Novinky v aplikaci Sofa

Představujeme verzi Sofa 4.6 s novými funkcemi a vylepšeními
pro ještě lepší uživatelský komfort.

Elektronický podpis pomocí ověřovací SMS zprávy

Smlouvu nebo dokumenty můžete podepsat se svým obchodním partnerem elektronicky a ušetřit tak čas, náklady na odeslání papírových dokumentů a mít navždy pod kontrolou všechny smlouvy a podepisované dokumenty. Uživatelé aplikace Sofa SignPoint mohou samozřejmě nadále využívat zaručený i kvalifikovaný elektronický podpis s využitím služeb certifikovaných
Ministerstvem vnitra ČR.


Možnosti autorizace elektronických podpisů

Způsob ověření elektronických podpisů si jednoduše vyberete. 

Ověření pomocí SMS kódu

Ověření pomocí BankID

Ověření v aplikaci 602®️Key

Ověření podle výběru uživatelem

Datové schránky

Vylepšili jsme služby pro datové schránky. Po celkové změně uživatelského rozhraní v minulé verzi Sofa 4.5 jsme přidali rozšíření notifikací nebo podrobnější informace o zpracovateli datové zprávy v rámci organizace.


Nové funkce pro Datové schránky 

Správa více datových schránek

Dlouhodobý archiv datových zpráv i jejích příloh

Proces a kontrola zpracování datové zprávy v organizaci

Omezení množství notifikačních e-mailů datových zpráv

Integrace na jiné systémy

Stále častěji naši zákazníci potřebují integraci aplikací Sofa s dalšími informačními systémy. Typickým požadavkem je využití agendy schvalování faktur s ekonomickým systémem nebo vytváření smluv v prostředí Office a Microsoft 365 a následné schválení a podepsání v rámci aplikací Sofa. Rozšířili jsme tedy API rozhraní a připravili sadu možností integrace s využitím nejrozšířenějších integračních služeb.

Využívejte stávající systémy s novým propojením

Microsoft Power Automate

Make (dříve Integromat)

Rossum

Make (dříve Integromat)

s novými moduly v Sofa lze vytvořit scénáře, které umožňují např. nahrání a stáhnutí souborů do/z Dokumentů/ archivu SmartSafe, spustit vybranou agendu nebo číst data z uživatelských tabulek. 

Microsoft Power Automate

uživatelům cloudových služeb Microsoft umožňujeme propojení aplikací Sofa s jinými systémy a službami pomocí konektorů Power Automate. Můžete si tak sami nastavit archivaci z knihoven Sharepoint nebo vytvořit propojení mezi agendami Sofa a Dynamics 365. Zjednodušili jsme také přístup k přehledům Sofa pomocí Power BI

Rossum

nová spouštěcí událost umožňuje předávat soubory typu Faktura a anotační data vyexportovaná ze systému Rossum agendě v Sofa, která je u dané události přiřazena.

Vyzkoušejte si elektronický podpis pro firmy ZDARMA

Připravili jsme pro Vás zkušební verzi aplikace Sofa SignPoint pro elektronické podepisování smluv nebo jiných dokumentů pomocí zaručeného elektronického podpisu, který je nejčastějším způsobem podepisování mezi firmami v obchodních vztazích.

Elektronický podpis
Sofa SignPoint

30-denní zkušební verze bez omezení. Po aktivaci můžete podepisovat elektronické smlouvy a jiné dokumenty, zaručeným elektronickým podpisem. Dokumenty opatřovat kvalifikovaným časovým razítkem a vyzkoušet si funkce důvěryhodného digitálního archivu v souladu s legislativou ČR i EU podle nařízení eIDAS.

Seznam všech aktualizací a nových funkcí verze 4.6

Administrace  

  1. Nový způsob řazení uživatelů.
    Změna řazení seznamu uživatelů - nově se uživatelé řadí v administraci uživatelů dle příjmení. 

  2. Možnost zakázat spouštěcí událost Sharepoint.
    Doplnění možnosti zakázání spouštěcí události Sharepoint administrátorem firmy. 

