Paperless archivácia

Paperless archivácia novej generácie je riadený prístup zamestnancov k digitálnym zdrojom organizácie v kancelárii aj na home office. V spojení s dokumentovými funkciami eIDAS prináša legislatívnu istotu dlhodobej overiteľnosti a čitateľnosti pre archivované dokumenty nielen v Čechách, ale aj vo všetkých členských štátoch EÚ. Šetríte čas a dokumenty máte na jednom mieste: prehľadne, vyhľadateľné, digitálne.

+421 220 812 526 Kontaktujte nás

Hlavné výhody archivačnej platformy

Archivačná platforma Software602 dokumenty správne eviduje podľa vašich zvyklostí, správne vyhľadá podľa používateľských oprávnení, a to vrátane fulltextu a tiež poskytne nástroje pre vytváranie digitálneho obsahu pre vaše existujúce systémy. Dokumenty na jednom mieste, pod jednou správou a s garanciou dlhodobého uchovania.

  • Autenticita a integrita archívu
  • Archív podľa zákona o archívoch a registratúrach vrátane vyraďovania záznamov
  • Kvalifikované eIDAS služby pre prácu s elektronickými dokumentmi

  • Archivácia ľubovoľného obsahu s garanciou dlhodobej čitateľnosti a overiteľnosti
  • Uchovanie obsahu počas neobmedzenej doby
  • Jednoduchá integrácia na ďalšie systémy cez WS/API

Čo vám paperless archív môže vyriešiť?

Paperless archív Software602 je skutočným nástrojom pre správnu digitalizáciu obsahu a jeho dlhodobého uchovania podľa všetkých požiadaviek existujúcej legislatívy. Organizácia tak môže bez obáv prijať existujúce výzvy pre prácu s dokumentmi odkiaľkoľvek, kdekoľvek a s garanciou ich autenticity pôvodu a obsahu.

Paperless_kv_sl_ov_uch

Kvalifikované služby overenie a uchovanie

Každý dokument je pri vstupe do archívu overený a následne dlhodobo uchovaný pomocou našich certifikovaných služieb vytvárajúcich dôveru.

Paperless_archivace_dat_email

Archivácia dátových správ a emailov

Rýchle napojenie na dátovú schránku a e-mail s archiváciou ich obsahu, vrátane originálov dátových správ a e-mailových príloh.

Paperless_tvorba_spravnych_dokumentu

Tvorba správnych elektronických dokumentov

Súčasťou archívu sú nástroje a služby pre prevod do dlhodobo čitateľného formátu, umiestnenia kvalifikovanej pečate aj podpisu a časovej pečiatky.

Paperless_overitelnost_mimo

Dokumenty overiteľné i mimo archív

Dokumenty spravované archívom sú nezávisle overiteľné aj mimo archív a poskytujú tak záruku nezávislosti nášho riešenia a nezávislosti aj na nás ako dodávateľovi.

Paperless_integrace_01

Jednoduchá integrácia

Pripravené integračné rozhrania formou webových služieb pre aktívne vkladanie obsahu, jeho aktualizáciu aj poskytovanie integrovaným systémom. Dokumenty tak máte na jednom mieste.

Paperless_archivace_vsouladu_eidas

Archivácia v súlade s eIDAS

Všetky dokumenty sú spravované podľa nariadenia eIDAS a naše pravidelne overovaná certifikácia je zárukou pre všetky druhy klientov.

Chcem sa dozvedieť viac...

Kontaktujte nás

Vlastnosti a špecifikácie

Archív je pripravený na evidenciu ľubovoľného obsahu. Zvyčajne to sú najbežnejšie formáty dokumentov (PDF, MS Office, zvukové a obrazové záznamy, ASIC kontajnery, štruktúrované dokumenty - XML ​​a pod. - súborový typ nie je obmedzený). Každý druh dokumentu môže obsahovať špecifické metadáta dôležitá pre ich evidenciu a vyhľadávanie. Často riešené oblasti archivácie dokumentov: zmluvy a zmluvnú dokumentáciu, faktúry a účtovné doklady, personálne dokumenty zdravotnícka dokumentáciu, projektovú dokumentáciu, smernice, interné dokumenty organizácie atď.

