+421 918 816 678

Akademie Muzických Umění

AMU spolupracuje v rámci svých fakult s více než 700 pedagogy. Často s nimi uzavírá krátkodobé smlouvy, které průběžně obnovuje. Znamená to množství administrativy, v době ručně vyplňovaných tiskopisů poměrně komplikované. Digitalizace formulářů vše usnadnila.

Výchozí stav

Vedle agendy související s pracovními smlouvami řešila administrativní oddělení také výkazy odpracovaných hodin či zahraniční služební cesty. Pro každou jednotlivost bylo třeba ručně vypsat patřičné formuláře. Údaje v takto vyplněných dokumentech byly mnohdy nečitelné nebo nekompletní. Pracovníci administrativy tak ve výsledku trávili spoustu času luštěním rukopisů či opětovným kontaktováním pedagogů kvůli doplnění chybějících dat. Přechod na moderní technologie zpočátku nebyl příliš vítán. 

Digitalizace formulářů byl jednoznačně krok správným směrem. Stejný produkt bych bez váhání vybral i dnes – nabízí přesně to, co potřebujeme. Efektivně jej využíváme už řadu let a dosud jsme nenarazili na žádný významnější problém. Ze strany Software602 navíc máme trvalou jistotu perfektní podpory.

Dr. Radim Chvála

IT MANAŽER AMU

Řešení: Inteligentní formuláře 

Navzdory části uživatelů, která preferovala setrvání u tradičního papírového řešení, se vedení AMU v roce 2007 rozhodlo přistoupit k modernizaci. Ve spolupráci se společností Software602 byly postupně digitalizovány téměř veškeré formuláře ekonomické a personální agendy. Potřebné dokumenty nyní uživatelé naleznou na webu školy – stačí si je stáhnout, vyplnit přímo v počítači a posléze vytisknout, podepsat a doručit na příslušné oddělení. Řešení je natolik intuitivní, že je začali postupně používat i odpůrci počítačů. Původní papírové verze byly zcela zrušeny.

Hlavní přínosy digitalizace formulářů

  • S digitalizovanými formuláři odpadly problémy s čitelností údajů; 
  • Díky upozorněním na povinné položky jsou data kompletní;
  • Inteligentní formuláře poskytují kontextovou nápovědu, automaticky provádějí nastavené výpočty a kontrolují správnost vyplnění. Chybovost díky tomu klesla na minimum; 
  • Formulář je možné uložit včetně vyplněných dat. Při novém podání je stačí pouze upravit, což vede k významné úspoře času;
  • Podle potřeby se uživateli při otevírání formuláře nabídne aktualizace formuláře – po jejím přijetí je použita a podána nejnovější verze formuláře.

Mezi významné přínosy jde také zařadit rychlost nasazení. Od první schůzky k zahájené ostrého provozu uběhly jen tři měsíce. Po tomto období mohlo začít používat nový způsob práce se smlouvami 300 pracovníků společnosti.

Aplikace našeho řešení se obešla bez zásadních komplikací, což ostatně potvrdila rychlost nasazení prvních dokumentů. Největší pochvalou pro nás bylo, když se po zprovoznění prvních digitalizovaných formulářů někteří zaměstnanci AMU začali dožadovat co nejrychlejšího uvedení dalších.

 

Michla Vejvoda

Ředitel divize Samospráva společnosti Software602

Postup

Pracovníci IT oddělení AMU v úvodu prošli školením společnosti Software602. S využitím zakoupeného softwaru začali vytvářet potřebné formuláře – od jednoduchých až po komplikované s opakovatelnými sekcemi, složitými kalkulacemi a pokročilými kontrolami. První digitalizované formuláře byly zpřístupněny ještě v roce 2007, většina zbývajících v roce 2008. Podle potřeb školy vznikají průběžně další. Aktuálně se využívá cca 50 digitalizovaných dokumentů – od jednoduchých žádanek až po složité dynamické formuláře. Pro kompatibilitu s různými platformami nyní vznikají kromě klientských i webové verze formulářů.

Chcete vedieť viac? Kontaktujte nás

a medzitým sa rozlúčte s papierom

Volajte
+421 918 816 678

Píšte na e-mail
info@602.sk

Alebo využite
kontaktný formulár

Na vašu otázku odpovieme najneskôr do dvoch pracovných dní.




osobných údajov