Schvalování faktur zkrátili ze tří týdnů na jeden
Zkrátit příliš dlouhý schvalovací proces u faktur se rozhodla společnost Perfect Canteen, která se specializuje na firemní stravování. Zajišťuje jídelní servis pro řadu velkých firem a až příliš času jí zabírala administrativa. Problém vyřešila aplikace Sofa od Software602 pro schvalování a evidenci faktur.
Klient
PERFECT CANTEEN s.r.o.
Počet zaměstnanců
100+
Obor
Služby
Výchozí bod
Faktury v papírové podobě
Před zavedením aplikace Sofa od Software602 zpracovávali zaměstnanci společnosti Perfect Canteen veškeré faktury v papírové podobě. Účetnictví společnosti spravuje externí firma, ale kvůli zdlouhavému internímu schvalovacímu procesu se schválené faktury často předávaly se zpožděním, a platby se tak uskutečňovaly až po termínu splatnosti. To se samozřejmě nesetkávalo s dobrou odezvou u dodavatelů. Perfect Canteen proto začala hledat řešení, které by jednak nahradilo papírovou podobu schvalování smluv a jednak lépe řešilo evidenci všech faktur.
Zlom
Aplikace Sofa pro schvalování a evidenci faktur
Na podzim 2019 se finanční ředitel společně s IT rozhodl oslovit tři různé dodavatele elektronického zpracování a evidence faktur, mezi nimiž si vybralo řešení společnosti Software602 – cloudovou aplikaci Sofa pro schvalování a evidenci faktur. Jde o systém, který zavádí digitalizaci dokumentů, workflow, podpisů a archivu, čímž zcela vylučuje práci s papírovými dokumenty. Zefektivňuje tak práci ve firmách i v úřadech, kde se nemusí složitě vyhledávat papírové smlouvy a další dokumenty, nemusí se zajišťovat jejich fyzický oběh při schvalování, evidenci a archivaci.
Sofa umožnila faktury předávat elektronicky a zároveň je takto i podepisovat a pečetit, což proces velmi urychlilo. Veškeré dokumenty jsou dohledatelné okamžitě a odkudkoli díky vzdálenému přístupu z jakéhokoli chytrého zařízení. Odpovědní zaměstnanci tak nemusejí být přímo v kanceláři, aby mohli faktury schválit a fyzicky podepsat či orazítkovat. Mají přitom stále přehled, co se s danou fakturou děje a kdo s ní nakládal. Okruh lidí, kteří mohou s fakturami nakládat, lze libovolně nastavit – přidávat a odebírat práva – a vždy je jasné, kdo a kdy provedl nějakou změnu.
Zavádění aplikace Sofa bylo ve společnosti Perfect Canteen velmi rychlé. S implementací začala počátkem roku 2020 a celý proces oproti původnímu plánu urychlila kvůli nástupu pandemie Covid-19 a vládním opatřením, jež výrazně omezily fyzický pohyb zaměstnanců i jejich přítomnost v kancelářích. Sofa tak od počátku využívali na maximum a v podstatě jim zajistila bezproblémový chod společnosti i během stavu nouze vyhlášeného na jaře 2020.
„Účetnictví nám zpracovává externí firma a díky schvalovacímu kolečku se často stávalo, že jsme byli s platbami po splatnosti. Po nasazení aplikace Sofa od Software602 jsme dobu schvalování faktur, která průměrně trvala 12 dní, snížili na pouhých pět dní.“
Václav Tichý
Perfect Canteen s.r.o.
Přínosy
Zrychlení schvalovacího procestu u faktur z 19 dní na týden
Společnost Perfect Canteen přešla při schvalování a evidenci faktur kompletně na bezpapírové řešení prostřednictvím cloudové aplikace Sofa. Urychlila tak interní proces schvalování faktur z původních 19 dní na pouhý týden a vyřešila problém s prodlevami plateb dodavatelům. Navíc se nemusí obávat situací, kdy se pohyb jejích zaměstnanců a pobyt v kancelářích omezil nebo zcela eliminoval kvůli vládním opatřením, jako tomu bylo v době pandemie Covid-19. Prostřednictvím aplikace Sofa lze totiž faktury schvalovat a evidovat odkudkoli prostřednictvím počítače, tabletu nebo mobilu.
Zkrácení doby schvalovacího procesu u faktur z 19 dní na týden.
Dokonalý přehled, kdo a kdy který dokument schválil.
Okamžitá archivace dokumentu a zabezpečení proti jeho ztrátě.
Možnost schvalování faktur kdykoli a odkudkoli elektronicky, bez nutnosti fyzické přítomnosti v kanceláři.
Zabezpečení proti pozměňování dokumentu a neoprávněnému přístupu.
100% soulad s legislativou: Elektronické doklady odpovídají veškerým požadavkům české i evropské legislativy.