„Naší motivací pro zefektivňování procesů byl zákazník. Pohybujeme se na velmi kompetitivním konkurenčním trhu – je to striktně B2B sféra, přeprava zboží po celém světě, námořně i letecky. Konkurence je opravdu vysoká, jde firmy typu DHL. Proto s kolegy vždycky přemýšlíme, co by mohla být další přidaná hodnota pro naše klienty, abychom jim dodali co nejlepší službu a současně měli náskok před konkurencí,“ popsal Jiří Beran motivaci pro digitalizaci procesů ve Wave Logistic. V tomto konkrétním případu digitalizace stál na pomyslném vrcholu plánovaných změn zákaznický portál.
Firma jím chtěla umožnit klientům efektivní sledování jejich zásilek a přístup k dokumentům, které jsou nedílnou součástí všech přeprav. „Aby byl zákaznický portál dostatečně atraktivní a efektivní, bylo nutné zahájit proces implementace kvalitního DMS systému. Pro představu: v naší společnosti zpracováváme asi 500 dokumentů denně,“ přiblížil Jiří Beran. Wave Logistic má 50 zaměstnanců a z toho se 30 věnuje operativě, takže pracují s dokumenty. „Bylo nutné nastavit proces tak, aby ty dokumenty byly sdílené s našimi zákazníky,“ dodal Jiří Beran.
Od složek v SharePointu k automatizaci
S přípravami zákaznického portálu firma začala v roce 2024. V té době používala pro sdílení dokumentů SharePoint s tisíci adresáři a zaměstnanci ručně přetahovali dokumenty z e-mailu myší do složek. Což bylo časově náročné, protože při námořní přepravě se běžně používá okolo 20 dokumentů. Všechny tyto dokumenty ke každé přepravě tak měly vlastní složku a následně je operativci posílali opět e-mailem zákazníkům. V první fázi digitalizace Wave Logistic zavedl sofistikovanější DMS systém od Software602, konkrétně FormFlow.
„K práci s dokumenty využíváme i náš ERP systém Helios a zákaznický portál. U přijatých faktur využíváme vytěžování robotem. Faktury jsou z Heliosu odesílány do DMS, které s nimi automatizovaně pracuje a přiřadí jim charakteristiku. V případě vydaných faktur se tyto samy zobrazí zákazníkům v rámci portálu,“ popisuje Jiří Beran. Všechny další dokumenty zaměstnanci přijímají a odesílají do FormFlow. „Dříve byly zpracovávány manuálně, dnes už stačí vybrat typ dokumentu a vše se automaticky přiřadí k správné zásilce,“ líčí Jiří Beran.
Zákaznický portál místo e-mailové korespondence
Zákazníci Wave Logistic mají možnost nahrávat dokumenty přes portál, odkud jsou automaticky převedeny a zpracovány v DMS. „Výsledkem je, že naše operativa pracuje pouze v prostředí Heliosu a Outlooku. Jejich práce se značně zefektivnila,“ pokračuje Jiří Beran. Helios zobrazuje všechny potřebné dokumenty a zaměstnanci už nemusí vstupovat do DMS. Ze zákaznického portálu se tak stalo „okno do firmy“ pro klienty. Odpadá tím spousta neefektivní komunikace, volání a dohledávání v historii. „Podstatou je, že výkonné DMS běží na pozadí všech těchto činností,“ konstatuje Jiří Beran.
Nasazení tohoto řešení bylo velmi rychlé. Firma během jednoho roku přešla od workshopu k pilotní verzi portálu. Výsledkem má být co nejrychlejší a nejpřesnější odbavení operativy s vyloučením papírových dokumentů.
Válka v Íránu zásadně mění ceny přepravy
„Má to několik rovin. První je „ropný šok“ – kolik stojí ropa a na to navázaná nafta. Ale důležitější je, že na Blízkém východě je spousta lodí a kontejnerů zaseklých v přístavech. Nedostatek kapacit se velmi brzo projeví na ceně,“ vysvětlil Jiří Beran. Do přepravního byznysu se to projevilo tak, že přestaly platit dlouhodobé kontrakty a ceny se určují týdně. Podle Jiřího Berana jde o standardní trasy lodí, které nyní nefungují. „Bude chybět kapacita kontejnerů na globálních trasách,“ varoval Jiří Beran.
Pokud se chcete dozvědět více o dalších přednáškách z naší konference „Zrychlete firmu na základě dat - od dokumentů k rozhodnutím“, sledujte náš blog.
