Jak bezpapírově vyřešit archivaci a skartaci dokumentů?

Archivace
04. října 2019, 5 minut čtení

Také ve vaší firmě jednou či dvakrát do roka „pálíte“ dokumenty, které již není potřeba archivovat? Nebo u vás jede skartovačka na plný výkon? Co se takovým zbytečným aktivitám vyhnout?

Nemusíte být ani velkou firmou nebo úřadem, abyste se denně nepotýkali s haldou dokumentů. Příchozí faktury, objednávky, žádosti, reklamace, dotazy, formuláře všeho druhu… Každý dokument musí někdo fyzicky zkontrolovat, nechat schválit, podepsat, případně orazítkovat a založit do správného šanonu. A takových šanonů jsou v každé firmě stovky, ne-li tisíce. Kolik prostoru zabírají? Museli jste jim vyčlenit samostatnou místnost? Nebo snad patro? Máte speciální nemovitost, kam soustředíte veškerý svůj archiv? Kolik peněz vás stojí její pronájem, údržba, topení během zimního období? To vše může s bezpapírovým řešením z kanceláře zmizet.

Stop zaprášeným horám dokumentů

Začněme hezky popořádku. Kolik dokumentů, zpráv a dopisů vám přijde každý den? A kolik jich naopak odešlete vy? Máte o veškeré poště dokonalý přehled? Představte si, že byste měli digitální třídírnu příchozích i odchozích dokumentů. Elektronická podatelna s kompletním řešením spisové služby pro úřady a firmy, které potřebují zcela naplnit českou legislativu, je skvělým řešením pro ty organizace, které nechtějí na zbytečném papírování „propalovat“ hodiny a hodiny práce několika zaměstnanců, kteří se nemohou věnovat ničemu jinému. Eviduje dokumenty podle jejich životnosti, sdružuje dokumenty do spisů, vytváří skartační plány, zvládá elektronickou validaci i třídění příchozích dokumentů.

Samozřejmostí je i dlouhodobá archivace dokumentů a napojení na systém datových schránek, takže jakýkoli dokument lze rychle vyhledat a zaslat komukoli. Spisovou službu lze napojit i na ARES a ISZR, řeší oběh a evidenci dokumentů, uchovává auditní stopu a hlídá termíny, lhůty, notifikace a eskalace. Ověřuje elektronické dokumenty a zajišťuje archivní formáty PDF u dokumentů, které by, ve fyzické podobě, po nějaké době ztratily čitelnost. Dokumenty obsahují veškerá popisná a doplňující metadata digitálního dokumentu, záznamy všech operací prováděných s tímto dokumentem, včetně informace, kdy se má daný dokument skartovat. V rámci skartačního řízení jsou vytvářeny sestavy pro přímou komunikaci s Národním archivem, včetně plně elektronického předání obsahu za pomocí SIP balíčků.

Archivujte několika kliky na klávesnici

Pokud se nechcete potýkat s nedostatkem prostoru pro dlouhodobý archiv, určitě uvítáte jeho elektronickou podobu, která splňuje evropské nařízení eIDAS i požadavky Národního archivu. Dokumenty vedené v elektronickém archivu jsou dostupné odkudkoli přes internet a ověřitelné třetí stranou kdekoli na území Evropské unie. Archiv je možné integrovat na interní firemní informační systémy a dokumenty v něm lze pohodlně vyhledávat pomocí fulltextového vyhledávání a klíčových slov.

Ještě si myslíte, že staré „dobré“ šanony nemůže nic nahradit? Rádi vám připravíme analýzu na míru.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Nikdo se dnes nechce zdržovat schvalováním návrhů papírových smluv uzavřených obchodními zástupci v terénu nebo v pobočce. Klienti nemají trpělivost čekat celé dny na vyřízení své žádosti. Tak proč to nezvládnout za několik minut?

Jste připraveni na další covidový home office?

Jste připraveni na další covidový home office?

Počty nakažených koronavirem opět stoupají a ačkoli vláda před volbami vylučuje další lockdown, je třeba se připravit na situaci, kdy se opět zavřou kanceláře a na řadu přijde práce z domova.

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Martin Plevka řídí divizi Business Unit II, která se nedávno rozšířila, takže má na starosti klienty hned od prvního kontaktu až po předání práce a následnou technickou podporu. Logicky nás zajímalo, jaký má vztah k obchodu. A z jeho odpovědí pochopíte, že ho má doslova v krvi. A jak se společenský člověk dívá na dopady pandemie? Nejen o tom je náš rozhovor.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.