  3. Optimalizace systémových událostí.
    Došlo k optimalizaci zobrazení systémových událostí. Již by neměla nastávat situace, že se uživateli nezobrazí požadované informace. 

  4. Změny výchozího nastavení trial tarifu.
    Změna maximálního počtu uživatelů v tarifu TRIAL na 10. Zároveň je defaultně zapnutá možnost přepínání uživatelů.

Agendy  

  1. Nové metadato zadavatel.
    Do pohledů v gridu Agendy byl přidán sloupec Zadavatel, kde je vyplněno jméno uživatele nebo jméno externího informačního systému, který agendu zahájil. 
  2. Odkaz na agendu.
    V archivační emailové notifikaci agendy Signpoint je nově link přímo na formulář, nikoli na jednotlivé archivované soubory. 
  3. Globální proměnné agendy.
    Možnost nastavovat hodnoty globálních proměnných pomocí API a jejich využití ve formulářích a dalších prvcích agendy. 
  4. Odkaz na konkrétní krok agendy.
    Možnost získat odkaz pomocí procesního JS na konkrétní krok agendy. Následná možnost využití odkazu například v emailové notifikaci. 
  5. Identifikace spouštěcí události.
    Nastavení identifikace spouštěcí události do agendy. Agenda nyní může pracovat s informací, jaká konkrétní spouštěcí událost ji spustila - doplněn identifikátor spouštěcí události. 
  6. Přidáno tlačítko Zavřít do přehledů a org. struktury.
    Při otevření přehledu nebo organizační struktury přibylo do horního pruhu tlačítko pro zavření záložky.  
  7. Zobrazení položek při fokusu našeptávače.
    Při přístupu na pole s našeptávačem se rovnou zobrazí položky číselníku bez nutnosti vložit znak. 

Rozšíření API a rozhraní do jiných systémů  

  1. Ovládání agend přes GraphQL API.
    Přidána možnost ovládat agendy přes GraphQL API. Mezi nové akce patří storno agendy a poslat zprávu agendě. 
  2. Struktura uživatelských tabulek přes GraphQL API.
    Možnost získání seznamu tabulek, položek a datových typů přes GraphQL API. 
  3. Nové REST API pro nahrání souborů.
    Nový způsob nahrávání binárních souborů do Dokumentů a Smartsafe pomocí REST API. 
  4. Oprávnění pro agendy.
    Umožnění nastavení oprávnění pro jednotlivé agendy. Nově lze nastavit jednotlivá práva agendy (spuštění agendy, přístup ke všem instancím, storno a právo na supervizi agendy) pro externí informační systémy. 
  5. Napojení na Make (dříve Integromat).
    Nově je implementována možnost volat Sofa pomocí GraphQL a File API z aplikace Make. V rámci systému Make jsou připraveny moduly pro komunikaci se Sofou. S jejich pomocí lze v rozhraní Make vytvořit scénáře, které umožňují například nahrání a stáhnutí souborů do/z Dokumentů/Smartsafe v Sofa, spustit vybranou Sofa agendu nebo číst data z uživatelských tabulek. 
  6. Napojení na Rossum.
    Implementována možnost propojení Sofa se systémem Rossum. Nová spouštěcí událost umožňuje předávat soubory typu Faktura a anotačních data vyexportovaná ze systému Rossum agendě v Sofa, která je dané události přiřazena. 

Datové zprávy 

  1. Změna adresáta notifikací datových schránek.
    Při notifikaci ohledně datových schránek již není zobrazeno jméno prvního člena skupiny Čtenáři datových zpráv. Nově se nezobrazuje žádné jméno (undisclosed-recipient). 
  2. Po akci zůstane vybraná položka stále aktivní.
    Po akci provedené nad vybranou položkou v seznamu dokumentů nebo datových zpráv zůstane položka vybraná a jsou nadále zobrazeny její detaily. 
  3. Přidána informace o zpracovateli datové zprávy.
    Do seznamu Datových zpráv přibylo metadato s informací, komu je zpráva předána.  
  4. Omezení množství notifikačních emailů datových zpráv.
    Notifikační emaily určené super-administrátorům se nyní odesílají až při posledním pokusu, kdy datové zprávy končí ve stavu trvalé chyby a je nutný zásah/analýza.

