Formuláře ve službách bezpečnostního sboru

Digitalizace procesů byla nezbytností pro zajištění efektivní činnosti Generálního ředitelství cel. Hledali jsme efektivní řešení, jak pracovat s dokumenty, procesy a podpisy. Zabezpečení kompetencí v oblasti správy cel a některých daní je tak mnohem rychlejší a výkonnější.


Klient

Generální ředitelství cel


Počet zaměstnanců

250+

Výchozí bod

Veškeré procesy papírově

Celní správa je výhradním správcem spotřebních daní a vykonává i celou řadu dalších činností ve prospěch státu a jeho občanů. Před zahájením digitalizace byly součástí činností jejích pracovníků papírové formuláře. Veškeré procesy probíhaly také v „papírové podobě“ – formulář se ručně vyplnil, podepsal a pak byl uveden do oběhu. To znamenalo shromažďovat vyplněné formuláře a fyzicky je předávat k dalšímu zpracování. Procesy vyplňování, předávání a dalšího zpracování byly pomalé, neobešly se bez chyb a doplnění či oprava papírového formuláře znamenala další zdržení. Proto se rozhodlo o digitalizaci.

Zlom

Digitální agendy pro celníky

Dodavatel řešení vyšel z výběrového řízení a stala se jím společnost Software602. Právě digitalizace procesů prostřednictvím elektronických formulářů jsou hlavní „vlajkovou lodí“ spolupráce. Nejčastěji využívanou agendou v celní správě byl cestovní příkaz, kde proběhla digitalizace jako první. Jejich vyplňování se zjednodušilo – nově stačí vypsat správně časy nástupu a ukončení. Výpočet pak probíhá automaticky. Každý zaměstnanec tím ušetří velké množství času, protože nemusí „ručně“ počítat dobu strávenou na služební cestě ani to, na jaké náhrady má vlastně nárok. To vše bez nutnosti tisknout cokoli na papír.

„Hledali jsme efektivní řešení, jak pracovat s dokumenty, procesy a podpisy. Nešlo jen o kopírování stávající „papírové cesty“. Chtěli jsme optimalizovat procesy i s ohledem na fakt, že naši zaměstnanci mají dva typy služebního poměru. Systém je stabilní, všechna interní nařízení i požadavky legislativy jsou splněny a celý proces je nyní mnohem rychlejší.“

Ing. Petr Gavlas
Ředitel odboru informatiky Generálního ředitelství cel

Přínosy

Flexibilní schvalovací workflow

Formuláře se v GŘC využívají pro pestrou škálu činností, kromě jiného pro agendy interní kontrolní činnosti a auditu a daňového řízení. Agendy kontrolní činnosti využívají 20 formulářů, pro daňové řízení je k dispozici 25 formulářů.

Pomocí formulářů se dělá také pravidelný roční plán kontrol a všechny agendy spojené s kontrolou jsou napojeny na spisovou službu se svým jednacím číslem. Nejběžnější protokol o kontrole je řešen vlastním elektronickým formulářem, stejně tak se oznamuje zahájení kontroly.

Mezi nejčastěji používané formuláře pro vnitřní potřebu patří cestovní příkaz, nástup zaměstnance nebo přístup k aplikacím.

Při tvorbě formulářů se muselo přihlížet i k tomu, že lidé v GŘC jsou buď civilní zaměstnanci nebo celníci spadající pod služební zákon. Vlastní výpočet nebo i obsah náhrad se proto v některých ohledech liší. Přidanou hodnotou je také informační hodnota názvu formulářů, které se generují dynamicky. Formulář v každém kroku přepíná hodnotu do další úrovně názvu. Díky filtrům pak lze formuláře jednoduše třídit a třeba v účtárně na první pohled vidí, v jaké fázi zpracování je konkrétní cestovní příkaz.

Schvalovací workflow je flexibilní a v případě nemocí (nebo dovolené) je možné delegovat odpovědnosti i na jiné osoby. V takovémto případě může jeden člověk zastávat práci i dalších lidí.

Celý projekt digitalizace proběhl úspěšně. Úspory jsou finanční a časové. Vzhledem k množství pracovníků Celní správy a jejich působnosti na území České republiky byly dříve schvalovací procesy zdlouhavé, spotřebovalo se velké množství papírových formulářů, které se navíc musely různě převážet. Když se formulář špatně vyplnil, cesta k nápravě chyby nebyla rychlá. S dnešní situací je to nesrovnatelné – vyplnění elektronického formuláře zabere desítky vteřin, nadřízený může hned schválit a požadavek jde dál k vyřízení. Proces se rapidně zkrátil, každý uživatel systému má okamžitý přehled o celém procesu, v jaké je právě fázi.

Poradíme vám, jak s digitalizací začít.
Zdarma a bez závazků

  • Archivace a skartace
  • Elektronické podepisování
  • Formuláře s workflow
  • E-portály

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů