Když podpis nestačí
U mnoha dokumentů podpis není konec práce. Je to jen poslední krok před odesláním.
Podepíšete smlouvu, potvrzení, formulář, žádost nebo přílohu a hned potom ji potřebujete předat úřadu, klientovi, partnerovi nebo jiné organizaci. Pokud dokument posíláte datovou schránkou, musíte ho správně připojit ke zprávě a odeslat na správnou adresu.
Právě tady vzniká prostor pro drobné chyby. Špatná verze souboru. Dokument bez podpisu. Příloha uložená v jiné složce. Odeslání na nesprávného příjemce. Signer pomáhá tím, že podpis dokumentu a práci s datovou schránkou drží blízko u sebe.
Datová schránka bez přeskakování
Signer umožňuje přístup k datové schránce přímo z aplikace. To znamená, že po podpisu dokumentu nemusíte měnit nástroj a znovu hledat soubor, se kterým jste právě pracovali.
Pro běžnou práci je to praktické hlavně proto, že zůstáváte v jednom toku. Připravíte dokument, podepíšete ho, případně přidáte časové razítko a pokračujete k odeslání.
Není to sofistikovaný systém pro schvalování dokumentů. Signer za vás nerozhoduje, kdo má dokument schválit nebo komu má odejít. Pomáhá ve chvíli, kdy už víte, co posíláte, komu to posíláte a potřebujete to vyřídit bezpečně a bez zbytečného přeskakování.
Příjemce najdete přímo při odesílání
Při odesílání datové zprávy je důležité najít správného příjemce. Nestačí mít dokument dobře podepsaný, pokud ho pošlete jinam.
Signer umožňuje při vytváření nové datové zprávy vyhledat příjemce a připravit zprávu včetně příloh. To oceníte hlavně ve chvíli, kdy datovou schránku nepoužíváte každý den a nechcete se při každém odeslání znovu rozkoukávat v jiném prostředí.
Dobrá praxe je jednoduchá: před odesláním zkontrolujte příjemce, název zprávy, přiložené soubory a jejich verze. U elektronických dokumentů často rozhoduje právě pořádek v drobných krocích.
Podepsaná příloha na správném místě
Datová zpráva je jen obálka. Skutečně důležitý bývá soubor uvnitř.
Když dokument podepisujete ve stejné aplikaci, ve které ho potom odesíláte, snižujete riziko, že přiložíte starou nebo nepodepsanou verzi. Po podpisu máte soubor stále po ruce a můžete s ním rovnou pokračovat.
To se hodí u dokumentů, které vznikají ve více verzích. Návrh smlouvy, finální smlouva, podepsaná smlouva, podepsaná smlouva s časovým razítkem. Když se podobné soubory hromadí v počítači, chyba v příloze se stane snadno. Jednotný pracovní postup pomáhá držet kontrolu nad tím, co skutečně odchází.
Časové razítko před odesláním
U některých dokumentů záleží nejen na podpisu, ale také na čase. Signer umožňuje k podpisu přidat časové razítko, takže dokument může nést i časový kontext ještě před odesláním datovou schránkou.
To se hodí u smluv, potvrzení, protokolů nebo dokumentů, u kterých chcete mít doložené, kdy vznikla podepsaná verze. Datová schránka následně řeší doručení, ale samotný dokument si nese vlastní informaci o podpisu a případném časovém razítku.
Pro uživatele je důležité hlavně to, že tyto kroky nemusí řešit odděleně. Nejdřív dokument připravíte a podepíšete, potom ho odešlete. Bez zbytečného kopírování mezi nástroji.
Doručené zprávy máte pod kontrolou
Práce s datovou schránkou není jen o odesílání. Často potřebujete také přijímat dokumenty, otevřít přílohy, zkontrolovat je, ověřit podpis nebo si je uložit pro další práci.
Signer pomáhá i tady. Když vám dorazí podepsané PDF, můžete s ním pokračovat v prostředí, které umí pracovat s elektronickým podpisem. To je praktické hlavně u příloh, které nechcete jen stáhnout a založit, ale také ověřit nebo dál zpracovat.
Datová schránka tak ve Signeru není izolovaná funkce. Zapadá do širší práce s dokumentem: přijmout, otevřít, ověřit, podepsat, uložit, odeslat.
Jedno místo pro dokument i zprávu
Největší výhoda propojení Signeru a datové schránky je jednoduchá: méně přeskakování znamená méně chyb.
Když připravujete dokument v jednom nástroji, podepisujete ho ve druhém a odesíláte ve třetím, musíte pořád hlídat, kde je poslední verze. Signer pomáhá zkrátit cestu od hotového dokumentu k odeslané datové zprávě.
To ocení každý, kdo chce mít v elektronických dokumentech pořádek, ale nepotřebuje kolem nich složitou infrastrukturu. Stačí aplikace, ve které podepíšete, ověříte, přiložíte a odešlete.
Signer funguje napříč zařízeními
Velká výhoda Signeru je dostupnost napříč zařízeními. Můžete ho používat na Windows i na Macu a vybrané funkce máte k dispozici také v mobilní verzi.
Výjimečný je v tom, že s ním můžete kvalifikovaně podepisovat i z mobilu. Hodí se to ve chvíli, kdy potřebujete dokument vyřídit mimo kancelář, na cestě nebo mezi schůzkami.
U datových zpráv je tahle dostupnost praktická hlavně proto, že dokumenty často nečekají na chvíli, kdy sedíte u správného počítače. Když potřebujete něco podepsat a poslat, je výhoda mít nástroj, který vás neuváže k jednomu místu.
Chcete posílat dokumenty bez přeskakování?
Pořiďte si aplikaci Signer od Software602. Stojí 3 000 Kč ročně a získáte nástroj pro kvalifikované elektronické podepisování bez limitu na počet podpisů. Voucher na kvalifikovaný certifikát máte v ceně licence.
Se Signerem můžete podepisovat PDF dokumenty, přidávat časová razítka, ověřovat podpisy, pracovat s datovou schránkou a využít podpis i v prostředí Microsoft 365. Funguje na Windows, Macu i mobilních zařízeních, takže dokumenty nemusíte řešit jen od pracovního stolu.
Podívejte se na další funkce a vyberte si Signer pro své dokumenty.