Dokumenty/Smartsafe 

  1. Nastavování výchozích hodnot metadat.
    Možnost nastavení výchozích hodnot metadat v administraci Dokumentů/Smartsafe. Tato výchozí metadata následně uživatel vidí při vytváření dokumentu v DMS, kdy je má zobrazené jako výchozí a má možnost je změnit. 
  2. Změna mimetypu při stažení certifikátu.
    Při stažení certifikátu v dialogu Informace o podpisu se již doplňuje správný mimetyp souboru. Webové prohlížeče se tedy zachovají standardně a nabídnou správné možnosti, jak se souborem naložit. 
  3. U dokumentů s kvalifikovaným podpisem zamezeno dvojímu orazítkování.
    Již nedochází k situaci, kdy mohl být soubor opatřen časovým razítkem opakovaně. Pokud se kvalifikovaně podepsaný soubor vložil do DMS a následně do Archivu, tak dostal dvě časová razítka - jedno při vložení do DMS a pak při vložení do Archivu.  

Návrhář agend

  1. Panel vyhledání.
    Implementován panel vyhledání. Nově lze zobrazit v návrháři procesů a formulářů vyhledávací panel, který umožňuje vyhledání jednotlivých položek v diagramu či formuláři. Zobrazené výsledky vyhledání umožňují přímý přechod na vyhledanou položku. 
  2. Možnost nastavení nezobrazování prázdné položky v číselníku.
    U vnitřního číselníku přibyla ve FormApps Designeru volba nezobrazovat prázdnou položku. 
  3. Úprava validačních hlášek.
    Pokud dojde k chybě při validaci diagramu, tak se nově zobrazí chyba v pravém panelu validace namísto dialogu jako doposud. 
  4. Přidána možnost zjistit informace o uživateli v aktivním prvku.
    Implementována možnost zjistit informace o přiřazených uživatelích v aktuálním prvku diagramu.  
  5. Vyhledávání v editoru JScriptu.
    V editoru JScriptu ve Workflow návrháři je nově možnost vyhledávat pomocí klávesové zkratky Ctrl+F. 

Obecné  

  1. Aktualizace knihovny Apollo Client.
    Aktualizace knihovny Apollo Client - JavaScriptové knihovny pro práci s GraphQL. 
  2. Skrytí dotazníků.
    Byly odstraněny Dotazníky ze Sofa pro všechny zakládané tarify. 
  3. Přechod na přihlašovací stránku po odhlášení uživatele.
    Nové řešení stránky zobrazené při odhlášení způsobeném nečinností uživatele.  

Přihlašování  

  1. Nové možnosti výběru způsobu autorizace uživatele.
    Implementována možnost autorizovat externího účastníka podpisové cesty pomocí SMS kódu nebo výběrem způsobu autorizace. 
     - Samostatně uvést k SignPointu
    - Přímý odkaz na přihlašovací stránku Azure AD
    - Přidán nový odkaz (sofa.602.cz/aad) na přímou autentizaci pomocí Azure AD do Sofa. Při přístupu na odkaz se uživateli zobrazí rovnou přihlášení do Azure AD.
  2. Zakázání obnovy hesla u synchronizovaných účtů.
    U synchronizovaného uživatele lze nově v administraci možnost zakázat obnovu hesla. Tato volba se nastavuje v Administraci v sekci Uživatelé nebo při zakládání nové firmy. Pokud se takovýto uživatel pokusí změnit heslo, přijde mu do emailu zpráva, že je ve firmě zakázáno heslo obnovit. 
  3. Kontrola nevalidního emailu.
    Doplněna kontrola na validitu emailu na login stránce do Sofa. 

Přehled vydaných verzí aplikace Sofa

Verze Sofa 4.6 byla úspěšně spuštěna 23. 03. 2022.
Verze Sofa 4.5 byla úspěšně spuštěna 15. 11. 2021.
Verze Sofa 4.4 byla úspěšně spuštěna 22. 07. 2021.