Zobraziť funkcie a špecifikácie

Evidencia ľubovoľného obsahu

Archív je pripravený na evidenciu ľubovoľného obsahu. Zvyčajne to sú najbežnejšie formáty dokumentov (PDF, MS Office, zvukové a obrazové záznamy, ASIC kontajnery, štruktúrované dokumenty - XML ​​a pod. - súborový typ nie je obmedzený). Každý druh dokumentu môže obsahovať špecifické metadáta dôležité pre ich evidenciu a vyhľadávanie. Často riešené oblasti archivácie dokumentov: zmluvy a zmluvnej dokumentácie, faktúry a účtovné doklady, personálne dokumenty zdravotnícka dokumentácia, projektová dokumentácia, smernice, interné dokumenty organizácie atď ..

Dlhodobá čitateľnosť

Archív pracuje s prevodom do dlhodobo čitateľného formátu (u tých formátov, kde je to možné). Archivované dokumenty tak máte ako vo svojej originálnej podobe (ako ich archív prijal), tak aj ich dlhodobo čitateľný formát.

Dlhodobá overiteľnosť

Archív zabezpečí, že digitálne dokumenty sú overiteľné aj mimo samotný archív nezávislými zdrojmi. Každá organizácia tak získava istotu nezávislosti na nás ako dodávateľovi aj na našom archíve. Dokument je teda samostatne stojaci a overiteľný aj bez ďalších zákonných prvkov archívu (auditná stopa, transakčné logovanie pod.).

Garancia nemennosti

Archív vie dlhodobo uchovávať akýkoľvek obsah so zabezpečením jeho autenticity v súlade s ETSI normami. Každý dokument je tak možné opatriť elektronickou pečaťou s časovou pečiatkou pre zabezpečenie jeho nemennosti. Využívame všetky povolené ETSI formáty (PAdES, XAdES, CAdES, ASIC).

Kvalifikované služby overenia

Všetky dokumenty, ktoré vstupujú do archívu sú kvalifikovane overené pomocou našej  eIDAS certifikovanej služby.

Kvalifikované služby uchovania

Všetky dokumenty v archíve sú kvalifikovane uchovávané pomocou našej eIDAS certifikovanej služby.

Kvalifikovaná pečať

Súčasťou archívu je kvalifikovaná pečať organizácie, ktorá je súčasťou riešenia, vrátane zaistenia jej obnovy, a to po celú dobu trvania služby.

Kvalifikovanú časovú pečiatku

Pre zaistenie existencie v čase archív využíva kvalifikované časové pečiatky PostSignum.

Služby vzdialeného podpisovania a pečatenia

Služby archívu jednoduchým krokom rozšírite o kompletné eIDAS nástroje pre tvorbu digitálneho obsahu, viď eIDAS.

Archivácia podľa zákona

Dokumenty sú evidované v súlade so zákonom o archívoch a registratúrach. Je teda možná integrácia aj pre existujúce registratúry, ktoré nemajú digitálnu archiváciu.

Skartácia podľa zákona

Skartácia prebieha v súlade so zákonom o archívoch a registratúrach, vrátane prípravy SIP balíčkov a vedenie vyraďovacieho riadenia s Národným archívom.

Poskytovanie služieb pre integrované systémy

Súčasťou archívu sú integračné nástroje, ktoré každá organizácia môže využiť pre tvorbu správneho digitálneho obsahu. Jedná sa o konverziu do dlhodobo čitateľného formátu, služby vzdialeného pečatenia a podpisovania a klientska aplikácia Signer.

Referencie

Skanska

Dôveryhodná digitálna archivácia a elektronické podpisovanie odchádzajúcich faktúr podľa legislatívy s integráciou na elektronickú registratútu.

