Bezpapírové uzavírání smluv v terénu se zrychlilo ze dvou týdnů na minuty

Pojišťovna UNIQA u obchodních zástupců, přešla na bezpapírové sjednávání a potvrzování smluv přímo v terénu. Tyto dokumenty s biometrickým podpisem jsou ihned online odeslány do centrály UNIQA k dalšímu zpracování a archivaci.


Klient

Pojišťovna UNIQA


Počet zaměstnanců

250+ 

Výchozí bod

Složítý proces schvalování

Před zavedením bezpapírového podepisování smluv s klienty museli obchodní zástupci pojišťovny UNIQA spravovat velké množství papírových dokumentů, fyzicky je dopravit k zákazníkovi, nechat podepsat a poté prostřednictvím nejbližší pobočky doručit do centrály. Celý tento proces, včetně skenování dokumentů, jejich fyzické archivace a zasílání klientovi, trval řádově několik dní až dva týdny. Veškeré smlouvy bylo nutné archivovat v šanonech, které zabíraly stále větší prostor, přičemž UNIQA jako celek ročně uzavřela 200 až 300 tisíc smluv a tento počet každoročně stoupal.

Zlom

Online zpracování a schvalování smluv

Pojišťovna UNIQA poptala u několika externích dodavatelů řešení, které by zahrnovalo online zpracování smluv včetně biometrických podpisů přímo v terénu tak, aby bylo možné dokumenty okamžitě odeslat do centrály. Klient chtěl ušetřit čas i práci svým zaměstnancům, kteří by museli velké množství smluv ručně třídit, potvrzovat, odesílat poštou a  archivovat. Poptával také dlouhodobý digitální archiv dokumentů, vyhovující aktuální legislativě pro archivaci elektronických dokumentů.

Z několikaměsíčního výběrového řízení vzešlo jako vítězné řešení od společnosti Software602, jež umožňuje obchodním zástupcům v terénu uzavírat smlouvu na tabletu nebo podpisovém padu prostřednictvím systému FormFlow Server s modulem Dlouhodobá digitální archivace. Obchodník si na zařízení vybere smlouvu, vyplní potřebné údaje a  odešle ji do systému Software602, kde se vytvoří PDF/A dokument. Ten se následně zobrazí na padu nebo tabletu a pojistník ho biometricky podepíše.

Podepsaný dokument je poté odeslán do Software602 Dlouhodobého archivu, kde je ověřen a elektronicky podepsán s časovým razítkem. Tím je zajištěna dlouhodobá archivace a uchování dokumentu v souladu s legislativou. Pojišťovna UNIQA od Software602 rovněž poptala archivaci odchozích e-mailů, aby měla zdokumentovanou podobu odesílaných smluv sjednaných přes internet. Systém archivuje e-mail včetně příloh v takové podobě, v jaké byl odeslán, aniž by v něm bylo možné posléze cokoli měnit.

„Zrychlení práce obchodních zástupců bylo okamžité. Proces uzavírání pojistných smluv, který se dříve počítal na dny, kdy klasická papírová smlouva musela nejprve putovat do pobočky, odtud do centrály, zde ji někdo zpracoval, archivoval a potvrzenou odeslal poštou klientovi, se zkrátil ze 14 dnů na okamžik. Klient má pojistku uzavřenou v podstatě druhý den. Rychleji to už ani nelze realizovat.“

Filip Jirásek
UNIQA pojišťovna

výsledek

Úspora času i papírování

Na bezpapírové sjednávání smluv s biometrickým podpisem nejprve přešlo 150 nejvýkonnějších obchodních zástupců společnosti UNIQA a následně se jejich počet zdvojnásobil. Tedy na 300 obchodních zástupců.

Hlavní přínosy:

  • Zkrácení doby uzavření a potvrzení pojistné smlouvy ze 14 dní na hodiny.
  • Možnost biometrického podpisu na zařízeních různých typů a dodavatelů.
  • Okamžitá archivace dokumentu a zabezpečení proti jeho ztrátě.
  • Zabezpečení proti pozměňování dokumentu a neoprávněnému přístupu.
  • Dlouhodobá právní validita a uchování smluvních dokumentů.
  • Dokumenty jsou opatřeny metadaty, které umožňují fulltextové vyhledávání.
  • Systém umožňuje zpracovávat a  dlouhodobě uchovávat statisíce smluv měsíčně a tento počet může i nadále růst.
  • Archivace odchozích e-mailů dává pojišťovně do rukou nezpochybnitelný důkaz o podobě elektronicky zaslaného návrhu smlouvy.

Poradíme vám, ako s digitalizáciou začať. Zadarmo a bez záväzkov

  • Archivácia a skartácia
  • Elektronické podpisovanie
  • Formuláre s workflow
  • E-portály

Odoslaním formulára súhlasíte so spracovaním osobných údajov