Frenštát pod Radhoštěm

Vedení města rozhodlo o modernizaci chodu úřadu a papírové formuláře nahradilo moderním řešením od Software602. Město ležící v malebné kotlině moravskoslezských Beskyd s krásnou přírodou, kde žili a tvořili významní umělci, se tak snaží o to, aby se i dnes jednalo o příjemné místo k životu.

Výchozí stav

Ve Frenštátě byli uživatelé před vyhlášením výzvy „22 Elektronizace procesů, digitalizace dat a propojení lokálních AIS s registry veřejné správy“ odkázáni na papírové formuláře. Ať už se jednalo o formuláře pro vnitřní potřebu nebo o komunikaci mezi úřadem a občany. V souvislosti s uveřejněním výzvy se hledalo řešení, které by nahradilo oběh papírových formulářů digitálními a které by i přineslo snížení nákladů úřadu s možností integrace celého řešení do informačního systému města. V první fázi projektu se jednalo o řešení pro nejběžnější interní formulářové řešení a několik desítek  formulářů pro občany. 

Zavedením inteligentních formulářů do praktického užívaní se zrychlil v rámci interních procesů schvalovací proces a došlo také k úspoře papíru. Nejběžnější agendy – Nepřítomnost a Cestovní příkaz – využívají všichni zaměstnanci úřadu na základě vnitřního předpisu Pracovního řádu. Kvalitu elektronických formulářů společnosti SW602 jsme již znali a na trhu jsme nenalezli jiného dodavatele, který by splňoval naše požadavky.

Ing. Petr Kubenka

Tajemník MěÚ, Frenštát pod Radhoštěm

Východisko: plně digitalizované agendy

Vedení města umožnilo občanům využívat elektronické podání v oblastech dopravy, stavebního řízení a životního prostředí. Formuláře od SW602 splňují všechny požadavky pro elektronické podání – podání prostřednictvím datové schránky nebo zaslání dokumentu opatřeného kvalifikovaným elektronickým podpisem na e-podatelnu úřadu, ale i možnost elektronický formulář vytisknout a ručně podepsat  Systém vnitřních kontrol zajišťuje, aby občan data vyplnil správně a odesílal jen úplně vyplněný formulář. Město se navíc rozhodlo digitalizovat i interní procesy, se kterými se pracovníci úřadu často setkávají. 

Hlavní přínosy digitalizace

Projekt formulářových řešení úřadu zefektivnil komunikaci mezi občanem a úřadem a umožňuje občanovi být v kontaktu s úřadem i z pohodlí domova. Občan si nyní sám může vybrat, jestli této možnosti využije nebo navštíví úřad osobně. V rámci  realizace projektu proběhla také digitalizace interních agend úřadu. Díky ní jsou nyní procesy vyřízení žádostí mnohem rychlejší a efektivnější. Digitální formuláře u nejvyužívanějších interních agend plně nahradily papírové žádanky a dávají možnost získat okamžitých informaci o jejich stavu. Formuláře mají jednotný vizuální styl, takže se zvyšuje i úroveň prezentace úřadu a usnadňuje uživatelům práci s nimi. 

  • Formulářová řešení pro občany - Pro zkvalitnění komunikace umožnit občanům a příspěvkovým organizacím podání žádostí plně elektronicky náhradou za stávající „papírové“ šablony.  Byla vybrána sada 45 formulářů pro oblast přenesené působnosti veřejné správy. Počty elektronických formulářů pro občany (Všechny formuláře jsou dostupné z webových stránek města): 
  • 15 formulářů v oblasti dopravy
  • 15 formulářů v oblasti  stavebního řízení 
  • 20 formulářů v oblasti životního prostředí 
  • Digitalizace interních agend:
  • schválení cestovního příkazu a jeho následné vyúčtování
  • žádost o schválení nepřítomnosti na pracovišti (ten  obsahuje 19 možných typů nepřítomnosti)
  • žádost o školení
  • plán mzdových prostředků
  • požadavek na rozvoj zdrojů

Celý projekt byl realizován ve velmi krátkém časovém období, za 8 týdnů od podpisu smlouvy. Úspěšné nasazení bylo možné především díky konstruktivnímu přístupu odpovědných osob z Frenštátu, kteří měli o celé realizaci jasnou představu. Jak z hlediska rozšíření možností komunikace mezi občany a úřadem, tak i směrem k zaměstnancům a zjednodušením jejich práce.

Ing. Radim Beran

obchodní manažer Software602

Chcete vedieť viac? Kontaktujte nás

a medzitým sa rozlúčte s papierom

Volajte
+421 948 865 695

Píšte na e-mail
info@602.sk

Alebo využite
kontaktný formulár

Na vašu otázku odpovieme najneskôr do dvoch pracovných dní.




osobných údajov