Bezpapírová kancelář: archivujte, podepisujte, razítkujte elektronicky!

Podepisování, Archivace
23. srpna 2019, 5 minut čtení

V minulém článku o bezpapírovém řešení kanceláře jsme si nastínili možnosti elektronického oběhu dokumentů, firemních procesů a spisových služeb. Mezi základní potřeby každé společnosti nebo organizace patří ale také možnost převádět veškerou dokumentaci do elektronické podoby.

A také v ní provádět změny, archivovat a samozřejmě veškeré dokumenty elektronicky podepisovat, pečetit a opatřovat je časovými razítky. Zkrátka to, co byste běžně dělali v kanceláři s papírovým dokumentem, elektronicky to zvládnete i na dálku bez ohledu na zařízení a místo pobytu.

Konvertuje dokumenty do PDF

Pro elektronizaci a archivaci firemních dokumentů je třeba kvalitní nástroj na převádění do PDF dokumentů. Nás konvertor do PDF umí dokument nejen převést, ale i upravovat, anonymizovat v něm citlivé údaje a elektronicky ho podepsat. Činit tak můžete rovnou u vás na firemním serveru do formátů PDF a PDF/A, a to z nejběžnějších formátů souborů a dokumentů. Nástroj ověřuje shody PDF dokumentů s ISO požadavky na PDF/A a získává data z čárových kódů nebo je generuje do PDF.

Díky aplikaci Signer pak můžete jakýkoli dokument v PDF upravovat, editovat a také jej elektronicky podepsat. Signer existuje ve verzi pro organizace i jednotlivce a dokáže i anonymizovat PDF, přidávat tiskovou vrstvu, zabezpečovat PDF dokument a vkládat do něj texty. Dokumenty nemusíte se Signerem konvertovat do PDF jednotlivě, ale pohodlně hromadně, a stejně tak hromadně je můžete i podepisovat elektronicky. Aplikace se dá integrovat s MS Office. Důležitá je i možnost aplikace časových razítek a elektronických podpisů a ověřování PDF/A formátu a elektronických podpisů s náhledem historie těchto podpisů na dokumentu.

Podepisujte a razítkujte na dálku elektronicky

Nebaví vás věčné podepisování papírových dokumentů? Přejděte na elektronický podpis a pečeť. Elektronické dokumenty pak můžete podepisovat a razítkovat odkudkoli kvalifikovaně se zařízením HSM (Hardware Security Modul – certifikované vzdálené úložiště elektronických certifikátů). Nemusíte řešit žádný hardware, instalaci ani správu životního cyklu certifikátů. Plně jím nahradíte tokeny a čipové karty. Platnost elektronických podpisů můžete ověřovat u všech kvalifikovaných certifikačních autorit v EU. Uchovávání certifikátů po uplynutí technické lhůty jejich platnosti podle nařízení eIDAS tak můžete svěřit pohodlně kvalifikovanému poskytovateli.

I u tohoto nástroje využijete multiplatformní aplikace pro zpracování PDF dokumentů Signer, která umožní podepsat elektronický dokument a odeslat ho e-mailem nebo datovou schránkou. Je to ideální řešení pro všechny, co již nechtějí chodit na přepážku úřadu nebo na poštu. Díky časovým razítkům lze prokazatelně doložit přesné datum a čas provedené akce. Nakoupit a čerpat kvalifikovaná časová razítka můžete v jednoduchých balíčcích nebo čerpat zdarma v rámci aplikace Signer.

Ještě nevěříte, že se lze ve firmě zbavit papírování, ušetřit místo, energii i náklady, a ještě posloužit životnímu prostředí? Stačí udělal první krok a vyzkoušet některý z těchto nástrojů. Kdo jednou nastoupí cestu k bezpapírové kanceláři, už z ní nesejde!

Zaujal vás článek?
Podělte se o něj se svými známými

Další čtení

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Schvalujte smlouvy od poboček z regionů online

Nikdo se dnes nechce zdržovat schvalováním návrhů papírových smluv uzavřených obchodními zástupci v terénu nebo v pobočce. Klienti nemají trpělivost čekat celé dny na vyřízení své žádosti. Tak proč to nezvládnout za několik minut?

Jste připraveni na další covidový home office?

Jste připraveni na další covidový home office?

Počty nakažených koronavirem opět stoupají a ačkoli vláda před volbami vylučuje další lockdown, je třeba se připravit na situaci, kdy se opět zavřou kanceláře a na řadu přijde práce z domova.

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Rozšíření e-commerce v B2B je jen otázkou času

Martin Plevka řídí divizi Business Unit II, která se nedávno rozšířila, takže má na starosti klienty hned od prvního kontaktu až po předání práce a následnou technickou podporu. Logicky nás zajímalo, jaký má vztah k obchodu. A z jeho odpovědí pochopíte, že ho má doslova v krvi. A jak se společenský člověk dívá na dopady pandemie? Nejen o tom je náš rozhovor.

 eBook Paperless office zdarma

Jak přejít na skutečně bezpapírovou kancelář.

Jak se zbavit zbytečného papírování a efektivně využit čas. Na toto téma je eBook Paperless office. Najdete zde odpovědi nejen na to, jak chytře digitalizovat kancelář, ale mnohem více. Stačí jeden klik a máte vše u sebe. Jednoduše a digitálně.