Konec tištěných faktur a přechod na e-fakturaci.

Konica Minolta v mnoha ohledech svým novátorským přístupem udává směr, v minulosti svým klientům rozesílala faktury „po staru“, v tištěné podobě. Takový postup byl vzhledem k množství zhruba 8000 dokladů měsíčně neekonomický.


Klient

Konica Minolta


Počet zaměstnanců

250+ 

Výchozí bod

100 000 tištěných dokladů ročně

Už jen náklady na samotný tisk tolika dokumentů byly nemalé. Další významnou položkou v rozpočtu pak byly výdaje na rozesílání. A ve výsledku firma neměla žádný přehled o tom, zda se faktura skutečně dostala až ke klientovi. 

Jednoznačnými cíli bylo ušetřit finance a zároveň zvýšit zákazníkovo pohodlí. Při úvahách o přechodu na e-fakturaci však panovala obava, aby digitalizované dokumenty splňovaly veškeré potřebné náležitosti. Společnost potřebovala 100% záruku, že elektronické faktury budou zcela plnohodnotné a akceptovatelné úřady. Změna se proto neuskutečnila ze dne na den, ale postupně. 

Zlom

Od PDF v e-mailu po ucelené sofistikované řešení 

Při přechodu na e-fakturaci se začaly vybraným klientům posílat faktury e-mailem ve formátu PDF. Zdrojem dat ve společnosti je ekonomický systém Microsoft Dynamics (Navision), který Software602 využil při vývoji integrovaného řešení, propojující Microsoft SharePoint a zákaznický portál firmy. 

V ERP systému firmy jsou PDF dokumenty nově opatřeny metadaty i kvalifikovanou elektronickou značkou, potvrzující věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu, případně i časovým elektronickým razítkem. Řešení má i automatické funkce: kontroluje korektnost dokladů před odesláním a hlídá platnost podpisového certifikátu.

„Naše společnost se dlouhodobě aktivně angažuje v rozvoji evropských norem pro archivaci dokumentů. Těší nás, že firma Konica Minolta vsadila na naše know-how a my jsme mohli potvrdit, že moderní řešení může být spolehlivé, efektivní, uživatelsky jednoduché a že jej lze integrovat zcela bezproblémově.“

Ondřej Málek
obchodní manažer divize Commerce 602

Přínosy

Přehledná e-fakturace

Řešení Software602 ukládá veškeré záznamy o stažení dokumentů. Zaměstnanci Konica Minolta přesně vidí, kdo si fakturu již stáhl, případně mohou znovu odeslat notifikační e-mail.

Uživatelé do archivu faktur pohodlně vstupují z ERP systému nebo z MS SharePoint. Mají zde k dispozici řadu pokročilých funkcí. 

Zákazníci si faktury jednoduše stáhnou na zákaznickém portálu Konica Minolta, kde jsou zvyklí získávat veškeré informace o stavu zakázky, zadávat servisní požadavky apod.

S výjimkou několika málo zákazníků kompletně odpadly náklady na tisk i rozesílání. Snížila se také pracnost vystavování faktur.

Elektronické doklady odpovídají veškerým požadavkům české i evropské legislativy.

Poradíme vám, ako s digitalizáciou začať. Zadarmo a bez záväzkov

  • Archivácia a skartácia
  • Elektronické podpisovanie
  • Formuláre s workflow
  • E-portály

Odoslaním formulára súhlasíte so spracovaním osobných údajov