Back to school: Letos s praktickým pomocníkem pro používání datové schránky

Digitalizace, Datová schránka
29. srpna 2020, 5 minut čtení

Ministerstvo školství chce vybavit školy potřebným softwarem pro případ potřeby distanční výuky při další vlně koronaviru. Připravit by se ale měly i ředitelny.

Jednotná pravidla distanční výuky během pandemií, jakou byla první vlna koronaviru letos na jaře, chce nastavit Ministerstvo školství. Resort připravuje bleskovou novelu školského zákona, která by přikázala školám vybavit se potřebným softwarem a aplikacemi k vyučování „na dálku“ prostřednictvím videokonferencí. Všichni, kdož máme dítka školou povinná, jsme si z letošního jara odnesli zkušenost, že co škola – vlastně ne, co učitel – to jiný přístup k vyučování v době celostátní karantény. Jenže podobně, ne-li stejně, na tom bylo i samotné fungování škol směrem ke svým zřizovatelům, úřadům i zaměstnancům.

Žáky ochráníme, ale co učitele a zaměstnance?

Vedle distanční výuky je totiž třeba připravit se i na administrativní správu školských zařízení v časech různých pandemií. Nemluvě o tom, že v 21. století by měly být školy přeci jenom vybaveny pro moderní způsob oběhu dokumentů a vzdálené komunikace nejen s úřady. Ono je sice hezké, že učitelé během karantény vyučují přes internet, ale když zároveň škola posílá dokumenty klasickým způsobem jako doporučené zásilky a její zaměstnanci s nimi musí chodit na poštu, není to zrovna moc „anti-covid“. Přitom stačí, aby škola využila toho, co už ze zákona má – datovou schránku.

Jsou to už tři roky, co Ministerstvo vnitra novelou zákona zřídilo automaticky a bezplatně datové schránky všem školám a školským zařízením. Tzv. datovou schránku orgánu veřejné moci tak může používat každý ředitel, jeho zástupce nebo jiný pověřený zaměstnanec. My k ní nyní, po zkušenostech, co se dělo po zavedení celostátní karantény při první vlně koronaviru, přidáváme zdarma aplikaci Signer k jednoduchému vytváření, editaci a anonymizaci dat dokumentů PDF. Pomocníka, který zjednodušuje práci s datovou schránkou a umožňuje snížit potřebu fyzických návštěv pobočky pošty na minimum.

Už žádné zbytečné cesty na poštu! 

Co Signer pro školy umí? Například pokud potřebujete napsat oficiální dopis, stačí jej napsat v těle datové zprávy a pomocí Signeru ho jedním kliknutím můžete změnit na přílohu v PDF a doplnit časovým razítkem, aby bylo zřejmé, kdy tento dokument vznikl. Pokud vlastníte certifikát pro elektronický podpis (pořídit si ho lze na pobočkách Czech POINT za necelých 400 korun ročně), můžete pomocí Signeru takový dokument jednoduše podepsat. Nebo jiné využití: potřebujete zřizovateli vykázat náklady, například za nějakou opravu. Stačí mobilním telefonem vyfotit fakturu, pomocí Signeru ji převést do PDF a opatřit časovým razítkem.

Pokud komerční subjekt, který je příjemcem zprávy, datovou schránku nemá, je možné dokument jednoduše elektronicky podepsat, doplnit o časové razítko a poslat e-mailem. Příjemce pak má v ruce elektronický dokument opatřený elektronickým podpisem se stejnou právní vahou jako papírový dokument s vlastnoručním podpisem odesílatele a klasickým razítkem.

Při posílání citlivých dat je možné díky Signeru některé údaje přímo v dokumentu PDF anonymizovat. A u příchozích datových zpráv zase ověřit, zda je elektronický podpis na dokumentu pravý. Signer zkrátka školám ušetří cestu na poštu, ale i poštovné – zasílání datových zpráv úřadům je zdarma, a pokud jsou adresátem komerční subjekty, pohybuje se cena za datovou správu zhruba na polovině ceny klasického doporučeného dopisu, jehož ekvivalentem datová zpráva je. Pokud tedy přemýšlíte, jak ochránit nejen děti, ale i zaměstnance své školy před druhou vlnou koronaviru, Signer by neměl mezi vašimi plány chybět. Zvlášť když je teď pro školy a pedagogy úplně zdarma.

Background photo created by rawpixel.com - www.freepik.com

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Výhody elektronického podepisování smluv

Výhody elektronického podepisování smluv

Stále váháte nad tím, zda ve firmě zavést elektronické podepisování smluv a dalších dokumentů? Možná vám pomůžeme s rozhodováním, když shrneme největší výhody bezpapírového řešení.

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Jak správně elektronicky archivovat dokumenty

Víte, jak správně elektronicky archivovat dokumenty? Přechod na bezpapírový archiv je skvělá věc, ale i u „digitálních šanonů“ je třeba dodržovat zákon.

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Digitální formuláře Sofa s propojením na Microsoft 365

Používáte kancelářský software Microsoft 365 a uvažujete o zavedení interního oběhu dokumentů s jejich následnou archivací? S naší aplikací Sofa si Microsoft 365 báječně rozumí, takže dokumenty vytvářené ve Wordu nebo Excelu můžete odesílat rovnou z Office do oběhu ve firmě. Ale to není vše.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů