Schvalování faktur zkrátili o 60 % s nulovou chybovostí

Zkrátit příliš dlouhý schvalovací proces u faktur se rozhodla společnost Perfect Canteen, která se specializuje na firemní stravování. Zajišťuje jídelní servis pro řadu velkých firem a až příliš času jí zabírala administrativa. Problém vyřešila aplikace Sofa od Software602 pro schvalování a evidenci faktur.


Klient

PERFECT CANTEEN s.r.o.


Počet zaměstnanců

100+


Obor

Služby

Výchozí bod

Faktury v papírové podobě

Před zavedením aplikace Sofa od Software602 zpracovávali zaměstnanci společnosti Perfect Canteen veškeré faktury v papírové podobě. Účetnictví společnosti spravuje externí firma, ale kvůli zdlouhavému internímu schvalovacímu procesu se schválené faktury často předávaly se zpožděním, a platby se tak uskutečňovaly až po termínu splatnosti. To se samozřejmě nesetkávalo s dobrou odezvou u dodavatelů. Perfect Canteen proto začala hledat řešení, které by jednak nahradilo papírovou podobu schvalování smluv a jednak lépe řešilo evidenci všech faktur.

Zlom

Aplikace Sofa pro schvalování a evidenci faktur

Na podzim 2019 se finanční ředitel společně s IT rozhodl oslovit tři různé dodavatele elektronického zpracování a evidence faktur, mezi nimiž si vybralo řešení společnosti Software602 – cloudovou aplikaci Sofa pro schvalování a evidenci faktur. Jde o systém, který zavádí digitalizaci dokumentů, workflow, podpisů a archivu, čímž zcela vylučuje práci s papírovými dokumenty. Zefektivňuje tak práci ve firmách i v úřadech, kde se nemusí složitě vyhledávat papírové smlouvy a další dokumenty, nemusí se zajišťovat jejich fyzický oběh při schvalování, evidenci a archivaci.

Sofa umožnila faktury předávat elektronicky a zároveň je takto i podepisovat a pečetit, což proces velmi urychlilo. Veškeré dokumenty jsou dohledatelné okamžitě a odkudkoli díky vzdálenému přístupu z jakéhokoli chytrého zařízení. Odpovědní zaměstnanci tak nemusejí být přímo v kanceláři, aby mohli faktury schválit a fyzicky podepsat či orazítkovat. Mají přitom stále přehled, co se s danou fakturou děje a kdo s ní nakládal. Okruh lidí, kteří mohou s fakturami nakládat, lze libovolně nastavit – přidávat a odebírat práva – a vždy je jasné, kdo a kdy provedl nějakou změnu.

Zavádění aplikace Sofa bylo ve společnosti Perfect Canteen velmi rychlé. S implementací začala počátkem roku 2020 a celý proces oproti původnímu plánu urychlila kvůli nástupu pandemie Covid-19 a vládním opatřením, jež výrazně omezily fyzický pohyb zaměstnanců i jejich přítomnost v kancelářích. Sofa tak od počátku využívali na maximum a v podstatě jim zajistila bezproblémový chod společnosti i během stavu nouze vyhlášeného na jaře 2020.

„Po nasazení aplikace Sofa jsme dobu schvalování faktur zkrátili o 60% s nulovou chybovostí“​​​​. 

Václav Tichý
Perfect Canteen s.r.o.

Přínosy

Zrychlení schvalovacího procestu u faktur z 19 dní na týden 

Společnost Perfect Canteen přešla při schvalování a evidenci faktur kompletně na bezpapírové řešení prostřednictvím cloudové aplikace Sofa. Urychlila tak interní proces schvalování faktur z původních 19 dní na pouhý týden a vyřešila problém s prodlevami plateb dodavatelům. Navíc se nemusí obávat situací, kdy se pohyb jejích zaměstnanců a pobyt v kancelářích omezil nebo zcela eliminoval kvůli vládním opatřením, jako tomu bylo v době pandemie Covid-19. Prostřednictvím aplikace Sofa lze totiž faktury schvalovat a evidovat odkudkoli prostřednictvím počítače, tabletu nebo mobilu.


Zkrácení doby schvalovacího procesu u faktur z 19 dní na týden.


Dokonalý přehled, kdo a kdy který dokument schválil.


Okamžitá archivace dokumentu a zabezpečení proti jeho ztrátě.


Možnost schvalování faktur kdykoli a odkudkoli elektronicky, bez nutnosti fyzické přítomnosti v kanceláři.


Zabezpečení proti pozměňování dokumentu a neoprávněnému přístupu.


100% soulad s legislativou: Elektronické doklady odpovídají veškerým požadavkům české i evropské legislativy.

Poradíme vám, jak s digitalizací začít.
Zdarma a bez závazků

  • Archivace a skartace
  • Elektronické podepisování
  • Formuláře s workflow
  • E-portály

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů