Díky digitalizaci ušetří 1,5 milionu ročně

Severočeská Bílina je město s více než tisíciletou historií. Zdejší městský úřad se rozhodli zmodernizovat využitím digitalizační technologie. K financování projektu využili dotaci Integrovaného operačního programu Evropského fondu pro regionální rozvoj.


Klient

Město Bílina


Počet zaměstnanců

do 250

Výchozí bod

Složité, neefektivní postupy

Podobně jako v jiných městech, i v Bílině se městský úřad donedávna potýkal s příliš složitými postupy — jak interními, tak i v agendě, která se týkala občanů. Bylo jasné, že leccos by šlo nastavit efektivněji — od zjednodušení přístupu občanů ke službám úřadu po celkové zvýšení jeho produktivity zavedením lepšího systému řízení dokumentů a zjednodušením a urychlením vybraných procesů.

Důležitým milníkem bylo vyhlášení výzvy z Integrovaného operačního programu na podporu zavádění informačních a komunikačních systémů v územní veřejné správě v únoru 2014. Změny dostaly zelenou.

Zlom

Nový systém - efektivně bez papíru

„Po vyhlášení výzvy jsme zahájili práce na projektu digitalizace. Veškeré změny vycházely ze studie proveditelnosti, která definovala konkrétní potřeby úřadu. Na jejím základě jsme vypracovali a podali žádost o dotaci. Po jejím schválení proběhla soutěž na subdodavatele, z níž vyšla jako vítěz společnost Software602,“ vzpomíná místostarostka Mgr. Zuzana Bařtipánová. Analytici 602 společně s vybranými pracovníky úřadu nejprve provedli vstupní analýzu, která určila priority jednotlivých agend.

Jako první přišly na řadu interní agendy, cestovní příkaz a schvalování materiálů rady a zastupitelstva. V prvním případě šlo o kompletní nastavení veškerých procesů od žádosti i povolení služební cesty až po její vyúčtování. V druhém případě se jednalo o komplexní řešení agendy pro jednání rady a zastupitelstva města — počínaje materiály, přes program a zápis z jednání až po konečný výstup z jednání. Digitalizace těchto startovních agend přinesla okamžitý výsledek. Schvalovací procesy se výrazně zrychlily, došlo k úspoře materiálu (nemusí se tisknout) i času pracovníků úřadu.

Vedle toho byly vytvořeny formulářové služby pro zjednodušení přístupu občanů ke službám úřadu. Celý proces probíhal čtyři měsíce.

„Náš hlavní cíl byl splněn. Podařilo se nám zefektivnit chod úřadu, z čehož dnes těží všech 100 zaměstnanců i 30 zastupitelů. Občanům jsme zároveň umožnili komunikovat s úřadem mnohem jednodušeji a pohodlněji. Digitalizací jsme také ušetřili – úspory jsou vyčísleny přibližně na 1 498 000 Kč ročně.“

Mgr. Zuzana Bařtipánová
místostarostka města Bílina

další kroky

Digitalizace celého úřadu

V návaznosti na úspěch startovních agend se postupně začínají nasazovat další — konkrétně nepřítomnost na pracovišti (žádanka častěji známá jako „dovolenka“) a docházka (proces spouštěný na konci každého měsíce, který zahrnuje schválení přítomnosti a nepřítomnosti na pracovišti a prolíná se i s personální oblastí). Pracuje se také na nasazení agend schvalování faktur a evidence veřejných zakázek, díky níž úřad získá nástroj pro kompletní evidenci všech veřejných zakázek, které se v rámci něj řeší.

Poradíme vám, ako s digitalizáciou začať. Zadarmo a bez záväzkov

  • Archivácia a skartácia
  • Elektronické podpisovanie
  • Formuláre s workflow
  • E-portály

Odoslaním formulára súhlasíte so spracovaním osobných údajov