Bezpapírové uzavírání smluv v terénu se zrychlilo ze dvou týdnů na minuty

výchozí bod

Složitý proces schvalování

Před zavedením bezpapírového podepisování smluv s klienty museli obchodní zástupci pojišťovny UNIQA spravovat velké množství papírových dokumentů, fyzicky je dopravit k zákazníkovi, nechat podepsat a poté prostřednictvím nejbližší pobočky doručit do centrály. Celý tento proces, včetně skenování dokumentů, jejich fyzické archivace a zasílání klientovi, trval řádově několik dní až dva týdny. Veškeré smlouvy bylo nutné archivovat v šanonech, které zabíraly stále větší prostor, přičemž UNIQA jako celek ročně uzavřela 200 až 300 tisíc smluv a tento počet každoročně stoupal.

Zrychlení práce obchodních zástupců bylo okamžité. Proces uzavírání pojistných smluv se zkrátil ze 14 dnů na okamžik. Klient má pojistku uzavřenou v podstatě druhý den.

Filip JirásekUNIQA pojišťovna, a.s.

ZLOM

Online zpracování a schvalování smluv

Pojišťovna UNIQA poptala u několika externích dodavatelů řešení, které by zahrnovalo online zpracování smluv včetně biometrických podpisů přímo v terénu tak, aby bylo možné dokumenty okamžitě odeslat do centrály. Klient chtěl ušetřit čas i práci svým zaměstnancům, kteří by museli velké množství smluv ručně třídit, potvrzovat, odesílat poštou a archivovat. Poptával také dlouhodobý digitální archiv dokumentů, vyhovující aktuální legislativě pro archivaci elektronických dokumentů.

Z několikaměsíčního výběrového řízení vzešlo jako vítězné řešení od společnosti Software602, jež umožňuje obchodním zástupcům v terénu uzavírat smlouvu na tabletu nebo podpisovém padu prostřednictvím systému FormFlow Server s modulem Dlouhodobá digitální archivace. Obchodník si na zařízení vybere smlouvu, vyplní potřebné údaje a odešle ji do systému Software602, kde se vytvoří PDF/A dokument. Ten se následně zobrazí na ipadu nebo tabletu a pojistník ho biometricky podepíše.

Podepsaný dokument je poté odeslán do Software602 Dlouhodobého archivu, kde je ověřen a elektronicky podepsán s časovým razítkem. Tím je zajištěna dlouhodobá archivace a uchování dokumentu v souladu s legislativou. Pojišťovna UNIQA od Software602 rovněž poptala archivaci odchozích e-mailů, aby měla zdokumentovanou podobu odesílaných smluv sjednaných přes internet. Systém archivuje e-mail včetně příloh v takové podobě, v jaké byl odeslán, aniž by v něm bylo možné posléze cokoli měnit.

Výsledek

Úspora času i papírování

Na bezpapírové sjednávání smluv s biometrickým podpisem nejprve přešlo 150 nejvýkonnějších obchodních zástupců společnosti UNIQA a následně se jejich počet zdvojnásobil. Tedy na 300 obchodních zástupců.

Hlavní přínosy:

• Zkrácení doby uzavření a potvrzení pojistné smlouvy ze 14 dní na hodiny.
• Možnost biometrického podpisu na zařízeních různých typů a dodavatelů.
• Okamžitá archivace dokumentu a zabezpečení proti jeho ztrátě.
• Zabezpečení proti pozměňování dokumentu a neoprávněnému přístupu.
• Dlouhodobá právní validita a uchování smluvních dokumentů.
• Dokumenty jsou opatřeny metadaty, které umožňují fulltextové vyhledávání.
• Systém umožňuje zpracovávat a dlouhodobě uchovávat statisíce smluv měsíčně a tento počet může i nadále růst.
• Archivace odchozích e-mailů dává pojišťovně do rukou nezpochybnitelný důkaz o podobě elektronicky zaslaného návrhu smlouvy.

Chcete také využít naše řešení?