EUDI Wallet nebude jen digitální doklad v telefonu. Firmám může pomoci hlavně ve chvíli, kdy potřebují pracovat s ověřenými údaji. Typicky při nástupu zaměstnance, ověření zákazníka, kontrole profesní kvalifikace, správě plných mocí nebo prokazování oprávnění jednat za firmu.
Martin Vondrouš v rozhovoru upozorňuje, že dnešní proces často stojí na ruční práci. Člověk vyplní údaj do formuláře, někdo ho zkontroluje, další člověk ho přepíše do systému a pak se stejná informace používá znovu jinde. Evropská digitální peněženka může tento řetězec zkrátit: ověřená data se převezmou a pokračují přímo do HR, CRM, DMS, portálu nebo jiné firemní aplikace.
Onboarding bez opisování údajů
Jedním z nejbližších scénářů je onboarding zaměstnance. Nový člověk dnes často znovu vyplňuje údaje, které už někde existují a někdo je ověřil. U větších firem se k tomu přidávají doklady o vzdělání, profesní kvalifikace, řidičská oprávnění, školení nebo další potvrzení.
S evropskou digitální peněženkou může zaměstnanec předat ověřené údaje digitálně. Firma je nemusí ručně přepisovat ani opakovaně kontrolovat stejným způsobem jako dnes. Údaje mohou předvyplnit nástupní formuláře a pokračovat přímo do personální agendy.
Plné moci a oprávnění bez hledání příloh
Další výrazné téma je zastupování firmy. Ve větších organizacích není problém jen prokázat, kdo člověk je. Stejně důležité je vědět, zda smí za firmu jednat, podepsat smlouvu, převzít dokument nebo provést konkrétní úkon.
Dnes se to často řeší plnou mocí jako přílohou, interním schválením, kontrolou v e‑mailu nebo ručním ověřením. Evropská digitální peněženka může do těchto procesů přinést digitálně ověřené oprávnění. Vondrouš v rozhovoru pro CFOtrends popisuje právě možnost napojit takové ověření přímo na smlouvu nebo proces, ve kterém člověk za společnost jedná.
Elektronický podpis nemá stát bokem
Rozhovor se věnuje také kvalifikovanému elektronickému podpisu. Ten by podle Martina Vondrouše neměl být samostatná operace v jiné aplikaci. Dokument má vzniknout, projít schválením, dostat se správnému člověku k podpisu a následně pokračovat například do archivu nebo dalšího systému.
To je přesně směr, kterému se v Software602 dlouhodobě věnujeme. Elektronický podpis má být součástí dokumentového procesu, ne poslední ruční krok po dokončení práce. Když se propojí ověření identity, ověřené údaje, oprávnění, schválení a podpis, může firma uzavřít celý řetězec digitálně.
Do toho zapadají i eIDAS služby Software602, tedy elektronické podpisy, pečetě, časová razítka, validace a dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů. U firemních dokumentů totiž nejde jen o to, aby šly podepsat. Musí být také ověřitelné, dohledatelné a použitelné i později.
EUDIW konektor: aby ověřený údaj nezůstal jen v peněžence
Samotná evropská digitální peněženka firemní proces nevyřeší. Důležité je, co se stane s údajem poté, co ho člověk firmě předá. Má zůstat na obrazovce, nebo pokračovat do systému, kde se s ním opravdu pracuje?
K tomu slouží EUDIW konektor Software602. Propojuje evropskou digitální peněženku s firemními a úředními systémy, například s HR, CRM, DMS, portálem, archivem nebo formulářovým řešením. Firma tak nemusí kvůli evropské digitální peněžence stavět nový systém od nuly. Může začít jedním konkrétním scénářem a postupně přidávat další.
Prakticky to může být nástup zaměstnance, ověření zákazníka, správa kvalifikací, práce s plnými mocemi nebo podepisování dokumentů. Důležité je začít procesem, kde se dnes údaje často opisují, kontrolují a přenášejí mezi systémy ručně.
Kdo bude připravený, získá náskok
Hlavní sdělení rozhovoru je jednoduché: EUDI Wallet není jen další technologická novinka. Pro firmy může být příležitostí, jak zrychlit procesy, snížit ruční práci a lépe pracovat s důvěryhodnými údaji.
Neznamená to digitalizovat všechno najednou. Martin Vondrouš doporučuje vytipovat procesy s největším množstvím ručního ověřování, zjistit, kam mají ověřená data ve firmě proudit, a připravit integrační vrstvu, která umožní evropskou digitální peněženku zapojit do současných systémů.
Právě na těchto scénářích bude vidět, které firmy vezmou evropskou digitální peněženku jako další povinnost a které ji využijí jako náskok.
Celý rozhovor s Martinem Vondroušem si můžete přečíst na CFOtrends.
