I starší zaměstnanci se dokážou změně přizpůsobit
„Když přicházím k našim zákazníkům a chceme řešit digitalizaci, často mi říkají, že se bojí, jak s tím budou pracovat jejich nejstarší zaměstnanci, protože to jsou lidé, které potřebují, kteří jim tu firmu vedou a bez nich se neobejdou,“ konstatoval Pavel Salava. Digitalizace pracovně-právních úkonů a její prostředí se tak musí přizpůsobit i starším uživatelům. Největší obavy panují u státních institucí, ale praxe ukazuje, že jsou liché. Pokud se nástroje pro digitalizaci HR agend uzpůsobí potřebám starších uživatelů, míra odmítání je velmi nízká. „Vždy se najde někdo, kdo odmítne, ale to bývá jen okolo 5 až 10 % zaměstnanců,“ říká Pavel Salava.
„Když přijdu k zákazníkovi, začneme v podstatě řešit, jak papírový dokument převést do PDF tak, aby to bylo stejné. Ale ono to není stejné. Digitalizace totiž není změnou jenom v tom, že papír si prohlížím na stole a PDF na monitoru. Je to změna celého důkazního modelu,“ upozorňuje Salava. Digitalizace dokumentů se tak provádí mj. i proto, aby se dala dlouhodobě prokázat jejich pravost a platnost. „Je to stejné jako u papírových dokumentů, ale u nich jsou dlouhodobě zakořeněna určitá pravidla, která se musela přenést i do digitálního světa. Jen k tomu potřebujeme určité IT prostředky,“ vysvětluje Pavel Salava. A tyto prostředky a jejich použití upravuje zákon, který je třeba dodržet.
Elektronická podoba pracovně-právních dokumentů je z pohledu zákona stejně plnohodnotná jako papírová, ale u elektronické písemnosti zákon vyjmenovává, jaké náležitost má mít. Nejde jen o zachycení samotného obsahu právního jednání, ale především o identifikaci jednajících osob. „V případě elektronické formy podepisování je identifikace toho, kdo dokument skutečně podepsal, klíčová, protože to je to, co se bude řešit v případném budoucím sporu,“ říká Pavel Salava. Zákon pak také řeší, jakým způsobem mají být elektronické dokumenty archivované. „U papíru je to jednoduché, musí prostě existovat nějaký sklad, kde je zajištěno, že ty papíry nebudou mokré, že neshořím neztratí se nebo nevyblednou,“ vypočítává Pavel Salava. U elektronických verzí se musí zajistit, aby v nich neprobíhaly změny, u kterých nebude jasné, kdo a kdy je provedl, a také se musí hlídat platnost podpisů a časových razítek.
Elektronický dokument přináší větší právní jistotu
„Často se u lidí setkáváme s představou, že elektronická forma dokumentu má nižší právní jistotu než papírová. Není tomu tak. Jsou na tom úplně stejně, ale dá se říci, že elektronická forma, když je správně udělaná, má vyšší právní jistotu než papírová forma. Například ve chvíli, kdy potřebujete prokázat, zda někdo něco podepsal,“ líčí Salava. U elektronického dokumentu totiž lze jednoznačně prokázat nejen to, kdo ho podepsal, ale také přesně, kdy tak učinil. U papírové podoby by byl nutný verdikt znalce, zda je podpis pravý a kdy přibližně byl dokument podepsaný. „Takže ve výsledku může mít elektronická forma právní jistotu vyšší, ovšem pokud je správně nastaven proces digitalizace dokumentů,“ vysvětlil Pavel Salava.
U digitalizace pracovně-právních dokumentů je důležitým tématem způsob jejich doručování. V tomto smyslu je klíčová novela zákoníku práce z roku 2023, která umožňuje doručovat zaměstnancům tyto dokumenty elektronickou formou plnohodnotně stejně, jako kdyby byly doručeny osobně. „V praxi se většinou pro doručení používají soukromé e-maily zaměstnanců, i když z pohledu zaměstnavatelů by bylo příjemnější používat osobní datové schránky, u kterých je to daleko transparentnější a lépe se prokazuje doručení. Používání osobních datových schránek ale není povinné, proto se reálně používají především osobní e-maily, u kterých zákoník práce určil fikci doručení,“ popisuje Pavel Salava.
