Digitalizace v podhůří moravskoslezských Beskyd

Vedení Frenštátu pod Radhoštěm rozhodlo o modernizaci chodu úřadu a papírové formuláře nahradilo moderním řešením. Město ležící v malebné kotlině moravskoslezských Beskyd s krásnou přírodou, kde žili a tvořili významní umělci, se tak snaží o to, aby se i dnes jednalo o příjemné místo k životu.


Klient

Město Frenštát pod Radhoštěm


Počet zaměstnanců

250+

Výchozí bod

Papírové formuláře na všechno

Ve Frenštátě byli uživatelé před vyhlášením výzvy „22 Elektronizace procesů, digitalizace dat a propojení lokálních AIS s registry veřejné správy“ odkázáni na papírové formuláře. Ať už se jednalo o formuláře pro vnitřní potřebu nebo o komunikaci mezi úřadem a občany. V souvislosti s uveřejněním výzvy se hledalo řešení, které by nahradilo oběh papírových formulářů digitálními a které by i přineslo snížení nákladů úřadu s možností integrace celého řešení do informačního systému města. V první fázi projektu se jednalo o řešení pro nejběžnější interní formulářové řešení a několik desítek formulářů pro občany. 

Zlom

Elektronické formuláře a interní procesy online

Vedení města umožnilo občanům využívat elektronické podání v oblastech dopravy, stavebního řízení a životního prostředí. Formuláře od 602 splňují všechny požadavky pro elektronické podání – podání prostřednictvím datové schránky nebo zaslání dokumentu opatřeného kvalifikovaným elektronickým podpisem na e-podatelnu úřadu, ale i možnost elektronický formulář vytisknout a ručně podepsat  Systém vnitřních kontrol zajišťuje, aby občan data vyplnil správně a odesílal jen úplně vyplněný formulář. Město se navíc rozhodlo digitalizovat i interní procesy, se kterými se pracovníci úřadu často setkávají. 

„Zavedením inteligentních formulářů do praktického užívaní se zrychlil v rámci interních procesů schvalovací proces a došlo také k úspoře papíru. Nejběžnější agendy – Nepřítomnost a Cestovní příkaz – využívají všichni zaměstnanci úřadu na základě vnitřního předpisu Pracovního řádu. Kvalitu elektronických formulářů od 602 jsme již znali a na trhu jsme nenalezli jiného dodavatele, který by splňoval naše požadavky.“

Petr Kubenka
Tajemník MěÚ Frenštát pod Radhoštěm

Přínosy

Efektivnější komunikace s občany

Projekt formulářových řešení úřadu zefektivnil komunikaci mezi občanem a úřadem a umožňuje občanovi být v kontaktu s úřadem i z pohodlí domova. Občan si nyní sám může vybrat, jestli této možnosti využije nebo navštíví úřad osobně. V rámci realizace projektu proběhla také digitalizace interních agend úřadu. Díky ní jsou nyní procesy vyřízení žádostí mnohem rychlejší a efektivnější. Digitální formuláře u nejvyužívanějších interních agend plně nahradily papírové žádanky a dávají možnost získat okamžitých informací o jejich stavu. Formuláře mají jednotný vizuální styl, takže se zvyšuje i úroveň prezentace úřadu a usnadňuje uživatelům práci s nimi. 

Pro zkvalitnění komunikace umožnit občanům a příspěvkovým organizacím podání žádostí plně elektronicky náhradou za stávající „papírové“ šablony.  Byla vybrána sada 50 formulářů pro oblast přenesené působnosti veřejné správy:

  • 15 formulářů v oblasti dopravy
  • 15 formulářů v oblasti  stavebního řízení 
  • 20 formulářů v oblasti životního prostředí 

Digitalizace interních agend:

  • schválení cestovního příkazu a jeho následné vyúčtování
  • žádost o schválení nepřítomnosti na pracovišti (ten  obsahuje 19 možných typů nepřítomnosti)
  • žádost o školení
  • plán mzdových prostředků
  • požadavek na rozvoj zdrojů

Poradíme vám, ako s digitalizáciou začať. Zadarmo a bez záväzkov

  • Archivácia a skartácia
  • Elektronické podpisovanie
  • Formuláre s workflow
  • E-portály

Odoslaním formulára súhlasíte so spracovaním osobných údajov