Excel nahradila evidence zahraničních služebních cest

Zastaralý systém evidence zahraničních služebních cest a jejich pojištění trápil FHS UK v Praze. Náročné vedení mnoha položek s pomocnými soubory ručně v Excelu vedlo k častým chybám a omylům. Kvůli prodlevám při zpracování dat se zdržovalo vyřizování cestovních pojištění. Proto se fakulta rozhodla systém změnit a jako řešení si nakonec zvolila cloudovou aplikaci Sofa.


Klient

Fakulta humanitních studií UK


Počet zaměstnanců

200+


Obor

Školství

Výchozí bod

Ruční evidence v Excelu

Před zavedením aplikace Sofa se všechny zahraniční služební cesty a jejich pojištění na Fakultě humanitních studií Univerzity Karlovy v Praze evidovaly ručně prostřednictvím pomocných souborů v Excelu. Tento způsob se ale jevil příliš náročný, existovalo u něj vysoké riziko omylu a v každém akademickém roce se musel excelový soubor zpracovávat znovu od začátku, se zanášením všech dat o jednotlivých zaměstnancích fakulty. Oddělení informačních technologií FHS UK delší dobu uvažovalo o změně, faktické kroky však fakulta začala podnikat až v roce 2014.

Zlom

Cloudová aplikace Sofa

Právě v roce 2014 padlo rozhodnutí, že se systém evidence zahraničních služebních cest změní, ovšem ve hře byla dvě možná řešení: vývoj vlastního nástroje, který by splňoval specifické požadavky FHS UK a fakulta by ho měla plně pod kontrolou, nebo outsourcing řešení už existujícího od externího dodavatele. Volba padla na druhou variantu a FHS UK oslovila dvě společnosti, od nichž si nechala představit jejich řešení. Nakonec zvolila cloudovou aplikaci Sofa od společnosti Software602.

„Rozhodovali jsme se mezi komfortním, ale drahým přihlašováním každého uživatele s napojením na celouniverzitní systém LDAP, nebo velmi neobvyklým provizorním řešením s jediným uživatelem pro všechny učitele. Nakonec jsme vybrali to levnější,“ říká Jan Vaněk, vedoucí Oddělení informačních technologií FHS UK a dodává, že jde stále o jisté provizorium, které by se mělo časem rozvinout do definitivního řešení. Svůj účel nicméně plní: evidence zahraničních služebních cest i pojištění se maximálním způsobem zrychlila a je mnohem přehlednější.

Nasazení aplikace Sofa bylo vzhledem k minimální návaznosti na ostatní informační systémy FHS UK prakticky okamžité. Samotné sžití s novým řešením trvalo zaměstnancům fakulty asi půl roku. Fakulta považuje aplikaci za finančně přijatelnou s tím, že mělo jít o dočasné řešení, než se využívání Sofa rozšíří o její další funkce nebo fakulta přejde na jiné celouniverzitní řešení. Od roku 2015, kdy na FHS UK Sofa nasadili, však zatím k žádná další změna nenastala a fakulta je s tímto „provizoriem“ spokojena.

„Vzhledem k minimální návaznosti na ostatní informační systémy bylo nasazení prakticky okamžité. Řešení jsme pokládali za dočasné s tím, že buď rozšíříme využití prostředí Software602 nebo přejdeme na celouniverzitní řešení, což se dosud nestalo“

Jan Vaněk,
oddělení informačních technologií FHS UK

Přínosy

Zkrácení času, rychlost a bezproblémovost

Evidence zahraničních služebních cest a cestovního pojištění na FHS UK prošla zásadní proměnou. Představuje podstatně jednodušší výkaznictví a podklady pro cestovní pojištění. Aplikaci Sofa využívá prakticky každý, kdo cestuje služebně do zahraničí, což představuje zhruba 70 zaměstnanců fakulty, a také jeden referent. Přístup společnosti Software602 při nasazování aplikace označuje fakulta za vstřícný, rychlý a bezproblémový. I když stávající řešení považuje IT oddělení fakulty za provizorní, oceňuje na něm, že funguje naprosto bez problémů.

  • Zkrácení doby evidence zahraničních služebních cest a cestovního pojištění.
  • Jednotný přístup k rozhraní zadávání cest a pojištění pro všechny zaměstnance fakulty, kteří to potřebují.
  • Intuitivní prostředí aplikace Sofa usnadňuje práci s daty.
  • Evidence se nemusí každý rok zakládat znovu úplně od začátku.
  • Možnost přístupu odkudkoli online.
  • Aplikaci lze kdykoli rozšířit o další funkce, které Sofa nabízí.

Poradíme vám, jak s digitalizací začít.
Zdarma a bez závazků

  • Archivace a skartace
  • Elektronické podepisování
  • Formuláře s workflow
  • E-portály

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů