Elektronické podepisování pracovních smluv používá stále víc firem, ale některé legislativní detaily se v praxi pořád přehlížejí. Jedním z nich je způsob doručení. Pracovní smlouvu nesmí zaměstnavatel poslat na pracovní e-mail zaměstnance. Zákoník práce vyžaduje, aby dokument dorazil na adresu, kterou firma nemá pod kontrolou – typicky tedy na soukromý e-mail. Je ale nutné, aby se obě strany předem písemně dohodly, jaká adresa se pro doručování použije. Bez tohoto kroku může být platnost doručení zpochybněná. Výjimkou je doručení do datové schránky, které má vlastní pravidla.
Jakmile firma odešle smlouvu na soukromý e-mail, začíná zaměstnanci běžet sedmidenní lhůta, během které může od smlouvy odstoupit bez udání důvodu. Tato možnost zaniká okamžikem, kdy nastoupí do práce – od té chvíle se řídí podmínkami ve smlouvě, včetně výpovědní lhůty.
Důležité je také správně zvolit formu elektronického podpisu. Zákoník práce sice neurčuje konkrétní typ, ale prostý elektronický podpis, například vložený scan vlastnoručního podpisu, nelze zpětně ověřit. U pracovních smluv proto není použitelný. Firma by tak neměla jistotu, kdo dokument skutečně podepsal.
Pro elektronické podepisování pracovních smluv se tedy doporučuje využít přinejmenším zaručený elektronický podpis, u kterého smluvní strany ověřují svoji totožnost například kombinací potvrzení přes e-mail a mobilní telefon. Největší jistota z hlediska ověření totožnosti podepisujících je pak u kvalifikovaných elektronických podpisů, u kterých je nutné použít certifikát pro elektronický podpis.
Praktický přehled toho nejdůležitějšího, aneb co hlídat
- Kam smlouvu posíláte: nikdy ne na pracovní e-mail. Vždy na soukromou adresu, kterou nemá zaměstnavatel pod kontrolou.
- Písemná dohoda o adrese: před odesláním dokumentu musíte mít jasně dohodnuté, na jaký soukromý e-mail bude smlouva doručena.
- Datová schránka: výjimka z pravidla – doručování se zde řídí vlastní úpravou.
- Sedmidenní lhůta na odstoupení: běží od doručení na soukromý e-mail; zaniká nástupem do práce.
- Typ podpisu: prostý elektronický podpis (například vložený scan podpisu) nelze ověřit – u pracovních smluv proto není použitelný.
- Doporučené řešení: minimálně zaručený elektronický podpis; nejvyšší jistotu poskytuje kvalifikovaný elektronický podpis.
