Z pera podnikatele: Archivace dokumentů jako za první republiky

Archivace, DMS, Spisová služba
07. ledna 2020, 4 minuty čtení

Pozemkový úřad, konec třicátých let 20. století. Archivaci dokumentů zachycuje velmi detailně film Katakomby, kde zářil Vlasta Burian. Všechna lejstra byla pečlivě orazítkována a archivována pod dohledem celé party úředníků.

Když potřeboval někdo konkrétní listinu, přišel do sklepa (katakomb), požádal o něj a za pár hodin ho asi dostal. Systém byl vlastně docela vynalézavý a pedantský... Byť si tipnu, že takto nějak funguje už od nepaměti. Jako majitel menší firmy a milovník starých filmů si čas od času uvědomím, že se od té doby moc nezměnilo... Aspoň u mě ve firmě, ačkoliv existuje pouhých 10 let a na rozdíl od Vlasty Buriana máme počítače. No, posuďte sami.

U počítače stál…

Když potřebuju vyhledat smlouvu, buď marně hledám ve svém počítači nebo na Google disku a nebo u účetní o patro níže (čili v katakombách). V počítači najdu obvykle verzi, která není finální a už vůbec není podepsaná. Smlouvy totiž finálně tiskneme a po podpisu scanujeme. Tedy někdy. Hm. Evidentně to není pravidlo, protože účetní nemá všechny smlouvy v šanonu. Proč? Netuším.

Sečteno a podtrženo, naším interním sportem je dohledávání smluv, klientských i pracovních. Horší však je, že naše výkonnost je tak na úrovni okresního přeboru. Co s tím? Ideálně vylézt z ulity a zkusit něco nového, modernějšího. Možná to bude zpočátku trochu bolet (ruku na srdce, která novinka zavedená v práci vás ze začátku těší?), ale těch pár dní „vopruzu“ navíc se mnohonásobně vyplatí. Takže co?

Elektronizovat!

Moje firma není velká, smlouvy nepočítáme na stovky a tisíce, spíše na desítky. Když je ale rychle potřebujeme dohledat, bez naší účetní, která jediná v nich má svůj bezvadný pořádek a ví, v jakém šanonu nebo datovém souboru je ten který dokument, je to prakticky nemožné. A my potřebujeme takovou smlouvu najít v řádu jednotek minut. A taky bez účetní, která má účtovat. Nechceme, aby nás to stálo majlant, ale zároveň chceme řešení, které bude srozumitelné pro všechny zaměstnance.

Takže si uděláme analýzu vnitřních procesů a zjistíme, co všechno kromě dohledávání smluv bychom potřebovali řešit elektronicky a vychází nám z toho spisová služba s elektronickým řízením dokumentů. Všechny příchozí i odchozí dokumenty automaticky převádíme do PDF a archivujeme. Žádná smlouva nebo doklad nám nevyblednou do stavu, kdy nejsou čitelné. Ale hlavně: dohledá je každý, kdo má přístup do systému a nepotřebuje k tomu účetní.

Evidence, sdílení a spravování dokumentů od jejich vzniku přes schválení až po rozeslání konkrétním pracovníkům nebo klientům, a to nejen přes počítač, ale dokonce i z mobilu. A dokonce se dá nastavit i automatická skartace, až nastane ten správný čas! Tohle už opravdu nejsou katakomby první republiky, ale moderní kancelář bez zbytečného papírování. Neotravujeme účetní s každou maličkostí a ona má čas na fakturování místo zbytečného hledání a přeposílání nebo nošení smluv po kanceláři. Co víc si přát?

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Všichni uživatelé elektronického podpisu, kteří používají pro vytváření kvalifikovaných elektronických podpisů vybrané tokeny a čipové karty, by si měli ověřit, zda-li i oni brzy nepřijdou o platnost jejich podpisů díky končící certifikaci.

Jak usnadnit podpis nového kontraktu?

Jak usnadnit podpis nového kontraktu?

Čas jsou peníze a také komodita, která je stále vzácnější. Každý den musíme pečlivě volit, čemu a proč budeme věnovat svůj čas a zda se nám to vyplatí.

Schvalujte faktury třeba z tramvaje

Schvalujte faktury třeba z tramvaje

Stop zdlouhavému vysedávání v kancelářích, moderní manažer dokáže schvalovat potřebné dokumenty vzdáleně, ať už se nachází kdekoli.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů