Zrychlení a zefektivnění procesů v Karviné

Magistrát města Karviná se v posledních letech výrazně mění k lepšímu díky probíhající digitalizaci. Ta přinesla méně papírování i jednodušší práci pro uživatele. Zavedení formulářových agend přispělo také ke snížení chybovosti a využití vyplňovaných dat v elektronické podobě.


Klient

Město Karviná


Počet zaměstnanců

do 250

Výchozí bod

Kombinace řady systémů a papírových dokumentů

Před zahájením spolupráce magistrát pracoval s různými informačními systémy a řadou aplikací. Ty byly od externích dodavatelů, ale část z nich byla vyvinuta i pracovníky magistrátu. Aplikace dobře sloužily pro dílčí úkoly, ale nenabízely komplexní schvalovací workflow. Papírové dokumenty musely nadále obíhat kanceláře a jednotlivé odbory. To se negativně projevovalo na rychlosti zpracování i nízkou informovaností o tom, v jaké fázi se schvalovací proces právě nachází. Řada procesů nebyla pokryta, jako např. agenda přípravy materiálů pro radu města a zastupitelstva nebo přidělování přístupových práv.

Zlom

Digitalizace agend

Jako první byla digitalizována agenda přidělování přístupových práv. Do té doby se o práva žádalo mailem. To s sebou přinášelo i nejednoznačné nebo neschválené požadavky, navíc neexistovala jejich evidence. Formulářové agendy od Software602 všechny uvedené potíže vyřešily. Poté se digitalizovala agenda přípravy materiálů rady města a zastupitelstva. Ta nyní funguje jednoduše – úředník připraví ve formuláři návrh, který nadřízený může schválit elektronickým podpisem nebo vrátit k dopracování. Digitálně se následně vytváří i program jednání a pozvánka. Automatizovaně vzniká i zápis z jednání.

„S formulářovou technologií Software602 se mi pracuje velmi dobře. Splňuje vše, co jsme pro náš magistrát požadovali a potřebovali. Také lidé ze Software602 vždy vycházejí vstříc našim požadavkům. Nemůžu si stěžovat.“

Mgr. Jiří Jarema
vedoucí oddělení informačních služeb, Město Karviná

přínosy

Zrychlení interních procesů

Úspěšné zavedení digitalizovaných agend přidělování přístupových práv a přípravy materiálů rady města a zastupitelstva odstranilo z oběhu papírové dokumenty a tím procesy zrychlilo a udělalo přehlednými. Proto následovala digitalizace dalších procesů – cestovní příkazy, žádanky o kancelářské potřeby, plánované absence či dohoda o vykonání práce přesčas a řada dalších. V současné době je to více než 30 různých formulářových agend, které magistrát v Karviné aktivně využívá.

Další předností úspěšné digitalizace magistrátu v Karviné je to, že formulářové agendy jsou napojeny na další informační systémy. To přináší celou řadu výhod, např. v případě cestovních příkazů digitalizace usnadnila jejich zpracování včetně kontroly proti docházkovému a personálnímu systému. Součástí nasazeného řešení je také technologie Long–Term Docs (LTD), která se stará o konverze dokumentů a dává magistrátu jistotu, že její dokumenty splňují požadavky nařízení eIDAS.

V Karviné používají i „DMS – Řízená dokumentace“ pro distribuci dokumentů. Ta slouží k prokazatelnému seznámení se s předpisy, směrnicemi či vyhláškami. Každý nový zaměstnanec je automaticky přidán do distribuce a je pak jasně dohledatelné, s jakými předpisy se seznámil (a kdy), případně s jakými se ještě seznámit má. V oběhu je okolo 160 „živých“ dokumentů, proto je třeba mít jasný přehled o dění. Díky formulářovým agendám od Software602 to jde mnohem snadněji.

Poradíme vám, jak s digitalizací začít.
Zdarma a bez závazků

  • Archivace a skartace
  • Elektronické podepisování
  • Formuláře s workflow
  • E-portály

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů