Migrace a archivace 48 milionů smluv za 4 měsíce

Raiffeisen Stavební Spořitelna a.s. (RSTS) potřebovala převést několik desítek milionů dokumentů, především smluv o stavebních úvěrech a spoření, do nového interního systému a následně do dlouhodobého archivu. A to do 4 měsíců.


Klient

Raiffeisen Stavební Spořitelna a.s.


Počet zaměstnanců

250+

Výchozí bod

Zastaralý systém a miliony dokumentů

Základním požadavkem bylo nahradit zastaralý systém pro archivaci a správu dokumentů ARCIS komplexním systémem pro správu podnikového obsahu ECM (Enterprise Content Management). Nejvyšší prioritou klienta bylo v danou chvíli vyřešit dlouhodobé ukládání elektronických dokumentů.

Cílem bylo převést několik desítek milionů dokumentů, především smluv o stavebních úvěrech a spoření, do nového interního systému a následně do dlouhodobého archivu během krátkého období čtyř měsíců.

Zlom

Čtyři fáze implementace

Zakázka vyžadovala zcela unikátní řešení, včetně implementace řešení a produktů třetích stran. Celý projekt jsme proto řešili ve čtyřech nezávislých fázích. V první fázi jsme řešili výzvu implementace šesti integrovaných systémů – CIBIS-sale, CIBIS-web, SAP BW, IDFU a MS (Office, Outlook). V druhé fázi jsme implementovali separátní elektronickou spisovou službu. Ta obsahuje zpracování DZ (datové zprávy, exekuce), generování úkolů ke spořícímu procesu i s přehledem úkolů a úvěrový proces. Tedy integraci obecně, integraci s IDFU a párování mezi VOP a sazebníky. Třetí fáze potom obsahovala řešení IT infrastruktury, účetní doklady, workflow, procesy a rozvoj spisové služby. Ve čtvrté fázi jsme optimalizovali zapojení nástrojů ze třetí fáze, procesní plně elektronické zpracování objednávek a likvidace faktur a účetních dokladů.

„Dodané řešení splnilo naše očekávání a s odstupem času lze konstatovat, že uživatelé jsou s dodaným řešením spokojeni. V dodaném řešení jsou silné integrace na ostatní bankovní systémy a vzájemné vazby v rámci produktů S602 (spisová služba, DMS, DDA, procesy, skartace, GDPR, ….)  Systém nám výrazně usnadňuje denní práci v oblasti evidence dokumentů. Zejména jednoduchost integrace produktů MS Office pro ukládání dokumentů je výrazné usnadnění rutinních činností.“

Rudolf Pavlíček
Raiffeisen Stavební Spořitelna a.s., projektový manažer

výsledek

Důvěryhodné úložiště elektronických dokumentů

RSTS očekávala dodávku důvěryhodného / prostého digitálního úložiště elektronických dokumentů, jejich evidenci v rámci spisové služby, indexaci a popis dokumentů, jednoduché i složitější stavová workflow pro zpracování dokumentů, tj. nastavení řízení, sledování a vyhodnocování procesu zpracování dokumentů. Dále pak vazby na ostatní aplikace používané v RSTS a možnost jejich zobrazování na základě požadavků uživatele s ověřením oprávněnosti přístupu k danému dokumentu. Celý systém zajišťuje 270 uživatelských licencí na veškeré dodané moduly.

Dále byl systém rozvinut o časová razítka pro zajištění důvěryhodnosti biometrických podpisů. V souvislosti se směrnicí eIDAS byl do systému doplněn o modul pro automatizované označování vybraných dokumentů o Pečeť právnické osoby.

Poradíme vám, jak s digitalizací začít.
Zdarma a bez závazků

  • Archivace a skartace
  • Elektronické podepisování
  • Formuláře s workflow
  • E-portály

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů