Automatizace zrychlila zpracování dokumentů o 95 %

Společnost APM Automotive s.r.o. se rozhodla začít hledat dodavatele moderního automatizovaného systému pro správu dokumentů. Už první rok používání přinesl společnosti výrazně vyšší efektivitu a časovou úsporu na straně zaměstnanců.


Klient

APM Automotive s.r.o.


Počet zaměstnanců

250+


Obor

Auto-moto

Výchozí bod

Statisíce dokumentů zpracovávaných ručně

APM Automotive s.r.o. ročně přijme od svých dodavatelů více než 70 tisíc dokladů ve fyzické i elektronické podobě a vystaví svým zákazníkům přes 600 tisíc faktur. Denně tak bylo potřeba doručit ke zpracování na centrále velké množství papírových dokumentů a uvést je do vnitřního oběhu.

Tento proces se děl výhradně fyzickým způsobem, a to od samého vzniku (např. došlá faktura od dodavatele do pobočky), až po jeho konec (ruční zanesení do účetního programu). Ani případné posílení klíčových oddělení by dlouhodobě nevyřešilo problémy s fyzickým oběhem dokladů, a proto se APM Automotive rozhodlo hledat řešení v podobě systému pro správu a řízený oběh dokumentů.

Zlom

DMS a řízený oběh dokumentů

APM Automotive chtělo v první fázi projektu vyřešit zpracování příchozích i odchozích faktur. Bylo nutné provést integraci s vlastními systémy ERP a současně se napojit i na systém OCR (Optical Character Recognition) od externího dodavatele Konica Minolta. Cílem bylo vytvořit provázaný bezpapírový oběh dokumentů od začátku do konce. Prvotní analýza vycházela z už analyzovaného stavu pro výběrové řízení.

Základním požadavkem např. u fakturace byl automatický převod tištěných dokumentů do elektronické podoby pomocí OCR, který převedenou fakturu importuje do DMS (Document management system) od 602, jehož prostřednictvím se dostane k účetním, kteří fakturu schválí, a poté se automaticky nahraje do účetního systému od externího dodavatele. Proto muselo být řešení od 602 připraveno přímo na míru a odladěno ve zkušebním provozu.

„Díky dlouholeté zkušenosti s různými druhy podnikových softwarů jsme hledali takový systém, který by se více přizpůsobil našim potřebám. Zároveň jsme si chtěli co největší část spravovat vlastními silami. Přístup 602 i flexibilita celého řešení splnily naše očekávání“

Ing. Adéla Gröslová
projektová manažerka APM Automotive

Přínosy

Digitalizace vše usnadnila

Proklientský přístup a stálost celého realizačního týmu – to jsou dvě velké přednosti, které stojí za úspěšností projektu, a to jak na straně 602, tak i na straně APM Automotive.

Největším přínosem pro APM Automotive je zejména obrovská úspora času. Cyklus zpracování faktur z nejvzdálenější pobočky dříve trval i týden. Dnes je jedno, z jaké lokality se klientovi faktura zasílá, systém ji umí zpracovat během jediného dne. Faktura, která dříve putovala například z pobočky v Ostravě do centrály do Kdyně se svozem zboží pět dnů, se nyní dostane do centrálního účetnictví za jeden den. Objem dokumentů, který centrála APM Automotive před nasazením tohoto řešení zpracovávala týden, dokáže nyní zprocesovat za pouhých devět hodin. Není nutné nabírat nové pracovní síly a stávající zaměstnanci se mohou věnovat i dalším pracovním povinnostem. Elektronický archiv smluv i faktur je příslušným pracovníkům APM Automotive přístupný kdykoli a kdekoli .

Poradíme vám, jak s digitalizací začít.
Zdarma a bez závazků

  • Archivace a skartace
  • Elektronické podepisování
  • Formuláře s workflow
  • E-portály

Odesláním formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů