Zapomeňte na tokeny, elektronicky můžete podepisovat i bez nich

Digitalizace, Podepisování
5 minut čtení

Proč se některé firmy stále zdráhají používat kvalifikované elektronické podpisy? Protože nechtějí investovat značné prostředky do pořizování kvalifikovaných prostředků k uchovávání certifikátů elektronického podpisu. Protože se nechtějí o tento prostředek starat, mít ho neustále u sebe, když potřebují něco podepsat, a mít u sebe také zařízení, ke kterému je možné tento prostředek připojit. A co si takový prostředek pronajmout? Nebýt závislý na něm ani na zařízení a operačním systému?

Když jsme koncem ledna oslovovali firemní IT experty s dotazem, jak řeší podepisování smluv a dalších dokumentů během hromadných home office, dostalo se nám překvapivé odpovědi, že každá třetí firma (ono to dokonce bylo víc, přesně 35 %) kvůli podepisování dokumentů nutí odpovědné manažery chodit do kanceláře. V době elektronického podpisu a během pandemie koronaviru to je dost tristní zjištění. Když jsme uvažovali o důvodech, které vedou onu více než třetinu firem k takto riskantnímu způsobu podepisování, vycházelo nám z toho jediné: nechtějí investovat do technických prostředků pro uchovávání certifikátů kvalifikovaných elektronických podpisů.

Ono vlastně nejde ani tak o jednorázovou investici do těchto prostředků, jako i o jejich údržbu a zabezpečení. Firma, která chce elektronicky podepisovat, a ještě k tomu kvalifikovaně, si musí pořídit tokeny, jejichž prostřednictvím daný manažer může použít certifikát elektronického podpisu. Jenže takový token se může ztratit, někdo ho může ukrást nebo se s ním nedej bože stane něco jiného. Odpovědný manažer ho také musí mít fyzicky u sebe ve chvíli, kdy potřebuje podepsat, včetně toho správného zařízení, ke kterému je možné token připojit. Pokud jsou certifikáty uloženy na firemním serveru nebo v cloudu, musí se správně zabezpečit, aby je nemohl nikdo zneužít. Dalším rizikem může být jejich blokace při kybernetickém útoku, jak se poslední dobou děje stále častěji. Útočník zašifruje kompletně všechna data na zařízeních napadené sítě a pak po oběti požaduje tučné výkupné.

Investovat do vlastního „železa“, nebo do hotového řešení?

Sečteno a podtrženo, pro kvalitní využívání elektronického podepisování musí firma investovat do hardwaru, softwaru a také do lidí, kteří je budou spravovat, aktualizovat, chránit... Anebo také nemusí. Už dnes je totiž možné to vše pořídit jako službu na klíč. Čili není nutné řešit tokeny ani vlastní správu a zabezpečení certifikátů elektronických podpisů. To vše jde nakoupit v jednom balíčku za měsíční paušál a k certifikátům pro elektronický podpis umístěných bezpečně v cloudu přistupovat vzdáleně.  Za bezpečnost a provoz nenesete odpovědnost vy, ale dodavatel služby. A jaká že to je služba? Jmenuje se SecuSign a jde o jedinou komplexní eIDAS platformu na českém trhu, v níž jsme spojili to nejlepší z našich řešení se službami certifikační autority PostSignum.

Jenom s technologií SecuSign tak dostanete v rámci měsíčního paušálu i neomezenou možnost vzdáleného pečetění, kvalifikovaná časová razítka, ověřování platnosti elektronických podpisů a dlouhodobé uchovávání podepsaných dokumentů podle nařízení eIDAS, neomezený počet kvalifikovaných certifikátů pro elektronické podepisování a pečetění a klientskou aplikaci elektronického podepisování, zpracování PDF i obsluhu datové schránky v operačních systémech Windows, macOS, Android a iOS. Jakmile se rozhodnete využít SecuSign, nemusíte už nic dalšího řešit – vše dostanete hotové a už rovnou můžete vzdáleně podepisovat, pečetit a razítkovat. Není to skvělé?

Foto: Wikimedia Commons / Brian Ronald

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Do kanceláře nechodím, mám ji v cloudu

Věděli jste, že naprostým vrcholem digitalizace oběhu dokumentů takřka v polovině českých firem je e-mail? Klasickou elektronickou poštou si potřebné dokumenty posílá téměř 44 procent zaměstnanců a manažerů. Na tom by ještě nebylo nic divného, e-mail používá každodenně v podstatě každý. Problém nastává ve chvíli, kdy prosté zaslání dokumentu coby přílohy e-mailové zprávy nestačí. Tedy když je třeba dokument upravovat, tyto úpravy si nechat schvalovat, finální verzi podepsat, zaslat například někam na úřad a poté archivovat. K tomu už obyčejný e-mail nestačí.

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Displej umí oproti papíru podstatně víc

Software602 postupně mění způsob, jak lidé pracují s dokumenty. A k tomu mění i svou firemní identitu. Nejen na to jsme se zeptali Ladislava Zdobinského, který má všechny změny z pozice ředitele marketingu Software602 na starosti.

Elektronické uzavírání smluv

Elektronické uzavírání smluv

Ve značné části společnosti stále přetrvává představa, že smlouva je kusem papíru, na jehož konec obě strany napíšou do připraveného políčka datum a hezky se vlastnoručně podepíšou. Zejména v obchodních vztazích se ale tato poněkud zastaralá představa začíná měnit a události posledního roku tento proces ještě uspíšily. Uzavírání smluv se mnohem častěji děje na dálku a s tím přicházejí nové otázky, například kdy byl skutečný okamžik uzavření smlouvy a jakou může mít taková smlouva formu. A jak do toho vstupuje všudypřítomná digitalizace.

Přihlaste se k odběru newsletteru a buďte stále v obraze