Co lze posílat přes datovou schránku a co naopak nelze?

Datová schránka , Formuláře
4 minuty čtení

Datová schránka je velmi užitečný pomocník a lze přes ni vyřídit řadu úkonů. U některých se ale neobejdete bez osobního jednání nebo klasické poštovní zásilky. Co tedy lze a co naopak nelze posílat úřadům elektronicky?

Logicky se nabízí odpověď, že elektronicky lze přes datovou schránku posílat všechny zdigitalizované nebo přímo elektronicky vytvořené dokumenty. A naopak, že do ní určitě nedostanete klasický poštovní balík s fyzickým obsahem jako je papírová kniha, dekorativní váza nebo nový telefon. Tak jednoduše se ale obsah, který lze či nelze zasílat datovou schránkou, dělit nedá. Existují i elektronicky vytvořené dokumenty, které by se daly zasílat v digitální podobě, ale z právního hlediska to není možné, protože musí být vytištěné a opatřené například pečetí.

Asi nejznámějším příkladem jsou dokumenty od notáře, které bývají vytištěné, provrtané, svázané provázkem (trikolorou) a ty nejdůležitější ještě opatřené pečetí. Takový dokument nelze zaslat v elektronické podobě datovou schránkou, lze jej předat buď osobně, nebo zaslat jako doporučenou zásilku do vlastních rukou klasickým dopisem. Podobně jsou na tom soudní překlady originálů dokumentů. Také ty musí být vytištěné, provrtané a neoddělitelně svázané provázkem (trikolorou), zalepeny a orazítkovány. Navíc se k nim musí (rovněž neoddělitelně) připojit tlumočnická doložka prokazující oprávnění překladatele k soudním překladům.

Velikost datové zprávy je omezena na 20 MB

Datovou schránkou také není možné zasílat objemné elektronické dokumenty. Jedna datová zpráva nesmí přesáhnout velikost 20 MB (v době vzniku datových schránek to bylo 10 MB). Uživatelé jsou také limitováni datovými formáty, které datová schránka umožňuje zasílat. Pro obecná podání vůči úřadům se doporučují používat přílohy v obecně rozšířených formátech PDF či DOC(X). Jinak si datové schránky poradí i s formáty PDF/A, fo/zfo, html/htm, odt, ods, odp, txt, rtf, xls(x), jpg/jpeg/jfif, tiff, gif, mpeg1/mpeg2, ppt, ppt(x), wav, mp2/mp3, isdoc/isdocx. Lze také zasílat data ve formátu XML, ale vždy jen podle XSD šablon, které příjemce zveřejní. Dále lze posílat samostatné elektronické podpisy k jednotlivým dokumentům apod.

Dokumenty, které nelze konvertovat do těchto formátů, se přes datovou schránku zaslat nedají. Dále se elektronicky nemůžou posílat dokumenty s různými vodoznaky a dalšími ochrannými prvky, kterými je chráněna jejich pravost a nelze je naskenovat. Nelze také jednotlivé přílohy zkomprimovat a poslat jako jeden balíček. Pro různé žádosti a podání uživatelé datových schránek nemusí využívat papírové formuláře, které po vyplnění naskenují a pošlou jako přílohu například v PDF formátu, ale mohou využít chytré formuláře, které po zadání přihlašovacích údajů do datové schránky dokáží předvyplnit základní informace o žadateli. Mezi takové služby patří například portál PODEJTO.cz, jehož prostřednictvím lze řešit víc než tři stovky různých životních situací.

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Věděli jste, že naprostým vrcholem digitalizace oběhu dokumentů takřka v polovině českých firem je e-mail? Klasickou elektronickou poštou si potřebné dokumenty posílá téměř 44 procent zaměstnanců a manažerů. Na tom by ještě nebylo nic divného, e-mail používá každodenně v podstatě každý. Problém nastává ve chvíli, kdy prosté zaslání dokumentu coby přílohy e-mailové zprávy nestačí. Tedy když je třeba dokument upravovat, tyto úpravy si nechat schvalovat, finální verzi podepsat, zaslat například někam na úřad a poté archivovat. K tomu už obyčejný e-mail nestačí.

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Software602 postupně mění způsob, jak lidé pracují s dokumenty. A k tomu mění i svou firemní identitu. Nejen na to jsme se zeptali Ladislava Zdobinského, který má všechny změny z pozice ředitele marketingu Software602 na starosti.

Elektronické uzavírání smluv

Elektronické uzavírání smluv

Ve značné části společnosti stále přetrvává představa, že smlouva je kusem papíru, na jehož konec obě strany napíšou do připraveného políčka datum a hezky se vlastnoručně podepíšou. Zejména v obchodních vztazích se ale tato poněkud zastaralá představa začíná měnit a události posledního roku tento proces ještě uspíšily. Uzavírání smluv se mnohem častěji děje na dálku a s tím přicházejí nové otázky, například kdy byl skutečný okamžik uzavření smlouvy a jakou může mít taková smlouva formu. A jak do toho vstupuje všudypřítomná digitalizace.

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze