Digitalizace jako budování důvěry a loajality
Vzdálené elektronické podepisování pracovních smluv dalších pracovně-právních dokumentů je mezi zaměstnanci stále populárnější. Potvrzuje to i šetření společnosti 52pages, jehož výsledky na snídani prezentovala Lucie Milerová, Head od Strategy této agentury. Upozornila přitom na zásadní proměnu pracovního trhu, ke které došlo v uplynulém desetiletí kvůli úbytku až třetiny kvalifikovaných absolventů a rostoucích nároků zaměstnanců. Moderní pracovníci například již nepovažují běžné benefity za klíčové, ale vyžadují například naprostou transparentnost v odměňování a smluvní jistoty. „Firmy často chybují, když na tyto nové potřeby reagují zastaralými metodami, čímž ztrácejí důvěru svých lidí,“ upozornila.
Jednou z možností, jak tuto chybu napravit, je smysluplná digitalizace, která personalistům uvolní ruce od administrativy a umožní jim budovat autentické vztahy se zaměstnanci. „Lidé nechtějí ztrácet čas administrativou. Zde nastupuje digitalizace, která by neměla být chápána jen jako zbavení se papírů, ale jako strategický nástroj pro budování důvěry a loajality. Tím, že se zbavíte administrativního balastu, získáte čas na to nejdůležitější: budování vztahů s lidmi, kteří pro vás pracují,“ vysvětlila Lucie Milerová, která na závěr své prezentace položila přítomným HR manažerům otázku, zda jejich zaměstnanci rozumí své mzdě, vědí, jak porostou, a zda dostávají informace včas. „Přeji vám méně domněnek a více dat, méně administrativy a více důvěry,“ dodala.
Praxe se musí uzpůsobit i starším zaměstnancům
Praktickými právními aspekty digitalizace personalistiky provedl účastníky setkání Pavel Salava, Digital HR Business Development Manager v Software602. Vycházel přitom z legislativních změn, které nastaly v roce 2023 a zpřesnily práva a povinnosti HR oddělení při elektronické komunikaci se zaměstnanci. Samotná digitalizace HR přitom představuje i generační problém, protože současný pracovní trh zahrnuje pět až šest generací. Digitální nástroje se tak musí přizpůsobit i starším zaměstnancům, kteří tvoří pilíře firem. Klíčovým tématem je podle Salavy průkaznost elektronických dokumentů, která při správném technologickém nastavení převyšuje jistotu papírových verzí. Digitální dokument totiž umožňuje jednoznačnou identifikaci osob i času, kdy stvrdili svůj podpis nebo provedli změnu dokumentu.
Pavel Salava vysvětlil rozdíly mezi jednotlivými druhy elektronických podpisů a jaká úroveň ověření je třeba při podepisování konkrétních dokumentů. Zdůraznil přitom nezbytnost využívání časových razítek i dlouhodobých archivů. Chytrý archiv totiž dokáže včas upozornit na nutnost přerazítkování dokumentů a obnovu certifikátů pro elektronický podpis, aby archivované dokumenty nepozbyly platnosti. Pohlídá si také lhůty pro skartaci a fakticky tak zajistí zachování integrity dokumentů po celá desetiletí, navíc v naprosto čitelné podobě. Pavel Salava také upozornil na novelu zákoníku práce, která usnadnila elektronické doručování dokumentů zaměstnanců zavedením fikce doručení u soukromých e-mailů. „V podstatě jde o kulturní změnu, která vyžaduje úzkou spolupráci personalistů, právníků a IT odborníků,“ konstatoval Pavel Salava.
Jak Metrostav převedl 2000 zaměstnanců na digitální HR
Jak se digitalizují HR procesy v praxi popsal účastníkům snídaně Josef Kadlčík, vedoucí útvaru personálního a mzdového controllingu ve společnosti Metrostav. Největší tuzemská stavební společnost už před lety začala používat aplikaci Sofa pro elektronické vedení stavebních deníků, později ji ale začala využívat i pro oběh pracovně-právních dokumentů a komunikaci se zaměstnanci. Metrostav úspěšně převedl agendu více než dvou tisíc zaměstnanců do elektronického systému Sofa. Hlavním impulsem pro tuto změnu byla potřeba efektivního přesunu pracovníků mezi dceřinými firmami a snaha o zlepšení uživatelské zkušenosti při náboru i během trvání pracovního poměru.
Implementace HR procesů do Sofa zahrnovala digitalizaci více než sta různých formulářů a zavedení povinného podepisování pracovních smluv prostřednictvím Bankovní identity. Firma přitom propojila aplikaci Sofa s elektronickým osobním spisem ELOS, který nasadila dříve, a interním mzdovým a personálním systémem EGJE, na který je napojený e-learningový vzdělávací systém EDUNIO. Přesto, že zpočátku přechod na digitální formu komunikace narážel na občasný odpor k opuštění papíru, důsledným vyžadováním elektronického vyplňování firma odbourala spoustu byrokracie. „Nyní už zaměstnanci sami od sebe vyžadují elektronické řešení i pro zbývající agendy,“ konstatoval Josef Kadlčík.
Jednotlivé přednášky vám podrobněji představíme v samostatných článcích na našem blogu.
