Z pera podnikatele: Archivace dokumentů jako za první republiky

Archivace, DMS, Spisová služba
07. ledna 2020, 5 minut čtení

Pozemkový úřad, konec třicátých let 20. století. Archivaci dokumentů zachycuje velmi detailně film Katakomby, kde zářil Vlasta Burian. Všechna lejstra byla pečlivě orazítkována a archivována pod dohledem celé party úředníků.

Když potřeboval někdo konkrétní listinu, přišel do sklepa (katakomb), požádal o něj a za pár hodin ho asi dostal. Systém byl vlastně docela vynalézavý a pedantský... Byť si tipnu, že takto nějak funguje už od nepaměti. Jako majitel menší firmy a milovník starých filmů si čas od času uvědomím, že se od té doby moc nezměnilo... Aspoň u mě ve firmě, ačkoliv existuje pouhých 10 let a na rozdíl od Vlasty Buriana máme počítače. No, posuďte sami.

U počítače stál…

Když potřebuju vyhledat smlouvu, buď marně hledám ve svém počítači nebo na Google disku a nebo u účetní o patro níže (čili v katakombách). V počítači najdu obvykle verzi, která není finální a už vůbec není podepsaná. Smlouvy totiž finálně tiskneme a po podpisu scanujeme. Tedy někdy. Hm. Evidentně to není pravidlo, protože účetní nemá všechny smlouvy v šanonu. Proč? Netuším.

Sečteno a podtrženo, naším interním sportem je dohledávání smluv, klientských i pracovních. Horší však je, že naše výkonnost je tak na úrovni okresního přeboru. Co s tím? Ideálně vylézt z ulity a zkusit něco nového, modernějšího. Možná to bude zpočátku trochu bolet (ruku na srdce, která novinka zavedená v práci vás ze začátku těší?), ale těch pár dní „vopruzu“ navíc se mnohonásobně vyplatí. Takže co?

Elektronizovat!

Moje firma není velká, smlouvy nepočítáme na stovky a tisíce, spíše na desítky. Když je ale rychle potřebujeme dohledat, bez naší účetní, která jediná v nich má svůj bezvadný pořádek a ví, v jakém šanonu nebo datovém souboru je ten který dokument, je to prakticky nemožné. A my potřebujeme takovou smlouvu najít v řádu jednotek minut. A taky bez účetní, která má účtovat. Nechceme, aby nás to stálo majlant, ale zároveň chceme řešení, které bude srozumitelné pro všechny zaměstnance.

Takže si uděláme analýzu vnitřních procesů a zjistíme, co všechno kromě dohledávání smluv bychom potřebovali řešit elektronicky a vychází nám z toho spisová služba s elektronickým řízením dokumentů. Všechny příchozí i odchozí dokumenty automaticky převádíme do PDF a archivujeme. Žádná smlouva nebo doklad nám nevyblednou do stavu, kdy nejsou čitelné. Ale hlavně: dohledá je každý, kdo má přístup do systému a nepotřebuje k tomu účetní.

Evidence, sdílení a spravování dokumentů od jejich vzniku přes schválení až po rozeslání konkrétním pracovníkům nebo klientům, a to nejen přes počítač, ale dokonce i z mobilu. A dokonce se dá nastavit i automatická skartace, až nastane ten správný čas! Tohle už opravdu nejsou katakomby první republiky, ale moderní kancelář bez zbytečného papírování. Neotravujeme účetní s každou maličkostí a ona má čas na fakturování místo zbytečného hledání a přeposílání nebo nošení smluv po kanceláři. Co víc si přát?

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Nikdo se dnes nechce zdržovat schvalováním návrhů papírových smluv uzavřených obchodními zástupci v terénu nebo v pobočce. Klienti nemají trpělivost čekat celé dny na vyřízení své žádosti. Tak proč to nezvládnout za několik minut?

Jste připraveni na další covidový home office?

Jste připraveni na další covidový home office?

Počty nakažených koronavirem opět stoupají a ačkoli vláda před volbami vylučuje další lockdown, je třeba se připravit na situaci, kdy se opět zavřou kanceláře a na řadu přijde práce z domova.

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Martin Plevka řídí divizi Business Unit II, která se nedávno rozšířila, takže má na starosti klienty hned od prvního kontaktu až po předání práce a následnou technickou podporu. Logicky nás zajímalo, jaký má vztah k obchodu. A z jeho odpovědí pochopíte, že ho má doslova v krvi. A jak se společenský člověk dívá na dopady pandemie? Nejen o tom je náš rozhovor.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.