Jak zajistit fungování firmy během pandemie? Podepisujte a odesílejte dokumenty elektronicky!

Digitalizace, Podepisování
26. března 2020, 5 minut čtení

Nechcete nebo nemůžete v době preventivních opatření proti šíření koronaviru chodit na úřady nebo na poštu, ale potřebujete odesílat oficiální dokumenty? Měli bychom pro vás řešení.

Rozprchli se vám zaměstnanci na home office a horko těžko zvládáte vyřizovat objednávky, smlouvy, faktury a další dokumenty? Potřebujete je podepisovat, ale nedaří se vám je doručit konkrétním odpovědným lidem z vaší společnosti, nebo vám to přijde v době karantény riskantní? Možná je nejvyšší čas zapomenout na klasické papírování a přejít na elektronický způsob vyřizování agendy a elektronické podepisování. A možná „díky“ koronaviru zjistíte, že to je mnohem jednodušší, než jste si mysleli.

Se smlouvami na poštu? Už nikdy!

Jak na to? Především je třeba zajistit, aby se dokumenty, které vznikly elektronicky, zbytečně netiskly a převedly do souborů PDF. Naše multiplatformní aplikace Signer pro zpracování PDF dokumentů umožní jejich elektronické podepsání. S takovými dokumenty už můžete pracovat odkudkoli a z jakéhokoli zařízení, a také je zasílat buď e-mailem nebo pomocí datové schránky na jakékoli úřady, ale nově i soukromé firmě, a to zcela zdarma (po dobu vyhlášeného stavu nouze). Poštovní datová zpráva má povahu klasického doporučeného dopisu, takže se nemůže ztratit a zároveň kvůli odeslání dokumentu nemusíte nikam fyzicky chodit.

Signer je zkrátka ideální řešení, pokud už nechcete nebo nemůžete chodit k přepážce úřadu nebo na poštu. S kvalifikovaným certifikátem od PostSignum můžete díky Signeru využívat výhod služeb, jako je elektronické podepisování s neomezeným počtem kvalifikovaných elektronických časových razítek. Zvládá hromadnou konverzi dokumentů do PDF i jejich hromadné podepsání. V jediné aplikaci tak získáte nástroj pro veškeré zpracování a vytváření digitálních dokumentů podle evropského nařízení eIDAS.

Všechny Poštovní datové zprávy jsou dočasně zdarma

Ze svého počítače, notebooku, tabletu nebo i smartphonu můžete zasílat datové zprávy se zabezpečenými a elektronicky podepsanými dokumenty prakticky komukoli. Díky dočasnému zrušení plateb za odesílání poštovních datových zpráv komerčním subjektům, které platí od 24. března až do odvolání, si firmy můžou navzájem přes datové schránky zasílat bezplatně faktury, smlouvy, objednávky, potvrzení nebo certifikáty. Podle Ministerstva vnitra může této možnosti využít 665 tisíc firem, 195 tisíc podnikatelů a 195 tisíc fyzických osob. Ti všichni si už datovou schránku založili.

Stávající klienti, kteří mají s Českou poštou uzavřenou smlouvu, neobdrží za zprávy odeslané v období od 23. března do zrušení stavu nouze fakturu. Uživatelům, kteří poštovní datové zprávy hradí z kreditu, se po odeslání zprávy kredit nesníží. Uživatelé, kteří nemají uzavřenou smlouvu ani nemají kredit v datové schránce, můžou poštovní datové zprávy také odesílat zdarma bez nutnosti aktivace služby. Jinými slovy, lepší doba na přechod k elektronickému vyřizování vaší firemní agendy nebude.

Medical photo created by freepik - www.freepik.com

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Výhody elektronického podepisování smluv

Výhody elektronického podepisování smluv

Stále váháte nad tím, zda ve firmě zavést elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů? Možná vám pomůžeme s rozhodováním, když shrneme největší výhody bezpapírového řešení.

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Víte, jak správně elektronicky archivovat dokumenty? Přechod na bezpapírový archiv je skvělá věc, ale i u „digitálních šanonů“ je třeba dodržovat zákon.

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů