Zapomeňte na tokeny, elektronicky můžete podepisovat i bez nich

Digitalizace, Podepisování
6 minut čtení

Proč se některé firmy stále zdráhají používat kvalifikované elektronické podpisy? Protože nechtějí investovat značné prostředky do pořizování kvalifikovaných prostředků k uchovávání certifikátů elektronického podpisu. Protože se nechtějí o tento prostředek starat, mít ho neustále u sebe, když potřebují něco podepsat, a mít u sebe také zařízení, ke kterému je možné tento prostředek připojit. A co si takový prostředek pronajmout? Nebýt závislý na něm ani na zařízení a operačním systému?

Když jsme koncem ledna oslovovali firemní IT experty s dotazem, jak řeší podepisování smluv a dalších dokumentů během hromadných home office, dostalo se nám překvapivé odpovědi, že každá třetí firma (ono to dokonce bylo víc, přesně 35 %) kvůli podepisování dokumentů nutí odpovědné manažery chodit do kanceláře. V době elektronického podpisu a během pandemie koronaviru to je dost tristní zjištění. Když jsme uvažovali o důvodech, které vedou onu více než třetinu firem k takto riskantnímu způsobu podepisování, vycházelo nám z toho jediné: nechtějí investovat do technických prostředků pro uchovávání certifikátů kvalifikovaných elektronických podpisů.

Ono vlastně nejde ani tak o jednorázovou investici do těchto prostředků, jako i o jejich údržbu a zabezpečení. Firma, která chce elektronicky podepisovat, a ještě k tomu kvalifikovaně, si musí pořídit tokeny, jejichž prostřednictvím daný manažer může použít certifikát elektronického podpisu. Jenže takový token se může ztratit, někdo ho může ukrást nebo se s ním nedej bože stane něco jiného. Odpovědný manažer ho také musí mít fyzicky u sebe ve chvíli, kdy potřebuje podepsat, včetně toho správného zařízení, ke kterému je možné token připojit. Pokud jsou certifikáty uloženy na firemním serveru nebo v cloudu, musí se správně zabezpečit, aby je nemohl nikdo zneužít. Dalším rizikem může být jejich blokace při kybernetickém útoku, jak se poslední dobou děje stále častěji. Útočník zašifruje kompletně všechna data na zařízeních napadené sítě a pak po oběti požaduje tučné výkupné.

Investovat do vlastního „železa“, nebo do hotového řešení?

Sečteno a podtrženo, pro kvalitní využívání elektronického podepisování musí firma investovat do hardwaru, softwaru a také do lidí, kteří je budou spravovat, aktualizovat, chránit... Anebo také nemusí. Už dnes je totiž možné to vše pořídit jako službu na klíč. Čili není nutné řešit tokeny ani vlastní správu a zabezpečení certifikátů elektronických podpisů. To vše jde nakoupit v jednom balíčku za měsíční paušál a k certifikátům pro elektronický podpis umístěných bezpečně v cloudu přistupovat vzdáleně.  Za bezpečnost a provoz nenesete odpovědnost vy, ale dodavatel služby. A jaká že to je služba? Jmenuje se SecuSign a jde o jedinou komplexní eIDAS platformu na českém trhu, v níž jsme spojili to nejlepší z našich řešení se službami certifikační autority PostSignum.

Jenom s technologií SecuSign tak dostanete v rámci měsíčního paušálu i neomezenou možnost vzdáleného pečetění, kvalifikovaná časová razítka, ověřování platnosti elektronických podpisů a dlouhodobé uchovávání podepsaných dokumentů podle nařízení eIDAS, neomezený počet kvalifikovaných certifikátů pro elektronické podepisování a pečetění a klientskou aplikaci elektronického podepisování, zpracování PDF i obsluhu datové schránky v operačních systémech Windows, macOS, Android a iOS. Jakmile se rozhodnete využít SecuSign, nemusíte už nic dalšího řešit – vše dostanete hotové a už rovnou můžete vzdáleně podepisovat, pečetit a razítkovat. Není to skvělé?

Foto: Wikimedia Commons / Brian Ronald

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Kdo to proboha schválil?!

Kdo to proboha schválil?!

Znáte to. Šéf se vrátí z dovolené nebo ze služební cesty a s hrůzou zjišťuje, že kdosi schválil objednávku, u které si on sám kladl otázku, zda se firmě vůbec vyplatí. A podřízení raději mlží a přehazují si problém jako horký brambor, takže se nelze ničeho dopátrat.

Důležitý kontrakt podepíšete i z pláže

Důležitý kontrakt podepíšete i z pláže

Prázdniny nepřejí pružnému vyřizování firemních záležitostí. Prakticky vždy je někdo na dovolené a jako na potvoru to je v tu nejméně vhodnou dobu většinou kolega s podpisovým právem a rozhodujícími pravomocemi.

Zrychlete účetnictví, ať nepřicházíte o zakázky

Zrychlete účetnictví, ať nepřicházíte o zakázky

Času je málo, v byznysu ještě míň. Jak se všechno díky chytrým technologiím neustále zrychluje, jde o jedno z nejcennějších aktiv. Kdo dokáže reagovat rychle a pružně, je úspěšný. A to platí i o tak triviálních záležitostech, jako je zpracování zakázek a faktur.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.