Oběh dokumentů

Automatická distribuce HR dokumentů

Automatizovaná distribuce směrnic a firemních dokumentů zajistí, že každý zaměstnanec obdrží potřebné informace včas a přehledně. Odpovědná osoba má na druhé straně online přehledný report o tom, kdo, s kterým dokumentem a kdy se seznámil. Systém umožňuje jednorázové seznámení s dokumenty nebo dynamická pravidla pro automatické přiřazování.

Proč automatizovat distribuci dokumentů k seznámení

Přehled o tom, kdo s čím a kdy se seznámil

Jasné vymezení odpovědností a podklady pro audit

Automatické nebo ruční spuštění distribuce s odloženým zahájením

Jednorázové seznámení nebo dynamická pravidla přiřazení dokumentů

Už žádné obíhání zaměstnanců s papíry.

Typy dokumentů

Co vše můžete distribuovat automaticky

Automatizovaná distribuce umožňuje efektivní doručování široké škály nejen HR dokumentů k seznámení. Patří sem směrnice, interní předpisy, bezpečnostní pokyny, GDPR souhlasy, etické kodexy, pracovní řády, BOZP a PO školení nebo jakékoliv jiné dokumenty vyžadující potvrzení zaměstnance. Systém zajistí nejen správné doručení, ale i evidenci seznámení pro maximální přehlednost a právní jistotu.

Záznamy o všem

Mějte kompletní přehled. Obstojte před auditem

Vyšší transparentnost, právní jistota a efektivnější řízení HR procesů. Jakožto zaměstnavatel můžete snadno doložit splnění povinností, jako je proškolení BOZP, GDPR souhlasy nebo interní směrnice. Automatická evidence eliminuje administrativní zátěž, minimalizuje riziko nedodržení předpisů a umožňuje rychlou kontrolu při auditech. Navíc usnadňuje zpětnou dohledatelnost a zajišťuje, že každý zaměstnanec obdržel a potvrdil důležité informace.

Rozesílka dokumentů

Odesílání na základě automatizačních pravidel i ručně

Jakožto zaměstnavatel můžete plánovat distribuci směrnic, školení či jiných dokumentů předem, což zajistí, že zaměstnanci obdrží informace ve správný čas. Automatizace minimalizuje manuální zásahy, eliminuje riziko opomenutí a umožňuje hladký průběh procesů i při velkém objemu dokumentů. Ruční spuštění pak dává možnost okamžité reakce na aktuální potřeby organizace.

Potvrzení seznámení podpisem

Online reporting o stavu plnění seznámení

HR nebo jinému odpovědnému uživateli je k dispozici online report o stavu seznámení se s dokumenty ze strany zaměstnanců. Report je k dispozici přes dokumenty, aby bylo zřejmé, kdo všechno a kdy se seznámil, nebo přes zaměstnance, kde je zřejmé, jak plní požadavky na seznámení s dokumenty.

Naši klienti

Případové studie

Neměňte svůj ekosystém.  Vylepšete ho s integrací našich služeb.

Zdokumentované API umožňuje snadnou integraci na vaše stávající systému, včetně nastavení schvalovacích a podepisovacích workflow přímo z vašich systémů. Podporuje vzdálený elektronický podpis a zajišťuje dlouhodobý důvěryhodný archiv. Navíc máme připravené projektové integrace na Helios, SAP, Cornerstone, Microsoft a další systémy.

Více o možnostech integrace

stáhněte si e‑book

Digitalizace HR v praxi: co ukazují data z českých firem

Zjistěte, jak jsou na tom české firmy s digitalizací HR a kde mají největší prostor ke zlepšení. Náš e‑book přináší unikátní data z průzkumu Ipsos mezi 500 zaměstnanci, zkušenosti odborníků, právní pohled i případové studie firem. Na 47 stranách najdete praktické tipy pro onboarding, nábor, školení a schvalování dokumentů i checklisty, které vám pomohou začít s digitalizací bez zbytečných chyb a papírování.

Stáhnout e-book

Časté dotazy

Ano, směrnice a HR dokumenty můžete zaměstnancům distribuovat automaticky podle nastavených pravidel. Systém podporuje jednorázové seznámení s dokumentem i dynamické přiřazování podle toho, komu se má dokument zobrazit.

Přehled o seznámení s dokumentem máte dostupný v online reportu. Vidíte, kdo se s konkrétním dokumentem seznámil, kdy k tomu došlo a u kterých zaměstnanců se požadavek ještě neuzavřel.

Automaticky můžete rozesílat směrnice, interní předpisy, bezpečnostní pokyny, GDPR souhlasy, etické kodexy, pracovní řády nebo dokumenty k BOZP a PO školení. Použít lze i jiné firemní dokumenty, u kterých potřebujete doložit, že se s nimi zaměstnanec seznámil.

Ano, distribuci HR dokumentů můžete spustit ručně nebo ji naplánovat předem. Hodí se to například u pravidelných školení, nových směrnic nebo dokumentů, které mají zaměstnanci dostat ve správný den bez ručního rozesílání.

Ano, automatická distribuce dokumentů pomáhá doložit, kdo a kdy se s konkrétním dokumentem seznámil. Díky evidenci seznámení má HR nebo odpovědná osoba podklady pro audit, kontrolu plnění povinností i zpětné dohledání historie.

Ano, distribuci HR dokumentů lze integrovat do stávajícího firemního ekosystému přes API. Software602 podporuje napojení na systémy jako Helios, SAP, Cornerstone, Microsoft a další řešení, takže nemusíte měnit celý interní systém.

Pro více informací nám neváhejte napsat nebo zavolat

Nechte nám na sebe kontakt. Ozveme se Vám a naše produkty představíme po videohovoru nebo přímo u vás v organizaci. Poradíme, jak je můžete integrovat do organizace.