Jak může zaměstnanec elektronicky podepsat dokument?
V praxi to vypadá tak, že když zaměstnanec se zaměstnavatelem podepíše dohodu, že mu budou za osobní e-mail doručované pracovně-právní dokumenty, pak pokud zaměstnavatel takový dokument odešle na daný e-mail, po 15 dnech se automaticky považuje za doručený. „Přesto rozumné technologie vám do toho dokáží implementovat i model, kdy zaměstnanec může přímo potvrdit doručení,“ konstatuje Salava.
Při doručování na osobní e-mail je ale potřeba se zaměstnancem domluvit způsob elektronického podpisu takového dokumentu, pokud to jeho povaha vyžaduje a nejde jen o jednostranný akt od zaměstnavatele k zaměstnanci. Pak závisí na uvážení zaměstnavatele, jaký druh elektronického podpisu zvolí. „Je to často jenom otázka míry toho, jaké riziko jsme ochotni akceptovat,“ konstatuje Pavel Salava s tím, že prostý elektronický podpis určitě nestačí. Řada firem proto požaduje pro jasnou identifikaci podepisujícího zaměstnance ověření přes BankID, sms nebo certifikát pro elektronický podpis. Nejvyužívanější formou je asi Bankovní identita.
Doručení a podpis nestačí, klíčová je archivace
Důležitá je ale nejen fikce doručení a způsob podepsání elektronického dokumentu, ale i to, co se s ním děje poté, co je podepsán. Tedy jeho dlouhodobé uchování. „Uchování dokumentů je důležitý moment, ale z pohledu zákoníku práce pro něj neexistuje v podstatě žádná povinnost kromě toho, že dokumenty mají být ze zákona uchované tak, aby byly prokazatelné a použitelné po celou dobu archivace,“ vysvětluje Pavel Salava. Proto doporučuje, aby se firmy inspirovaly úpravami, které regulují veřejnou správu. Jestliže totiž u soukromých firem je možné s archivací nakládat tak, že co zákon nezakazuje, to je povolené, u veřejných institucí tomu je právě naopak: musí dodržovat striktně to, co jim nařizuje zákon. „A ten říká, co se má udělat pro to, aby se dokument dal skutečně dále používat,“ říká Pavel Salava.
Veřejné instituce musí používat dlouhodobý kvalifikovaný archiv a pokud v něm jsou uložené dokumenty podepsané certifikátem pro elektronický podpis, je třeba počítat s tím, že daný certifikát má pouze omezenou dobu platnosti. „Může jít o rok, dva nebo tři, ale když se k tomu dokumentu dostanu třeba za pět let, certifikát už vypršel a podpis pozbyl platnosti. Proto je dobré používat kvalifikovaný archiv, který tyto lhůty hlídá a v okamžiku, kdy se blíží konec platnosti podpisu, má za úkol prodloužit ho tak, aby byl dál prokazatelně použitelný v případném soudním jednání,“ popisuje Pavel Salava s tím, že řada služeb k dokumentu v okamžiku jeho podpisu připojuje časové razítko, aby bylo patrné, kdy vznikla jeho poslední verze.
Důležitým milníkem, který přinese nová evropská úprava eIDAS 2.0, bude zavedení EU Wallet, evropské peněženky s kvalifikovaným elektronickým podpisem pro každého člověka.
„V okamžiku, kdy toto budeme mít na stole, bude to pro nás Game Changer, protože budeme mít masově dostupný kvalifikovaný podpis, to znamená velmi přesně identifikovanou podepisující osobu. A když budeme mít připravené i ostatní věci, které prokážou dlouhodobost, uložení atd, tak můžeme v praktickém HR přejít čistě na digitální dokumenty a je to pro nás daleko jednodušší,“ konstatuje Pavel Salava, podle kterého otázka už nezní, zda digitalizovat HR procesy nebo ne, ale kdy.
