproti lokálním úložištím na firemních serverech a zmínil problematiku formátu PDF/A. Při konverzi dokumentů do tohoto formátu totiž dochází k častým chybám, například že ke konverzi dochází až po podpisu dokumentu, a ne před ním. Pro archivaci a následnou analýzu dat z elektronicky archivovaných dokumentů je ale důležité, aby obsahovaly správná metadata. „Systém, který používáte, by vám měl být schopen říct, co se dělo s dokumentem, než ho podepíšete. Zkontrolovat metadata a teprve poté provést konverzi,“ upozornil Vondrouš. Jakmile firmy přejdou na digitální workflow, zvýší tak bezpečnost a efektivitu firemních procesů, dodal.
Jak pracovat s daty tak, aby firmu šlo řídit finančně?
Václav Nedvídek, finanční manažer a spoluzakladatel společnosti InValue Office, která se zaměřuje na služby externího finančního ředitele (CFO) pro malé a střední podniky, se na konferenci zaměřil na praktické využití digitalizovaných dat pro finanční řízení firem. Společnost, která to myslí s digitalizací dat vážně, by měla zajistit převod všech potřebných vstupních dat do elektronické podoby. Nejde přitom jen o účetní doklady, jako jsou faktury nebo bankovní výpisy, ale i data z CRM, marketingových kanálů, smluv nebo projektových systémů. Digitalizovat se musí i controlling a reporting, tedy nástroje, jejichž pomocí se sleduje cash flow a výkonnost firmy. Na základě takto digitalizovaných dat můžou finanční ředitelé interpretovat výstupy a činit na jejich základě strategická rozhodnutí.
Důležitou roli přitom hraje umělá inteligence. Pomáhá při automatizaci sběru dat a jejich čištěním, což snižuje jejich chybovost při budoucím využití. V druhé fázi AI výrazně urychluje tvorbu reportů a ve třetí může poskytovat kontext pro rozhodování. Klíčovou roli při strategickém uvažování, daňové optimalizaci a strukturování byznysu však nadále má člověk – expert na finance. „Špatné účetnictví ale nezachrání ani ten nejlepší dashboard,“ varuje Nedvídek. Proto by firmy měly mít v pořádku data už při jejich vstupu do digitální podoby, dodržovat časové rozlišení a zajistit rychlost uzávěrky.
Společnosti by se podle Nedvídka neměly spoléhat na běžné výsledovky z obchodního rejstříku, které jsou pro řízení firmy nepoužitelné. Prosazuje manažerskou výsledovku, která odděluje hrubou marži jakožto klíčovou informaci o ziskovosti produktů a služeb, produktivní náklady marketingu a obchodu, které mají generovat budoucí výnosy a režijní náklady. Pro vizualizaci a propojování dat (např. z ERP a CRM) doporučuje nástroje jako Power BI. „Samotné nasazení softwaru ale nestačí – nejdůležitější a nejnáročnější částí je analýza byznysových potřeb, nastavení procesů a zajištění datové kvality,“ upozorňuje Nedvídek. Každý obor přitom vyžaduje sledování specifických metrik.
Jak zavést AI ve firmě a těžit z ní?
Praktickému využití umělé inteligence při správě firemních archivů a dokumentů se ve své přednášce věnoval Martin Mikyška ze společnosti Bernadette patřící do skupiny VCCP. Upozornil, že díky demokratizaci technologií už implementace AI nevyžaduje obří rozpočty ani expertní vývojářské týmy. Klíčem k úspěchu je ale kvalitní příprava dat, protože nestrukturované dokumenty musí AI nejprve vytěžit, klasifikovat a opatřit metadaty. Jaké přínosy představuje AI pro firmy? Podle Mikyšky to je především automatizace pracovních postupů, autonomní hlídání smluvních závazků nebo vytvoření chytrého chatovacího rozhraní nad vlastní znalostní bází.
