Digitalizace HR na úřadě
Pracovní smlouvy, platové výměry, schvalování, podpisy i archivace. Jak celý proces digitalizovat a propojit se systémy, které už na úřadě používáte? Přijďte se inspirovat zkušenostmi Jihočeského kraje a podívat se, co všechno dnes může fungovat bez papíru.
Webinář
26. 01. 2027
od 14:00
Online I Teams
Personální agenda na úřadě nekončí vytvořením dokumentu. Pracovní smlouva, platový výměr nebo dodatek musí projít schválením, podpisem, doručením zaměstnanci a následně se správně uložit. Do celého procesu navíc vstupují personální a mzdové systémy, spisová služba i pravidla pro správu a archivaci dokumentů.
Jak všechny tyto kroky propojit, aby dokumenty nemusely putovat mezi aplikacemi, e‑maily a šanony?
Na praktickém webináři vám ukážeme možnosti digitalizace HR ve veřejné správě. Uvidíte, jak mohou personální dokumenty vznikat z dat vašeho HR systému, procházet elektronickým schvalováním a podepisováním, být doručovány zaměstnancům a následně se ukládat do osobních složek i spisové služby.
Inspirujeme se skutečným projektem Jihočeského kraje, který pomocí aplikace Sofa propojil personální systém FLUXPAM se spisovou službou GINIS a digitalizoval životní cyklus pracovněprávních dokumentů.
Co vám na webináři ukážeme?
- Propojení HR systému se spisovou službou
Jak využívat data z personálního systému při vytváření dokumentů, zapojit do procesu spisovou službu a zajistit správné předávání dokumentů včetně čísel jednacích a vazeb na příslušné spisy. Ukážeme, proč je důležité řešit digitalizaci HR v kontextu systémů, které už úřad používá.
- Elektronické podpisy pracovních smluv a platových výměrů
Jak připravit pracovní smlouvu, dodatek nebo platový výměr, nechat dokument schválit a elektronicky podepsat, doručit ho zaměstnanci a následně bezpečně uložit. Bez zbytečného tisku, skenování a ručního předávání.
- Hromadné zpracování personálních dokumentů
Co dělat, když potřebujete připravit, podepsat a doručit stovky platových výměrů najednou? Předvedeme možnosti hromadného zpracování dokumentů a řízení celého procesu.
- Elektronickou osobní složku zaměstnance a archivaci
Jak mít pracovní smlouvy, dodatky, platové výměry a další dokumenty přehledně uložené, dohledatelné a správně navázané na příslušné personální záznamy a spisy.
- Digitální formuláře a zaměstnanecké žádosti
Vstupní a výstupní dotazníky, žádosti o dovolenou, home office nebo další personální požadavky. Ukážeme, jak mohou elektronické formuláře a schvalovací procesy zjednodušit každodenní práci personalistů i zaměstnanců.
- Doručování a přehled o celém procesu
Jak sledovat, v jakém stavu se dokument nachází, kdo ho schválil nebo podepsal a zda byl doručen zaměstnanci. A jak řešit situace, kdy část zaměstnanců stále využívá papírovou komunikaci.
Přednášející:
Michal Vejvoda
Ředitel divize eGovernment
Pavel Salava
HR Business Development
Jak to funguje v Jihočeském kraji?
Jihočeský kraj propojil aplikaci Sofa s personálním systémem FLUXPAM a spisovou službou GINIS. Digitalizoval tak procesy od přípravy personálních dokumentů přes schvalování, podpisy a doručování až po jejich archivaci.
Výsledky ukazují, jaký přínos může mít digitalizace i při velkém objemu dokumentů.
Na webináři vám představíme principy tohoto řešení a ukážeme, jak lze podobně přistoupit k digitalizaci personální agendy i na dalších úřadech.
Pro koho je webinář určen?
Pro personalisty, tajemníky, vedoucí úřadů, IT pracovníky a správce spisových služeb, kteří chtějí zjednodušit personální administrativu, odstranit zbytečný papírový oběh a lépe propojit své stávající systémy.
Nepůjde o podrobné technické školení. Na konkrétních ukázkách a zkušenostech z praxe vám představíme možnosti, které digitalizace HR nabízí, a pomůžeme vám zorientovat se v tom, kde může přinést největší užitek právě vašemu úřadu.