Jak zajistit fungování firmy během pandemie? Podepisujte a odesílejte dokumenty elektronicky!

Digitalizace, Podepisování
4 minuty čtení

Nechcete nebo nemůžete v době preventivních opatření proti šíření koronaviru chodit na úřady nebo na poštu, ale potřebujete odesílat oficiální dokumenty? Měli bychom pro vás řešení.

Rozprchli se vám zaměstnanci na home office a horko těžko zvládáte vyřizovat objednávky, smlouvy, faktury a další dokumenty? Potřebujete je podepisovat, ale nedaří se vám je doručit konkrétním odpovědným lidem z vaší společnosti, nebo vám to přijde v době karantény riskantní? Možná je nejvyšší čas zapomenout na klasické papírování a přejít na elektronický způsob vyřizování agendy a elektronické podepisování. A možná „díky“ koronaviru zjistíte, že to je mnohem jednodušší, než jste si mysleli.

Se smlouvami na poštu? Už nikdy!

Jak na to? Především je třeba zajistit, aby se dokumenty, které vznikly elektronicky, zbytečně netiskly a převedly do souborů PDF. Naše multiplatformní aplikace Signer pro zpracování PDF dokumentů umožní jejich elektronické podepsání. S takovými dokumenty už můžete pracovat odkudkoli a z jakéhokoli zařízení, a také je zasílat buď e-mailem nebo pomocí datové schránky na jakékoli úřady, ale nově i soukromé firmě, a to zcela zdarma (po dobu vyhlášeného stavu nouze). Poštovní datová zpráva má povahu klasického doporučeného dopisu, takže se nemůže ztratit a zároveň kvůli odeslání dokumentu nemusíte nikam fyzicky chodit.

Signer je zkrátka ideální řešení, pokud už nechcete nebo nemůžete chodit k přepážce úřadu nebo na poštu. S kvalifikovaným certifikátem od PostSignum můžete díky Signeru využívat výhod služeb, jako je elektronické podepisování s neomezeným počtem kvalifikovaných elektronických časových razítek. Zvládá hromadnou konverzi dokumentů do PDF i jejich hromadné podepsání. V jediné aplikaci tak získáte nástroj pro veškeré zpracování a vytváření digitálních dokumentů podle evropského nařízení eIDAS.

Všechny Poštovní datové zprávy jsou dočasně zdarma

Ze svého počítače, notebooku, tabletu nebo i smartphonu můžete zasílat datové zprávy se zabezpečenými a elektronicky podepsanými dokumenty prakticky komukoli. Díky dočasnému zrušení plateb za odesílání poštovních datových zpráv komerčním subjektům, které platí od 24. března až do odvolání, si firmy můžou navzájem přes datové schránky zasílat bezplatně faktury, smlouvy, objednávky, potvrzení nebo certifikáty. Podle Ministerstva vnitra může této možnosti využít 665 tisíc firem, 195 tisíc podnikatelů a 195 tisíc fyzických osob. Ti všichni si už datovou schránku založili.

Stávající klienti, kteří mají s Českou poštou uzavřenou smlouvu, neobdrží za zprávy odeslané v období od 23. března do zrušení stavu nouze fakturu. Uživatelům, kteří poštovní datové zprávy hradí z kreditu, se po odeslání zprávy kredit nesníží. Uživatelé, kteří nemají uzavřenou smlouvu ani nemají kredit v datové schránce, můžou poštovní datové zprávy také odesílat zdarma bez nutnosti aktivace služby. Jinými slovy, lepší doba na přechod k elektronickému vyřizování vaší firemní agendy nebude.

Medical photo created by freepik - www.freepik.com

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Co vás spolehlivě ochrání před obchodními spory? Kvalitní archivace!

Kdo provedl v dokumentu změny a kdy? Jaká verze smlouvy byla platná k určitému datu? Zvládnete to uhlídat v papírové verzi nebo kvantech dokumentů v počítači? Možná je čas přejít na spolehlivější formu archivace.

Jak efektivně označovat, kdy vznikl dokument a kdo a kdy v něm udělal změny?

Jak efektivně označovat, kdy vznikl dokument a kdo a kdy v něm udělal změny?

S elektronickými pečetěmi neztratíte kontrolu nad tím, jaká byla původní verze dokumentu a kdy se upravoval. Navíc tyto změny nelze jednoduše odstranit.

Jaké byly milníky digitalizace firemních procesů v roce 2020?

Jaké byly milníky digitalizace firemních procesů v roce 2020?

Letošek vstoupí do historie jako rok, kdy Covid-19 hnul s digitalizací firemních procesů více než jakékoliv dřívější kampaně. A to je vlastně pozitivní dopad pandemie.

Přihlaste se k odběru newsletteru
a buďte stále v obraze