„Když se budeme bavit o průměrné firmě, do které za rok přijde zhruba 40 000 dokumentů a ona by je zpracovávala manuálně, vyšlo by jí to nákladově na 950 000 Kč. Tyto peníze dokážete ušetřit tím, že začnete dokumenty zpracovávat umělou inteligencí," konstatoval Mikyška, podle něhož ale firmy musí nejprve správně nastavit přístupová práva a překonat roztříštěnost dat v různých firemních systémech. „Na dokumenty a jejich archivaci by se nemělo pohlížet jako na zákonnou povinnost, ale jako na cenné aktivum, které může zásadně zefektivnit rozhodování a budoucí provoz firmy,“ dodal Martin Mikyška.
Automatizace procesů propojením DMS a zákaznického portálu
Praktickou zkušenost s postupnou digitální transformací firmy, která přešla od manuální správy dokumentů na SharePointu k pokročilému systému DMS (Document Management System) a vlastnímu zákaznickému portálu, nabídl na závěr konference Jiří Beran, spoluzakladatel logistické společnosti Wave Logistic. „Pohybujeme se na velmi kompetitivním konkurenčním trhu. Konkurence je opravdu vysoká, jde o firmy typu DHL a další. Proto s kolegy vždycky přemýšlíme, co by mohla být ta další přidaná hodnota pro naše klienty, abychom jim dodali co nejlepší službu a současně měli náskok před konkurencí. V tomto konkrétním kontextu digitalizace stál na vrcholu naší myšlenkové pyramidy zákaznický portál,“ uvedl.
Prostřednictvím zákaznického portálu, do kterého Wave Logistic integroval svoje interní systémy, firma zefektivnila práci operativy a umožnila klientům přímý přístup k přepravní dokumentaci. „Denně zpracováváme zhruba 500 dokumentů. Náš tým je padesátičlenný a z toho 30 lidí, zejména v operativě, pracuje s dokumenty. Bylo nutné nastavit proces tak, aby ty dokumenty byly sdílené s našimi zákazníky,“ vysvětlil Jiří Beran. Původně Wave Logistic pracoval se SharePointem a tisíci adresáři pojmenovanými číslem přepravy. Dokumenty, které přicházely do firmy e-mailem, zaměstnanci ručně přetahovali do konkrétního adresáře. "Následně se dokumenty dál distribuovaly e-maily koncovým zákazníkům, což je v mnoha firmách běžný proces," popsal Jiří Beran. Tento systém firma nahradil sofistikovanějším DMS systémem od Software602, nástrojem FormFlow. K práci s dokumenty využívá i ERP systém Helios a vlastními silami vytvořený zákaznický portál.
"U přijatých faktur využíváme vytěžování robotem. Faktury jsou z Heliosu odesílány do DMS, které s nimi automatizovaně pracuje a přiřadí jim charakteristiku. V případě vydaných faktur se tyto samy zobrazí zákazníkům v rámci portálu," popisuje Jiří Beran. Všechny další dokumenty dostávají pracovníci v operativě e-mailem a následně je zasílají do fronty ve FormFlow. Tam je dříve zaměstnanci zpracovávali ručně, nyní už ale má Wave Logistic v Outlookku nastavená makra a zpracovatel už jen v rolovacím menu Outlooku vybere typ dokumentu, odešle do Formflow a tam už se vše automaticky přiřadí k správné zásilce.
"Zákazník má v tuto chvíli možnost nahrávat svoje dokumenty i přes portál, a ty jsou pak také automaticky zpracovány v DMS. Výsledkem je, že naše operativa pracuje pouze v prostředí Heliosu a Outlooku. Jejich práce se značně zefektivnila," konstatuje Jiří Beran. Helios jim zobrazuje veškeré dokumenty, které potřebují vidět nebo vytisknout, a nemusí už do samotného DMS vůbec vstupovat. Zákaznický portál se tak stal „oknem pro klienty“. Zobrazuje jim historii, umožňuje filtraci a notifikace o nových dokumentech. "Odpadá tím spousta neefektivní komunikace, volání a dohledávání v historii. Podstatou je, že výkonné DMS běží na pozadí všech těchto činností," uzavřel Jiří Beran.
