Spisová služba
Software602 Spisová služba pokrývá veškeré legislativní požadavky kladené na spisovou službu (zejména 499/2004Sb., 300/2008Sb., jejich novely a navazující předpisy). Zároveň poskytuje veškeré nástroje potřebné pro vytváření inteligentních formulářů a elektronizaci procesů.
Od jiných spisových služeb se řešení Software602 liší – mimo jiné – následujícími rysy:
- Pokrytí neomezeného počtu procesů a agend
- Minimální nebo žádné nároky na školení uživatelů
- Nasazení během několika dnů/týdnů
- Ověřování pravosti dokumentů vůči kvalifikovaným certifikačním autoritám v České republice i dalších zemí EU
- Možnost zahrnout do procesů i uživatele mimo organizaci (pracovníky podřízených či nadřízených organizací, externí konzultanty apod.)
- Snadnější přístup k časovým razítkům prostřednictvím služby SecuStamp.com
Příjem dokumentů
• Zpracování zpráv z datové schránky• Elektronické podatelna podle 304/2001 a navazujících předpisů
• Automatická kontrola doručených elektronických dokumentů
• Konverze listin v prostředí CzechPOINT@office
• Další komunikační kanály (webové rozhraní apod.)
• Přidělování čísel jednacích, spisových znaků a podznaků a přidělení spisu k vyřízení
Práce s dokumenty
• Vedení elektronických, papírových a hybridních spisů• Výměna dat a dokumentů s agendovými systémy
• Řízení oběhu, hlídání lhůt, eskalace, zastupování apod.
• Podpora elektronického podpisu
• Sledování pohybu dokumentů
• Zaznamenávání logů
Odesílání dokumentů
• Kontrola, zda má adresát aktivní datovou schránku• Odesílání elektronickou podatelnou
• Podpora všech kanálů komunikace (datová schr., e-mail, papírová pošta, upload...)
• Podpora tisku papírových dopisů
• Vytváření a tisk štítků atd.
• Ukládání doručenek
Archivace a skartace
• Převod do PDF/A• Ukládání dokumentů do archivu a jejich opatřování metadaty
• Vyhledávání a vytváření seznamů
• Vedení skartačních příznaků dokumentů a skartačních seznamů
• Vytváření skartačních protokolů
• Převod do formátů vyžadovaných Národním archivem
