Přestali ztrácet faktury a schvalují odkudkoliv

Zdlouhavý a neefektivní proces schvalování faktur řešila česká pobočka německé skupiny Mahr, která se zabývá vývojem a výrobou jak standardizovaných průmyslových měřidel, tak vysoce customizovaných řešení v oblasti metrologie. Kvůli prodlevám s vyřizováním faktur společnost čelila upomínkám od dodavatelů a celkově nebyla spokojena se zdlouhavým procesem zpracování interních dokumentů.


Klient

Mahr, spol. s r.o.


Počet zaměstnanců

100+


Obor

Výrobní podnik

Výchozí bod

Všechny faktury tiskli a přidávali k nim "košilky"

Před zavedením aplikace Sofa si zaměstnanci české pobočky skupiny Mahr všechny faktury tiskli, přidávali k nim „košilky“, na které vyplnili potřebné údaje, jako je datum přijetí, datum splatnosti, předmět plnění a podpis odpovědného manažera, který fakturu schválil. Teprve poté se faktura dostala na finanční oddělení, aby ji mohli proplatit. Jenže tento zastaralý způsob zpracování vedl k tomu, že se faktury ztrácely, vznikaly jejich duplikáty, poté se objevovaly původní verze, které někomu ve firmě ležely týdny na stole, a nastával všeobecný zmatek. Nemluvě o upomínkách od dodavatelů.

Zlom

Cloudová aplikace Sofa

V roce 2017 se vedení společnosti rozhodlo oslovit dva vybrané dodavatele řešení elektronického oběhu a schvalování dokumentů a po dvoutýdenním porovnávání zvolilo řešení od Software602 - cloudovou aplikaci Sofa pro schvalování a evidenci faktur, ale také různých interních žádanek, jako jsou knihy jízd a cestovní příkazy. Sofa umožňuje elektronický oběh interních dokumentů, jejich schvalování, elektronické podepisování a archivaci, přičemž není závislá na tom, že by ji zaměstnanci museli využívat pouze v kanceláři v rámci firemní sítě. K firemním dokumentům se oprávnění uživatelé dostanou odkudkoli a potřebují k tomu pouze chytré zařízení a připojení k internetu.

Veškeré příchozí dokumenty firma nahraje do Sofa (a je jedno, zda jsou již od počátku elektronické, nebo přijdou v papírové podobě – v takovém případě je stačí pouze naskenovat a pustit do oběhu prostřednictvím Sofa), aplikace jim automaticky přidělí evidenční číslo a poté stačí ke každému dokumentu přidat odpovědné zaměstnance, kteří s ním mají nakládat. V každé fázi existence dokumentu je hned jasné, zda čeká na schválení, kdo s ním naposledy pracoval a jaké v něm udělal změny. Pokud zaměstnanec potřebuje například schválit fakturu, připojí k procesu zpracování odpovědného manažera, kterému okamžitě přijde notifikace, aby daný dokument zkontroloval a odsouhlasil, případně vrátil zpět s komentáři a požadavky na změny.

Zavádění aplikace Sofa ve společnosti Mahr bylo poměrně rychlé, včetně všech individuálních úprav se stihlo během dvou měsíců. Specialisté ze Software602 následně zaměstnance společnosti Mahr proškolili, jak se Sofa používá, a poskytli jim help linku kvůli případným dotazům a řešení problémů.

„Sofa nám efektivně vyřešila oběh účetních dokladů a schvalování i na home office“

Libor Hess
Head of Finance Mahr, spol. s. r. o.

Přínosy

Časová úspora, zrychlení a přehlednost

Elektronický oběh dokumentů přinesl společnosti Mahr velkou časovou úsporu, urychlení a přehlednost práce. Dostupnost veškerých potřebných dokumentů i mimo kancelář firma ocenila zejména v době povinných lockdownů a hromadných home officů, na které byla díky Sofa skvěle připravena. Firemní procesy tak pandemie koronaviru a vládní opatření proti šíření viru nijak nenarušily. Jiné firmy tento problém řešily až ve chvíli, kdy nastal, a trvalo jim několik týdnů až měsíců, než přešly na plně digitální oběh a schvalování dokumentů. V české pobočce skupiny Mahr využívá aplikaci Sofa 60 zaměstnanců a účetnictví už nemá žádné prodlevy se schvalováním a proplácením faktur dodavatelům. Každý měsíc si pak firma zpracovává interní přehledy a celkový report o zpracovávaných dokumentech.

  • Zkrácení doby schvalovacího procesu dodavatelských faktur.
  • Konec „ztrácení“ faktur a jiných dokumentů, jejich duplicit a hledání papírových dokumentů.
  • Dokonalý přehled, kdo a kdy který dokument schválil a kde v procesu a jaké dokumenty se ještě nacházejí
  • Okamžitá archivace dokumentu a zabezpečení proti jeho ztrátě.
  • Možnost schvalování faktur kdykoli a odkudkoli elektronicky, bez nutnosti fyzické přítomnosti v kanceláři.
  • Zabezpečení proti pozměňování dokumentu a neoprávněnému přístupu.
  • Dokumenty jsou opatřeny metadaty, která umožňují fulltextové vyhledávání.
  • 100% soulad s legislativou: elektronické doklady odpovídají veškerým požadavkům české i evropské legislativy.

Poradíme vám, jak s digitalizací začít.
Zdarma a bez závazků

  • Archivace a skartace
  • Elektronické podepisování
  • Formuláře s workflow
  • E-portály

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů