Back to school: Letos s praktickým pomocníkem pro používání datové schránky

Digitalizace, Datová schránka
5 minut čtení

Ministerstvo školství chce vybavit školy potřebným softwarem pro případ potřeby distanční výuky při další vlně koronaviru. Připravit by se ale měly i ředitelny.

Jednotná pravidla distanční výuky během pandemií, jakou byla první vlna koronaviru letos na jaře, chce nastavit Ministerstvo školství. Resort připravuje bleskovou novelu školského zákona, která by přikázala školám vybavit se potřebným softwarem a aplikacemi k vyučování „na dálku“ prostřednictvím videokonferencí. Všichni, kdož máme dítka školou povinná, jsme si z letošního jara odnesli zkušenost, že co škola – vlastně ne, co učitel – to jiný přístup k vyučování v době celostátní karantény. Jenže podobně, ne-li stejně, na tom bylo i samotné fungování škol směrem ke svým zřizovatelům, úřadům i zaměstnancům.

Žáky ochráníme, ale co učitele a zaměstnance?

Vedle distanční výuky je totiž třeba připravit se i na administrativní správu školských zařízení v časech různých pandemií. Nemluvě o tom, že v 21. století by měly být školy přeci jenom vybaveny pro moderní způsob oběhu dokumentů a vzdálené komunikace nejen s úřady. Ono je sice hezké, že učitelé během karantény vyučují přes internet, ale když zároveň škola posílá dokumenty klasickým způsobem jako doporučené zásilky a její zaměstnanci s nimi musí chodit na poštu, není to zrovna moc „anti-covid“. Přitom stačí, aby škola využila toho, co už ze zákona má – datovou schránku.

Jsou to už tři roky, co Ministerstvo vnitra novelou zákona zřídilo automaticky a bezplatně datové schránky všem školám a školským zařízením. Tzv. datovou schránku orgánu veřejné moci tak může používat každý ředitel, jeho zástupce nebo jiný pověřený zaměstnanec. My k ní nyní, po zkušenostech, co se dělo po zavedení celostátní karantény při první vlně koronaviru, přidáváme zdarma aplikaci Signer k jednoduchému vytváření, editaci a anonymizaci dat dokumentů PDF. Pomocníka, který zjednodušuje práci s datovou schránkou a umožňuje snížit potřebu fyzických návštěv pobočky pošty na minimum.

Už žádné zbytečné cesty na poštu! 

Co Signer pro školy umí? Například pokud potřebujete napsat oficiální dopis, stačí jej napsat v těle datové zprávy a pomocí Signeru ho jedním kliknutím můžete změnit na přílohu v PDF a doplnit časovým razítkem, aby bylo zřejmé, kdy tento dokument vznikl. Pokud vlastníte certifikát pro elektronický podpis (pořídit si ho lze na pobočkách Czech POINT za necelých 400 korun ročně), můžete pomocí Signeru takový dokument jednoduše podepsat. Nebo jiné využití: potřebujete zřizovateli vykázat náklady, například za nějakou opravu. Stačí mobilním telefonem vyfotit fakturu, pomocí Signeru ji převést do PDF a opatřit časovým razítkem.

Pokud komerční subjekt, který je příjemcem zprávy, datovou schránku nemá, je možné dokument jednoduše elektronicky podepsat, doplnit o časové razítko a poslat e-mailem. Příjemce pak má v ruce elektronický dokument opatřený elektronickým podpisem se stejnou právní vahou jako papírový dokument s vlastnoručním podpisem odesílatele a klasickým razítkem.

Při posílání citlivých dat je možné díky Signeru některé údaje přímo v dokumentu PDF anonymizovat. A u příchozích datových zpráv zase ověřit, zda je elektronický podpis na dokumentu pravý. Signer zkrátka školám ušetří cestu na poštu, ale i poštovné – zasílání datových zpráv úřadům je zdarma, a pokud jsou adresátem komerční subjekty, pohybuje se cena za datovou správu zhruba na polovině ceny klasického doporučeného dopisu, jehož ekvivalentem datová zpráva je. Pokud tedy přemýšlíte, jak ochránit nejen děti, ale i zaměstnance své školy před druhou vlnou koronaviru, Signer by neměl mezi vašimi plány chybět. Zvlášť když je teď pro školy a pedagogy úplně zdarma.

Background photo created by rawpixel.com - www.freepik.com

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Jak si rychle ověřit platnost dokumentu?

Jak si rychle ověřit platnost dokumentu?

Většina dokumentů přichází do firem elektronicky. Bohužel mezi nimi mohou být i různé podvrhy a pokusy o podvod. Nebo prostě jen špatně podepsaný dokument. Nenechte se napálit a mějte vždy jistotu, že pracujete s legitimními daty.

Datová schránka povinně i pro živnostníky? Proč ne

Datová schránka povinně i pro živnostníky? Proč ne

Elektronizace státní správy stále pokulhává, byť výdaje na ni každoročně rostou, stěžuje si ve výroční zprávě za loňský rok Národní kontrolní úřad. Jedním z řešení by mohlo být zavedení povinnosti používat datovou schránku i pro živnostníky.

Jen 7 % firem archivuje výhradně elektronicky. A vy?

Jen 7 % firem archivuje výhradně elektronicky. A vy?

Devět z deseti českých firem archivuje faktury a další dokumenty v papírové podobě a ani během pandemie koronaviru k nim nemají vzdálený přístup.

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze