Komplikace s tiskopisy vyřešila digitalizace

Akademie múzických umění (AMU) spolupracuje v rámci svých fakult s více než 700 pedagogy. Často s nimi uzavírá krátkodobé smlouvy, které průběžně obnovuje. Digitalizace formulářů vše usnadnila.


Klient

Akademie múzických umění


Počet zaměstnanců

250+

Výchozí bod

Ručně vyplňované tiskopisy

Vedle agendy související s pracovními smlouvami řešila administrativní oddělení také výkazy odpracovaných hodin či zahraniční služební cesty. Pro každou jednotlivost bylo třeba ručně vypsat patřičné formuláře. Údaje v takto vyplněných dokumentech byly mnohdy nečitelné nebo nekompletní. Pracovníci administrativy tak ve výsledku trávili spoustu času luštěním rukopisů či opětovným kontaktováním pedagogů kvůli doplnění chybějících dat. Přechod na moderní technologie zpočátku nebyl příliš vítán. 

Zlom

Nástup inteligentních formulářů

Navzdory části uživatelů, která preferovala setrvání u tradičního papírového řešení, se vedení AMU v roce 2007 rozhodlo přistoupit k modernizaci. Ve spolupráci s 602 byly postupně digitalizovány téměř veškeré formuláře ekonomické a personální agendy. Potřebné dokumenty nyní uživatelé naleznou na webu školy – stačí si je stáhnout, vyplnit přímo v počítači a posléze vytisknout, podepsat a doručit na příslušné oddělení. Řešení je natolik intuitivní, že je začali postupně používat i odpůrci počítačů. Původní papírové verze byly zcela zrušeny.

„Digitalizace formulářů byl jednoznačně krok správným směrem. Stejný produkt bych bez váhání vybral i dnes – nabízí přesně to, co potřebujeme. Efektivně jej využíváme už řadu let a dosud jsme nenarazili na žádný významnější problém. Ze strany 602 navíc máme trvalou jistotu perfektní podpory.“

Dr. Radim Chvála
IT manažer AMU

Přínosy

Digitalizace vše usnadnila

S digitalizovanými formuláři odpadly problémy s čitelností údajů, díky upozorněním na povinné položky jsou data také kompletní. 

Mezi významné přínosy jde také zařadit rychlost nasazení. Od první schůzky k zahájení ostrého provozu uběhly jen tři měsíce. Po tomto období mohlo začít používat nový způsob práce se smlouvami 300 pracovníků společnosti.


Formuláře poskytují kontextovou nápovědu, automaticky provádějí nastavené výpočty a kontrolují správnost vyplnění. Chybovost díky tomu klesla na minimum


Formulář je možné uložit včetně vyplněných dat. Při novém podání je stačí pouze upravit, což vede k významné úspoře času


Podle potřeby se uživateli při otevírání formuláře nabídne aktualizace formuláře – po jejím přijetí je použita a podána nejnovější verze formuláře

Poradíme vám, ako s digitalizáciou začať. Zadarmo a bez záväzkov

  • Archivácia a skartácia
  • Elektronické podpisovanie
  • Formuláre s workflow
  • E-portály

Odoslaním formulára súhlasíte so spracovaním osobných údajov