Bezpapírová kancelář: archivujte, podepisujte, razítkujte elektronicky!

Podepisování, Archivace
23. srpna 2019, 5 minut čtení

V minulém článku o bezpapírovém řešení kanceláře jsme si nastínili možnosti elektronického oběhu dokumentů, firemních procesů a spisových služeb. Mezi základní potřeby každé společnosti nebo organizace patří ale také možnost převádět veškerou dokumentaci do elektronické podoby.

A také v ní provádět změny, archivovat a samozřejmě veškeré dokumenty elektronicky podepisovat, pečetit a opatřovat je časovými razítky. Zkrátka to, co byste běžně dělali v kanceláři s papírovým dokumentem, elektronicky to zvládnete i na dálku bez ohledu na zařízení a místo pobytu.

Konvertuje dokumenty do PDF

Pro elektronizaci a archivaci firemních dokumentů je třeba kvalitní nástroj na převádění do PDF dokumentů. Nás konvertor do PDF umí dokument nejen převést, ale i upravovat, anonymizovat v něm citlivé údaje a elektronicky ho podepsat. Činit tak můžete rovnou u vás na firemním serveru do formátů PDF a PDF/A, a to z nejběžnějších formátů souborů a dokumentů. Nástroj ověřuje shody PDF dokumentů s ISO požadavky na PDF/A a získává data z čárových kódů nebo je generuje do PDF.

Díky aplikaci Signer pak můžete jakýkoli dokument v PDF upravovat, editovat a také jej elektronicky podepsat. Signer existuje ve verzi pro organizace i jednotlivce a dokáže i anonymizovat PDF, přidávat tiskovou vrstvu, zabezpečovat PDF dokument a vkládat do něj texty. Dokumenty nemusíte se Signerem konvertovat do PDF jednotlivě, ale pohodlně hromadně, a stejně tak hromadně je můžete i podepisovat elektronicky. Aplikace se dá integrovat s MS Office. Důležitá je i možnost aplikace časových razítek a elektronických podpisů a ověřování PDF/A formátu a elektronických podpisů s náhledem historie těchto podpisů na dokumentu.

Podepisujte a razítkujte na dálku elektronicky

Nebaví vás věčné podepisování papírových dokumentů? Přejděte na elektronický podpis a pečeť. Elektronické dokumenty pak můžete podepisovat a razítkovat odkudkoli kvalifikovaně se zařízením HSM (Hardware Security Modul – certifikované vzdálené úložiště elektronických certifikátů). Nemusíte řešit žádný hardware, instalaci ani správu životního cyklu certifikátů. Plně jím nahradíte tokeny a čipové karty. Platnost elektronických podpisů můžete ověřovat u všech kvalifikovaných certifikačních autorit v EU. Uchovávání certifikátů po uplynutí technické lhůty jejich platnosti podle nařízení eIDAS tak můžete svěřit pohodlně kvalifikovanému poskytovateli.

I u tohoto nástroje využijete multiplatformní aplikace pro zpracování PDF dokumentů Signer, která umožní podepsat elektronický dokument a odeslat ho e-mailem nebo datovou schránkou. Je to ideální řešení pro všechny, co již nechtějí chodit na přepážku úřadu nebo na poštu. Díky časovým razítkům lze prokazatelně doložit přesné datum a čas provedené akce. Nakoupit a čerpat kvalifikovaná časová razítka můžete v jednoduchých balíčcích nebo čerpat zdarma v rámci aplikace Signer.

Ještě nevěříte, že se lze ve firmě zbavit papírování, ušetřit místo, energii i náklady, a ještě posloužit životnímu prostředí? Stačí udělal první krok a vyzkoušet některý z těchto nástrojů. Kdo jednou nastoupí cestu k bezpapírové kanceláři, už z ní nesejde!

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Pozor na končící platnost tokenů! Jak to vyřešit?

Všichni uživatelé elektronického podpisu, kteří používají pro vytváření kvalifikovaných elektronických podpisů vybrané tokeny a čipové karty, by si měli ověřit, zda-li i oni brzy nepřijdou o platnost jejich podpisů díky končící certifikaci.

Jak usnadnit podpis nového kontraktu?

Jak usnadnit podpis nového kontraktu?

Čas jsou peníze a také komodita, která je stále vzácnější. Každý den musíme pečlivě volit, čemu a proč budeme věnovat svůj čas a zda se nám to vyplatí.

Schvalujte faktury třeba z tramvaje

Schvalujte faktury třeba z tramvaje

Stop zdlouhavému vysedávání v kancelářích, moderní manažer dokáže schvalovat potřebné dokumenty vzdáleně, ať už se nachází kdekoli.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně. 

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů