Podepisování odkudkoliv: Signer nám pomohl v době home office

Takřka dva roky řešil Výzkumný ústav meliorací a ochrany půdy (VÚMOP) otázku nasazení nové spisové služby. V případě elektronického podepisování, hledal VÚMOP službu, která by umožnila větší flexibilitu zaměstnancům. Díky aplikaci Signer nyní mohou podepisovat všechny potřebné dokumenty.


Klient

Výzkumný ústav meliorací a ochrany půdy 


Počet zaměstnanců

250+


Obor

Centrální úřad

Výchozí bod

Podpisové certifikáty v datovém úložišti Windows 

Před zavedením aplikace Signer využívali zaměstnanci VÚMOP certifikáty pro elektronické podepisování uložené v datovém úložišti Windows. K tomu však neměli přístup vždy a všude, a tím se komplikoval, a především zbytečně zdržoval, proces podepisování, zvláště pak v případech, kdy bylo třeba potřebné materiály podepisovat v terénu. Vedení VÚMOP se proto rozhodlo dosavadní praxi opustit a začalo hledat vhodnější variantu.

Zlom

Vzdálené elektronické podepisování a pečetění

Ke konci roku 2017 padlo rozhodnutí, že VÚMOP osloví dodavatele bezpapírového řešení správy a evidence dokumentů i jejich vzdálené elektronické podepisování a pečetění. „Primárně jsme vybírali řešení nové spisové služby a důraz byl pochopitelně kladen i na naplňování souvisejících předpisů, jako např. nařízení eIDAS,“ říká Ing. Ivan Novotný, náměstek ředitele VÚMOP pro půdní službu a informatiku. Ústav prověřil velké množství možností, než byl schopen definovat svoje požadavky pro výběrové řízení. Celý proces až po výběr vítězné varianty tak zabral přibližně dva roky.

VÚMOP měl na dodavatele velmi vysoké nároky. „V případě elektronického podepisování to byla především potřeba vyšší flexibility, například možnosti podepisovat i na mobilních telefonech apod. Dále také potřeba centrálního systému správy certifikátů,“ vypočítává Ing. Novotný. Nejsložitější však byl výběr nové spisové služby, kvůli němuž se celý proces tolik protáhl. „Vzdálené podepisování bylo nasazeno velmi rychle, integrace samotné elektronické spisové služby byla pochopitelně mnohem náročnější, a to jak časově, tak finančně,“ komentuje Ing. Novotný.

S integrací služeb vzdáleného podepisování a pečetění, včetně aplikace Signer, přímo pomohla Software602. „Bez této pomoci bychom si změnu ani nedovedli představit. Software602 byla v tomto schopna plně vyhovět a úroveň spolupráce hodnotíme vysoko,“ konstatuje Ing. Ivan Novotný. Během implementace VÚMOP zaznamenal problémy s využíváním certifikovaného nástroje pro zadávání veřejných zakázek E-ZAK, které se však podařilo rychle vyřešit. Přechod zaměstnanců na nový způsob vzdáleného elektronického podepisování nebyl nijak časově náročný: postačilo jedno školení s podporou Software602. V praxi začal VÚMOP toto řešení používat od začátku roku 2020.

Během náročného nasazování nové elektronické spisové služby i po celou dobu využívání vzdáleného elektronického podepisování řeší VÚMOP své požadavky na úpravy a změny prostřednictvím helpdesku Software602. „Ten je založen na systému Easy Project od Easy Software s.r.o., který používáme i ve VÚMOP, a toto řešení je velmi intuitivní a přehledné. Reakce na naše kritické tickety se řeší velmi rychle,“ pochvaluje si Ing. Ivan Novotný.

„Díky vzdálenému podepisování jsme se lépe připravili na situaci vyvolanou pandemií COVID-19. Ta společně s masivním nasazením home office dle mého názoru vyvolala změnu paradigmatu v této oblasti, takže pokud bychom o ní věděli dříve, změny bychom ještě výrazněji urychlili.“​​​​

Ing. Ivan Novotný
Výzkumný ústav meliorací a ochrany půdy

Přínosy

Zkrácení doby vystavení a podepsání dokumentu

Nasazování nového řešení pro vzdálené elektronické podepisování a pečetění společně s aplikací Signer ve VÚMOP přišlo krátce předtím, než Česká republika zaznamenala příchod první vlny pandemie Covid-19. VÚMOP se tak mohl s předstihem připravit na všechna vládní omezení, jež přišla společně se zavedením stavu nouze. Ústav tak nebyl nijak omezen ve své činnosti, i když řada jeho zaměstnanců musela přejít na režim home office.  


Zkrácení doby vystavení a podepsání dokumentu.


Dokonalý přehled, kdo a kdy který dokument autorizoval a vystavil.


Okamžitá archivace dokumentu a zabezpečení proti jeho ztrátě.


Správa certifikátů pro kvalifikovaný elektronický podpis a vzdálený přístup k těmto certifikátům.


Zabezpečení proti pozměňování dokumentu a neoprávněnému přístupu.


Dlouhodobá právní validita a uchování smluvních dokumentů.

Poradíme vám, jak s digitalizací začít.
Zdarma a bez závazků

  • Archivace a skartace
  • Elektronické podepisování
  • Formuláře s workflow
  • E-portály

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů