Pokud chcete podepsat pracovní smlouvu s budoucím zaměstnancem a chcete tak učinit elektronicky, je potřeba to provést v souladu se zákoníkem práce. Předně se musíte se zaměstnancem domluvit na elektronické adrese, na kterou mu smlouvu zašlete. Ta by neměla být k dispozici zaměstnavateli, nesmí tedy jít o pracovní adresu, ale zpravidla freemail založený a používaný zaměstnancem. O tom, že pro zaslání smlouvy nebo jiné pracovněprávní dokumentace použijete právě zaměstnancův soukromý e-mail, vás musí zaměstnanec písemně informovat. Další možností je využít datovou schránku. V každém případě platí, že zaměstnanec musí dát souhlas s elektronickou formou komunikace.
Při elektronickém podepisování pracovních smluv, dohod o pracovní činnosti či dohod o pracovním poměru není striktně určeno, jaký typ elektronického podpisu mají podepisující strany použít. Měl by být ale přinejmenším uznávaný, při kterém dochází k potvrzení totožnosti podepisujícího zaměstnance. Pozor, při uzavírání pracovních smluv přes e-mail má zaměstnanec možnost od takové smlouvy do sedmi dnů od doručení podepsaného dokumentu odstoupit, pokud tedy mezitím už nenastoupil do zaměstnání. Odstoupení musí podáno písemně, jinak neplatí.
Jestliže pracovní smlouvu nebo dohodu o práci lze se zaměstnancem podepsat elektronicky a poslat si ji e-mailem, u dohody u rozvázání pracovního poměru, výpovědi, odvolání z pracovního místa nebo funkce to není možné. Jde o pracovně-právní dokumenty, na které se vztahuje speciální zákonný režim doručování a musí být předány do vlastních rukou. Totéž se týká i vytýkacích dopisů, mzdových a platových výměrů nebo vzdání se pracovní pozice. Pokud jsou takové dokumenty doručeny elektronicky, pohlíží se na ně jako na neplatné.
