Otázka dnes podle Nedvídka nestojí tak, zda digitalizovat finanční procesy ve firmě, ale jak tuto digitalizaci proměnit v konkurenční výhodu. Tomu se jako odborník na finance věnoval po celou svoji profesní kariéru. V minulosti působil jako finanční auditor a zkušenosti má i jako finanční náměstek z pražského IKEM. Poté se ale rozhodl podnikat a založil společnost My Value Officer, která nabízí malým a středním podnikům služby finančního ředitele na klíč. „Konkurenční výhoda kolikrát není v tom, kolik dat máte digitalizovaných, ale jak je umíte přeměnit na rozhodnutí ve prospěch firmy,“ konstatuje Václav Nedvídek. Je to tedy o tom, jak s těmito daty dokáží pracovat finanční ředitelé.
Tři fáze oběhu finančních dat firmou
Oběh finančních dat ve firmách lze podle Nedvídka rozdělit do tří fází. V první tato data ve formě faktur a dalších dokumentů přichází do firmy a ukládají se do CRM systémů a dalších marketingových kanálů. Poté nastává druhá fáze: controlling. „Během ní z těchto dat vytváříme různé reporty, plány, forecasty, metriky, sledujeme jak cash flow, tak výkonnost a další ukazatele,“ popisuje Václav Nedvídek. Poté by ale měla následovat ještě třetí fáze, na kterou řada firem zapomíná: proč vlastně dochází k tomuto digitálnímu zpracování dat. „Výstupem nemá být tabulka, ale informace, kterou potřebuji pro další rozhodování,“ vysvětluje Nedvídek.
S nahráváním dat do firemních systémů může pomoci umělá inteligence (AI), ale pořád bude existovat role architekta, který bude tato data orchestrovat a vymýšlet, jak má celý systém vypadat a propojovat ho s datovou kvalitou. „Pokud máte data dobře nahraná, je dnes už velmi jednoduché vytvořit z nich jakýkoliv report. Ve druhé části se pohybují kontroloři a myslím si, že AI je velmi rychle nahradí, případně zrychlí proces, který dřív trval spoustu času,“ míní Václav Nedvídek. „AI tedy v budoucnu nesebere firmám data — sebere jim hlavně ruční skládání dat, ale odpovědnost za to, co z nich má management udělat, zůstane na lidech.“ A ve třetí fázi bude hlavním uživatelem dat finanční ředitel.
„AI pomůže finančním ředitelům s kontextem a čtením dat, nicméně pořád zde bude velká role člověka, který zde zůstane. Finanční ředitel ještě pomáhá řešit daňovou optimalizaci, strukturuje byznys, financování nebo akviziční věci,“ vypočítává Václav Nedvídek. U malýc a středních firem je ale podle něj častým problémem fakt, že mají data uložena „na jedné hromádce“. Nejsou detailně rozdělena podle středisek, nelze z nich vyčíst zakázkovost, neodpovídají si navzájem mezi ERP a CRM systémy. „Problém je i v tom, že ta „hromádka“ stačí na splnění zákonných požadavků, ale vůbec nám nepřináší žádný manažerský detail. Slabé účetnictví nám nezachrání silný dashboard. Pokud to nefunguje offline, nebude to fungovat online,“ konstatuje Václav Nedvídek.
Nejprve je třeba si určit priority, co chceme sledovat
Finanční oddělení by tak měla nejprve zapracovat na tom, aby splňovala základní prvky kvalitního účetnictví. Mezi ty Nedvídek počítá odpovídající účtovou osnovu, členění podle středisek a zakázek, časového rozlišení, aby měsíční výsledky odpovídaly skutečnosti a nebyly rozhozené sezónností, kterou firma ve skutečnosti nemá. Důležitá je také rychlost měsíční uzávěrky. „U velkých podniků je standard stihnout ji do 5. nebo 10. dne v měsíci. U malých je problém to stihnout i do 25. dne před podáním DPH,“ konstatuje Václav Nedvídek. Firmy by si také měly uvědomit, že je velký rozdíl mezi statutární výsledovkou, která se poté objevuje v obchodním rejstříku, a manažerskou výsledovkou. „Podle té statutární nejsem schopný nic rozhodnout. Manažerský pohled by měl obsahovat výnosy a přímé náklady, aby byla vidět hrubá marže, což je klíčová informace. Dále náklady na marketing a obchod, které by měly být produktivní a generovat budoucí výnosy. A pak také overheads, režijní náklady, které se řídí spíše budgetově,“ popisuje Václav Nedvídek.
Důležité je podle Nedvídka říci si „odzadu“, co chce firma ve svém byznysu sledovat a na základě toho pak sestavovat reporty. „My používáme k vizualizaci dat Microsoft Power BI. Udělat první report není těžké, těžké je nastavit ta data, procesy a firmu na to, že se tam něco vymění. U vyčítacích nástrojů (VFlow, Digitoo, Taxy) doporučuji nejprve testovat; po půl roce jsou výsledky velmi dobré, snižuje se lidská chyba, ale pořád je potřeba, aby to někdo kontroloval,“ doplnil Václav Nedvídek několik praktických rad na závěr.
Pokud se chcete dozvědět více o dalších přednáškách z naší konference „Zrychlete firmu na základě dat - od dokumentů k rozhodnutím“, sledujte náš blog.
