Jak efektivně označovat, kdy vznikl dokument a kdo a kdy v něm udělal změny?
Podepisování, Datová schránka
4 minuty čtení
S elektronickými pečetěmi neztratíte kontrolu nad tím, jaká byla původní verze dokumentu a kdy se upravoval. Navíc tyto změny nelze jednoduše odstranit.
Máte rádi pořádek v dokumentech? Nesnášíte, když existuje mnoho různých verzí stejného dokumentu, aniž by bylo patrné, kdo a kdy v něm provedl změny a proč? Nebo se obáváte, že někdo ve finální verzi provede další úpravy, které by mohly vaši organizaci poškodit? Možná je nejvyšší čas seznámit se s aplikací Signer, která pomáhá s vytvářením a úpravami dokumentů PDF. Budete je mít rovnou v elektronické podobě, navíc zcela v souladu s evropským nařízením eIDAS o elektronické identifikaci a důvěryhodných službách pro elektronické transakce na vnitřním evropském trhu.
A kromě toho k nim dostanete neomezený počet časových razítek zdarma. Těch razítek, jimiž můžete vy i vaši spolupracovníci označovat veškeré změny v dokumentech, a konečně tak získáte jasný přehled, kdo, co a kdy s dokumentem provedl. Časová razítka by měla být i u každého elektronického podpisu. S aplikací Signer je nemusíte složitě shánět – v ceně roční licence máte zkrátka tolik časových razítek, kolik jich budete během roku potřebovat. Což je ideální nejen pro podnikatele, ale i advokáty, notáře, auditory, daňové poradce, účetní, znalce, rozhodce sporů, zeměměřické inženýry, stavební dozorce a další profese.
Razítkujte, ale také ověřujte podpisy
Signer je skvělým pomocníkem pro všechny, co podnikají a mají datovou schránku. Usnadňuje jim komunikaci s úřady a pomáhá využít datovou schránku na maximum, což je v dnešní nejisté době plné vládních nařízení a opatření věc k nezaplacení. Potřebujete například poslat do firmy účtenku, aby bylo patrné, kdy jste ji zaslal? Stačí ji vyfotit mobilním telefonem a k snímku doplnit časové razítko. Totéž lze udělat při fotodokumentaci odvedené práce, například při stavební kontrole. Vždy stačí fotografie nebo sken dokumentu opatřený časovým razítkem a odeslaný prakticky odkudkoliv z mobilního telefonu.
Se Signerem si navíc můžete ověřit, zda dokumenty, které vám přišly do datové schránky, nejsou podvrhem. Aplikace vám zkontroluje pravost elektronického podpisu a určí, zda je kvalifikovaný, uznávaný, či dokonce neplatný. Stačí kliknout a v aplikaci Signer dostanete odpověď garantovanou certifikovaným evropským poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru.
Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými
Další čtení
Máte svou firemní datovou schránku pod kontrolou?
Kdo se stará o uchování důležitých datových zpráv? Stahujete si je ad hoc do počítače, nebo používáte promyšlenější systém? I archivace datových zpráv se dá řešit chytře.
Evidence a správa dokumentů nemusí být noční můrou vaší firmy
Hromadí se vám v počítačích, e-mailových účtech, datových schránkách a na všemožných discích různé smlouvy, objednávky, faktury nebo dopisy? Možná je nejvyšší čas sjednotit evidenci a správu dokumentů tak, aby k nim měli přístup všichni – a vzdáleně.
Zapomeňte na tokeny, elektronicky můžete podepisovat i bez nich
Proč se některé firmy stále zdráhají používat kvalifikované elektronické podpisy? Protože nechtějí investovat značné prostředky do pořizování kvalifikovaných prostředků k uchovávání certifikátů elektronického podpisu. Protože se nechtějí o tento prostředek starat, mít ho neustále u sebe, když potřebují něco podepsat, a mít u sebe také zařízení, ke kterému je možné tento prostředek připojit. A co si takový prostředek pronajmout? Nebýt závislý na něm ani na zařízení a operačním systému?