Administrativu nahradilo 70 licencí pro elektronickou spisovou službu

Administrativu potřeboval vyřešit Dopravní podnik města Olomouce. Společnost se rozhodla přejít od tradičních šanonů a správy dokumentů u jednotlivých referentů a prostřednictvím excelových tabulek k centrálnímu elektronickému úložišti a spisové službě.


Klient

Dopravní podnik města Olomouce 


Počet zaměstnanců

250+


Obor

Služby

Výchozí bod

Kompletní papírová administrativa

Před zavedením elektronické spisové služby musel Dopravní podnik města Olomouce vyřizovat veškeré smlouvy fyzicky v papírové formě, což představovalo časově i logisticky náročné schvalovací procesy a zvyšovalo nároky na prostor k archivaci. Administrativní pracovníci museli veškeré dokumenty upravovat, nechávat schvalovat a archivovat výhradně v budově DPMO a veškeré úkony vyžadovaly fyzickou přítomnost všech, jichž se schvalovací proces týkal. Přehled dokumentů se vedl pouze prostřednictvím tabulek v Excelu. Firma rovněž řešila zastaralý způsob žádanek o dovolenou a pracovní volno.

Zlom

Řešení spisové služby a formulářů / žádost o dovolenou

V roce 2014 sepsal tehdejší ekonomický náměstek ředitele DPMO Otakar Bačák metodiku spisové služby, na jejímž základě společnost vypsala výběrové řízení na dodavatele. Do tendru se přihlásily dvě společnosti, z nichž si DPMO vybral jako vítěze Software602. Rozhodlo nejen technické řešení elektronické spisové služby, ale také výhodná cena. Implementace systému se uskutečňovala v roce 2015 přibližně po dobu tří měsíců a poté ještě následovaly školení pracovníků a souběžný provoz starého a nového systému spisové služby.

Zaváděcí období bylo pro administrativní pracovníky poměrně složité, proto Software602 připravila sérii tří školení s praktickými ukázkami práce v novém systému. Po pěti měsících od implementace řešení přešel DPMO kompletně na elektronickou spisovou službu. V létě 2019 doplnil toto řešení v nové verzi modul řízené dokumentace. Zároveň se změnilo uživatelské prostředí spisové služby a některé funkce se přesunuly, což si vyžádalo další školení pracovníků DPMO, z něhož vyplynuly požadavky na individuální úpravu této nové verze.

Nad rámec elektronické spisové služby si DPMO později objednal i elektronické formuláře na žádanky o dovolenou a jiné důvody pro uvolnění ze zaměstnání.

„Nasazením elektronické spisové služby jsme významně uspořili papír a tonery, ale především vzniklo centrální úložiště dokumentů s elektronickou správou schvalovacích procesů. Dříve se schvalovacích koleček museli účastnit všichni osobně, stejně tak se každý jednotlivý zaměstnanec musel osobně dostavit a vyjádřit, dokumenty se musely složitě vyhledávat v šanonech, které byly uloženy u různých referentů. Nyní mají k dokumentům přístup všichni elektronicky přímo v jedné databázi“

Ákos Zsigrai,
IT manažer
Dopravního podniku města Olomouc

Přínosy

Zjednodušení a zrychlení procesů 

  • Digitalizace veškerých dokumentů a jejich elektronická správa.
  • Zjednodušení a zrychlení schvalovacích procesů.
  • Evidence příchozích a odchozích dokumentů a jejich změn.
  • Centrální úložiště dokumentů s možností dálkového přístupu přes VPN.
  • Dlouhodobá právní validita a uchování smluvních dokumentů.
  • Dokumenty jsou opatřeny metadaty, která umožňují fulltextové vyhledávání.
  • Systém umožňuje zpracovávat a dlouhodobě uchovávat tisíce smluv měsíčně a tento počet může i nadále růst.

70 aktivovaných licencí pro elektronickou spisovou službu


40+ administrativních pracovníků využívajících této služby


40+ zaměstnanců s možností elektronické žádanky o dovolenou

Poradíme vám, ako s digitalizáciou začať. Zadarmo a bez záväzkov

  • Archivácia a skartácia
  • Elektronické podpisovanie
  • Formuláre s workflow
  • E-portály

Odoslaním formulára súhlasíte so spracovaním osobných údajov