Automatizace procesů výrazně ulehčila přehled a kontrolu nad dokumenty

Společnost TEREA Cheb spravuje ve svém interním systému na 80 tisíc dokumentů, z toho přibližně pět tisíc datových zpráv. Administrativním pracovníkům potřebovala umožnit elektronické schvalování dokladů, dlouhodobé důvěryhodné uchovávání PDF dokumentů.


Klient

TEREA Cheb


Počet zaměstnanců

do 250


Obor

Služby

Výchozí bod

Velké množství neorganizovaných dokumentů

Na 80 tisíc dokumentů, z toho přibližně pět tisíc datových zpráv a 20 tisíc odchozích dokumentů generovaných napojenými firemními systémy, spravuje ve svém interním systému společnost TEREA Cheb, dodavatel tepla a elektrické energie v Chebu a dalších západočeských městech. Aby mohla takový objem dokumentů spolehlivě odbavit, potřebovala administrativním pracovníkům umožnit elektronické schvalování příchozích dokladů, dlouhodobé důvěryhodné uchovávání PDF dokumentů a digitalizaci dalších administrativních činností.

Po důsledné úvodní analýze vnitřních procesů u klienta jsme zjistili, že kromě zajištění obsluhy datové schránky s garantovanou evidencí datových zpráv potřebuje klient také dlouhodobé důvěryhodné uchování PDF dokumentů a digitalizaci dalších administrativních činností.

Zlom

Implementace paperless administrativy

Administrativní pracovníci nyní v interním firemním systému pracují s funkcemi schvalování příchozích dokladů. Ty se evidují do formuláře příchozího dokladu ve FFS a dále procházejí systémem ke zpracování do IS K2 (zaúčtování, proplacení). Do systému mohou uživatelé vkládat doklady, jak v papírové, tak i v elektronické podobě (ISDS, email, služba @FAKTURA24 ČS a.s.).

Naskenované papírové dokumenty se pomocí souborového systému propisují do ESS, kde je QR kód se zúčtovacími a platebními daty. Všechny naskenované i elektronické dokumenty stejně jako dokumenty stažené ze služby @FAKTURA24 ČS a.s. V opačném směru toku dokumentů pak ESS slouží společnosti TEREA Cheb jako konsolidátor odchozích dokladů a ostatní pošty. Podle parametrů adresáta se jednotlivé dokumenty automaticky distribuují (ISDS, email, poštovním podacím archem České Pošty).

„Vyřídit přijatou fakturu je dnes pro nás rychlejší a spolehlivější“

Jan Mrázek
TEREA Cheb s.r.o., manažer ICT

přínos

Rychlejší a spolehlibější administrativa

Zaevidování přijaté faktury je teď u společnosti TEREA Cheb rychlejší, spolehlivější a administrativním pracovníkům toto řešení přináší trvalou přidanou hodnotu v podobě kontextově dostupných PDF dokladů ze všech ostatních firemních systémů.

Poradíme vám, ako s digitalizáciou začať. Zadarmo a bez záväzkov

  • Archivácia a skartácia
  • Elektronické podpisovanie
  • Formuláre s workflow
  • E-portály

Odoslaním formulára súhlasíte so spracovaním osobných údajov