Kvůli fakturám už nemusí účetní do kanceláře, sklep se neplní šanony

Oprostit se od papírového zpracování faktur a jejich fyzické archivace, ale i od nutnosti chodit kvůli vyřizování účetnictví do kanceláře, chtěla komunikační agentura TAKTIQ Communications. Prostory pro papírový archiv umístěný ve sklepě se povážlivě plnil a velmi těžko se v něm vyhledávaly konkrétní dokumenty. Řešením byla digitalizace.


Klient

TAKTIQ Communications 


Počet zaměstnanců

15+


Obor

Služby

Výchozí bod

Papírové faktury a sklep plný šanonů

Do poloviny roku 2021 agentura TAKTIQ Communications zpracovávala a archivovala veškeré faktury v papírové podobě, což vyžadovalo přítomnost účetní a její asistentky v kanceláři. Fyzicky se faktury tiskly a archivovaly i přes to, že až na dva nebo tři dodavatele veškeré faktury do společnosti přicházely a odcházely v elektronické podobě a agentura už používala svůj interní účetní systém. Stávající praxe neumožňovala provádět veškeré úkony mimo kancelář a komplikovala vyhledávání v archivovaných dokumentech, které se nacházely v šanonech umístěných ve sklepních prostorech kanceláře.

Zlom

Cloudová aplikace Sofa

Ve chvíli, kdy vláda přišla s návrhem nařízení, že všechny firmy budou muset mít od roku 2022 povinně digitální archiv, rozhodla se agentura TAKTIQ Communications vyhledat vhodné řešení a zavést bezpapírové zpracování, oběh a archivaci faktur. V květnu 2021 si definovala funkce, které by mělo takové řešení splňovat, a oslovila dva dodavatele, z nichž si na přelomu jara a léta 2021 vybrala aplikaci Sofa od Software602. Plně ji agentura využívá od září 2021.

Kromě usnadnění práce a vyhovění vládnímu nařízení, agentura přechodem na bezpapírové zpracování a archivaci faktur ušetřila na tisku, a to jak na papíru, tak toneru, i když tuto úsporu nedokáže přesněji kvantifikovat. Hlavním benefitem aplikace Sofa bylo zrychlení oběhu dokladů, a tím pádem udržení účetnictví v aktuální podobě. Asistentka účetní může pracovat z domova nebo odkudkoli, faktur se můžou rovněž kontrolovat online, a totéž platí o vyhledávání v archivu. Velmi vítanou novinkou jsou časová razítka u dokumentů.

TAKTIQ Communications zároveň nadále používá svůj interní účetní systém a uvažuje v druhém kroku o jeho propojení s aplikací Sofa, aby bylo možné do účetního systému dostat doklady s časovými razítky.

„Jakmile jsme systém nastavili, sžití s ním bylo jednoduché. Vedlo ke zrychlení oběhu dokladů, tím pádem máme stále aktuální účetnictví. Asistentka může pracovat z domova nebo odkudkoliv, máme i finanční úspory za tisk a papír“

Magda Zeithammelová,
finanční ředitelka, Taktiq Communications 

Přínosy

Úspora času, prostor, tisku a přístup na dálku

Jednatel společnosti, účetní i její asistentka mají mnohem jednodušší přístup k účetním dokladům, zásadním způsobem se zlepšil oběh dokumentů, které lze zpracovávat, schvalovat a archivovat odkudkoli. Přes prvotní nedorozumění, a ne úplné pochopení zadání, agentura považuje přístup Software602 za příjemný a je s výsledným řešením spokojena. Za náročnější považuje komunikaci se zavedením změn v systému, který Sofa nabízí. Jakmile však byl systém nastaven, sžití s ním bylo jednoduché.

  • Bezpapírový oběh účetních dokumentů bez nutnosti jejich tisku.
  • Nahrazení fyzického archivu elektronickým, úspora prostor a lepší přístup k dokumentům a jejich jednodušší vyhledávání.
  • Úspora za pronájem prostor pro papírový archiv, za papír a tisk.
  • Možnost přístupu odkudkoli online, není nutná přítomnost účetní nebo její asistentky v kanceláři.
  • Aplikaci lze kdykoli rozšířit o další funkce, které Sofa nabízí.

Už odcházíte?

Zkuste elektronický
podpis zdarma

Elektronické podepisování dokumentů
s ověřením přes BankID
nebo SMSkou snadno a rychle.

Poradíme vám, jak s digitalizací začít.
Zdarma a bez závazků

  • Digitální archivace
  • Elektronické podepisování

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů