Digitalizace interních procesů přinesla efektivitu a úspory

Východočeská Polička je důkazem, že digitalizace nemusí být pouze výsadou velkoměst. Vedení města se rozhodlo pro digitalizaci vybrané agendy tamějšího městského úřadu, pod jehož správu, vzhledem k jeho rozšířené působnosti, spadá dalších 19 menších obcí.


Klient

Město Polička


Počet zaměstnanců

do 250

Výchozí bod

Složité schvalovací procesy

Agenda městského úřadu v Poličce vzhledem k rozšířené působnosti nepatřila k nejjednodušším. Složité a časově náročné byly zejména různé interní schvalovací procesy. Určité úkony znamenaly chodit s vybraným dokumentem po úřadu od dveří ke dveřím ve snaze získat veškerá potřebná potvrzení. Ne že by něco bylo zcela špatně — pracovníci úřadu byli na systém zvyklí a interním procesům při vyřizování podpisů a razítek se přizpůsobili. Nicméně bylo na místě se ptát, zda neexistuje vhodná a dostupná technologie, která by schvalování zefektivnila a fungování úřadu přenesla do 21. století. 

Zlom

Zavedení bezpapírové agendy

Odpovědí na problémy úřadu byla digitalizace. V první fázi projektu dostaly zelenou čtyři nejvyužívanější agendy - nepřítomnost, cestovní příkaz, přístupová práva a elektronická doručenka.

Každá obsahuje celou řadu variant: Nepřítomnost nabízí 19 možných důvodů absence (lékař, dovolená, náhradní volno, služební pochůzka a další). Cestovní příkaz zase zahrnuje všechny kroky od prvotní žádosti, přes schválení vedoucím, až po vyúčtování mzdovou účtárnou. 

Základem tedy bylo provést důkladnou vstupní analýzu. Tou se zjistil stávající stav vybraných agend a vzápětí se přikročilo k jejich optimalizaci. Počet kroků v oběhu jednotlivých dokumentů se tím výrazně snížil a celý postup se zjednodušil. Následně se u všech digitalizovaných procesů jasně definovaly veškeré kroky od vytvoření agendy až po její uzavření. Vše tak získalo jasný řád. 

„Celý projekt elektronizace odstartovala potřeba zjednodušit a zrychlit interní procesy, sjednotit vstupy a výstupy a nalézt možné úspory. To vše se nám podařilo splnit, a to dokonce velmi rychle. Vedle toho jsme kladli důraz také na to, aby nový systém byl uživatelsky komfortní a výstupy odpovídaly grafickému manuálu města. I to se splnilo.“

Ondřej Votruba
vedoucí oddělení informačních technologií města Polička 

Přínosy

Zjednodušení a zrychlení interních procesů

Digitalizace vedla k celkovému zjednodušení a zrychlení vybraných agend. Nyní jsou přehlednější a mají dokonale dohledatelnou historii.

Výrazný pozitivní efekt je patrný v oblasti cestovních příkazů: Zaměstnanci vidí, kdy je který vůz k dispozici (lepší využití vozového parku) a mohou své aktivity lépe koordinovat (plánování společných cest).

Elektronická doručenka umožňuje distribuovat potřebné dokumenty vybraným skupinám uživatelů.

Bezpapírový systém přinesl znatelné úspory. „Schvalovat lze odkudkoli, online. Šetříme na papírech i tonerech, ale především jsme ušetřili cenný čas,“ hodnotí Ondřej Votruba, vedoucí oddělení IT města Polička. 

Poradíme vám, jak s digitalizací začít.
Zdarma a bez závazků

  • Archivace a skartace
  • Elektronické podepisování
  • Formuláře s workflow
  • E-portály

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů