Používáte ve firmě papírové žádanky o pracovní cestu nebo dovolenku? I tuto agendu lze lehce digitalizovat a umožnit tak zaměstnancům podávat je kdykoli a odkudkoli, i když zrovna nejsou fyzicky přítomní v kanceláři. Elektronické žádanky představují zásadní usnadnění celého procesu schvalování různých žádostí, protože tento proces automatizují. Zaměstnanci pouze vyplní unifikovaný formulář a interním systémem, například aplikací Sofa, odešlou svému nadřízenému a HR oddělení.
Veškeré elektronické žádanky se automaticky evidují a dostávají časové razítko, takže jasné, kdo a kdy je podal, a zároveň se archivují, a to i v zaměstnancově složce. Dokumenty ke možné podepisovat a posílat do oběhu se Sofa přímo z Outlooku, Wordu či SharePointu. Lze je tedy schvalovat a vyřizovat v důvěrně známém pracovním prostředí počítače, ale i třeba z tabletu nebo mobilního telefonu. Všechny žádanky jsou přehledně a bezpečně uložené s jasnou evidencí případných změn a v souladu s platnou legislativou, včetně evropského nařízení eIDAS.
Díky digitalizaci žádanek a jejich schvalování je celý proces transparentnější. Například u hlášení nemocenské se data o nepřítomnosti zaměstnance posílají automaticky rovnou do mzdového systému. Stejným způsobem lze evidovat i to, kteří zaměstnanci a v jaké dny pracují z domova. HR oddělení tak získá naprostý přehled o tom, kdo kdy byl a nebyl v kanceláři, a zaměstnanci mají větší volnost.