Konečně bez front: Plzeňské úřady přijímají formuláře online

Zastupitelé Plzně se rozhodli pro projekt digitalizace, jehož cílem bylo omezit čekání u přepážek a dát lidem možnost podávat elektronicky nejrůznější žádosti a formuláře. Toto řešení zároveň mělo přispět k efektivnější práci s daty na úřadech.


Klient

Město Plzeň


Počet zaměstnanců

250+

Výchozí bod

Fronty na úřadech a chyby v papírování

V době „předdigitalizační“ byli návštěvníci plzeňských úřadů limitováni úředními hodinami. V důsledku toho jim hrozilo, že kvůli jakékoli jednotlivosti, včetně podání jednoduchého formuláře, budou muset vystát nepříjemnou frontu a riskovat zdržení.

V nejfrekventovanějších hodinách se úřady nárazově potýkaly s přetížením. Jejich pracovníci navíc při zpracovávání nejrůznějších žádostí a formulářů mnohdy čelili nedostatkům v dodaných podkladech — leckdy byly nekompletní nebo v nich byly chyby. Určitou míru chybovosti pak přinášelo i následné manuální zpracování veškerých údajů.

Zlom

Online portál pro občany

Zefektivnění všech procesů mělo přinést zřízení portálu, který by Plzeňané mohli využívat k podávání úředních žádostí online. Byl ustanoven realizační tým, který v rámci vstupní analýzy vyhodnotil četnost využití jednotlivých formulářů v evidenci úřadů a posléze začal s budováním infrastruktury pro jejich elektronické podávání. Přednost dostaly ty nejvyužívanější.

Samotná realizace projektu včetně příprav trvala zhruba rok. V roce 2013 byl spuštěn interaktivní portál https://epo.plzen.eu, jehož obliba od té doby neustále stoupá.

„Za hlavní přínosy digitalizace považuji vznik jednotného portálu, který navazuje na životní situace občanů a díky využití stávajících rejstříků jim usnadňuje vyplňování formulářů. Vedle toho pozitivně hodnotím také sjednocení prostředí pro všechny městské obvody a jednotný vzhled dokumentů.“

Tomáš Benedikt
Správa informačních technologií města Plzně

Přínosy

Úleva pro úředníky i obyvatele

Digitalizací formulářů na plzeňských úřadech — a to i na úrovni jednotlivých obvodů — se docílilo několika významných zlepšení, které občané pocítili.

Urychlila se i práce s daty na straně úřadů — odpadají složité přepisy, přenos dat z formulářů do informačních systémů probíhá automaticky, chybovost se omezila na minimum.


Lidé už kvůli každé jednotlivosti nemusejí chodit na úřad — řadu formulářů mohou podat online, z pohodlí domova, bez ohledu na úřední hodiny.


Podávání formulářů přes internet snížilo každodenní vytíženost úřadů. Odbavování jednotlivých žádostí je díky tomu plynulejší.


Zavedením unifikovaných a intuitivních formulářů (které registrovaným uživatelům samy doplňují například adresy) se vyplňování zjednodušilo.

Poradíme vám, jak s digitalizací začít.
Zdarma a bez závazků

  • Archivace a skartace
  • Elektronické podepisování
  • Formuláře s workflow
  • E-portály

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů