Načítání metadat
Velká část administrativní práce začíná u dokumentů, typicky faktur nebo smluv. Právě zde dochází k největším ztrátám času i k nejvyšší chybovosti, protože zaměstnanci musí údaje ručně přepisovat nebo kontrolovat.
Aplikace Sofa tento proces automatizuje. Dokáže z dokumentů načítat metadata a rovnou je propsat do formulářů nebo systémů, se kterými už organizace pracuje. U faktur jde například o částky, dodavatele nebo variabilní symboly, u smluv pak o smluvní strany, datumy, částky nebo předmět plnění.
Uživatel tak už nezačíná od prázdného formuláře. Systém mu připraví vyplněný návrh, který pouze zkontroluje a případně upraví. Tím se výrazně zrychluje zpracování dokumentů a zároveň se minimalizuje riziko chyb způsobených ručním přepisem.
Třídění dokumentů
Máte infomail nebo podatelnu a řešíte každý den desítky až stovky dokumentů? Právě zde se často kumuluje rutinní práce, která brzdí navazující procesy.
Naše technologie dokáže dokumenty automaticky analyzovat a třídit. Rozpozná jejich typ, obsah a kontext a navrhne, kam mají být směrovány – například na konkrétní oddělení, agendu nebo e-mail. V případě podatelny ve veřejné správě tak systém pomáhá zařazovat podání do správných agend, ve firmách zase třídí příchozí dokumenty z infomailu nebo formulářů.
Zaměstnanec už nemusí každý dokument ručně otevírat a rozhodovat, kam patří. Místo toho pracuje s návrhem, který pouze potvrdí nebo upraví. Tím se z podatelny nebo sdíleného e-mailu přestává stávat úzké hrdlo a celý proces se výrazně zrychluje. 
Nápověda pro každý krok
Součástí aplikace Sofa bude také neustále dostupná kontextová nápověda, která uživatele provází každým krokem. Ať už pracuje přímo v aplikaci, nebo vyplňuje formulář, má vždy k dispozici informace, které právě potřebuje.
Nápověda je navázaná na konkrétní pole nebo situaci, takže uživatel nemusí hledat odpovědi v manuálech ani se obracet na kolegy. Okamžitě ví, co má vyplnit, jakým způsobem a proč je daný údaj důležitý.
Díky tomu se snižuje chybovost, zrychluje zaškolení nových pracovníků a zvyšuje jistota při práci. Sofa tak nepomáhá jen s automatizací, ale i s tím, aby uživatelé pracovali správně a efektivně od prvního kroku.
Sofa ukazuje, že umělá inteligence má největší přínos tam, kde je přirozenou součástí každodenní práce. Nejde o další nástroj navíc, ale o způsob, jak zjednodušit procesy, odstranit rutinu a dát lidem prostor soustředit se na to, co je skutečně důležité. Velkou výhodou přitom je, že jednotlivé AI funkce lze v aplikaci jednoduše zapnout nebo vypnout podle potřeb konkrétní organizace.