Uniqa

Uľahčiť prácu obchodným zástupcom bolo cieľom firmy UNIQA. Obchodní zástupcovia teraz môžu podpisovať zmluvy o poistení s klientmi priamo v teréne a nemusia sa venovať zbytočné administratíve. Na bezpapierové dojednávaie zmlúv s biometrickým podpisom najprv prešlo 150 najvýkonnejších obchodných zástupcov spoločnosti UNIQA, následne sa ich počet zdvojnásobil.

Cofidis

Poskytovanie spotrebných úverov na diaľku kladie dôraz na elektronizáciu procesov. Elektronické podpisovanie klientskej dokumentácie, spájanie zmlúv pre žiadateľov, prípadne spolužiadateľa, dlhodobá archivácia zmluvných dokumentov podľa platnej legislatívy ČR a EÚ, to všetko sú atribúty s výraznou pridanou hodnotou.

Chcete vedieť viac? Kontaktujte nás

a medzitým sa rozlúčte s papierom

Využite kontaktný formulár

Volajte
+421 220 812 526





Certifikácia a legislatíva

V dokumentových službách je na nás spoľahnutie. Ročne odbavujeme nad dokumentovými cloudovými službami eIDAS cez 30 miliónov dokumentov.

Trusted List EU

Sme kvalifikovaným poskytovateľom služieb vytvárajúcich dôveru zapísaným na európskom trusted liste Celý text

Zaregistrované kvalifikované služby:

QVal for QESig Kvalifikované služby overovania kvalifikovaných podpisových certifikátov
QVal for QESeal Kvalifikované služby overovania kvalifikovaných pečatiaca certifikátov
QPres for QESig Kvalifikované služby uchovávania kvalifikovaných podpisových certifikátov
QPres for QESeal Kvalifikované služby uchovávania kvalifikovaných pečatiaca certifikátov

Rozhodnutie MV ČR

Software602 je držiteľom štatútu kvalifikovaného poskytovateľa služieb vytvárajúcich dôveru. Status kvalifikovanej služby vytvárajúcej dôveru bol udelený službám SecuSign Validation a SecuSign Preservation.

Vyhlásenie o zhode

Služby overovania kvalifikovaného elektronického podpisu/pečate a uchovávanie kvalifikovaného elektronického podpisu/pečate boli overené na zhodu povereným posudzovateľom zhody.

Certifikácia ETSI

Software602 je dlhodobý člen ETSI a ako jediný v Českej republike úspešne absolvoval všetky ETSI Plugtests ™ na formáty podpisov PAdES, CAdES, XAdES, ASIC a e-Signature validation.  Celý text

ETSI - Európsky inštitút pre telekomunikačné normy, anglicky European Telecommunications Standards Institute (ETSI), je nezávislá organizácia. ETSI je zodpovedná za štandardizáciu informačných a komunikačných technológií v Európe. Jej výsledky a špecifikácie predstavujú nosný základ pre definíciu eIDAS.

Ako jediný člen ETSI z Českej republiky, ktorý je aktívny v oblasti elektronických podpisov, sa spoločnosť Software602 úspešne zúčastnila plug testov na formáty podpisov PAdES, XAdES, CAdES a ASIC. Potvrdila tým tak svoju technologickú vyspelosť v oblasti elektronických podpisov a tiež úlohu technologického lídra v tejto oblasti.

Plug testy slúžia na formovanie vzájomného technologického súlade pri vytváraní, podpisovanie a overovanie elektronických dokumentov.

Účastníci plug testov svojou aktívnou účasťou prispievajú vylepšovania a zlepšovaniu definíciou ďalších verzií noriem a tiež sa podieľajú na legislatívnom vývoji.
 

Aktívny člen PDF Association

Software602 sa ako prvá česká firma stala súčasťou globálnej PDF Association (pôvodne PDF/A Competence Center). Táto medzinárodná organizácia so sídlom v Berlíne združuje významných expertov a spoločnosti, ktoré vyvíjajú nástroje pre prácu s formátom PDF, používajú ich alebo o nich rozhodujú. Celý text

Cieľom PDF Association je podporiť rozšírenie korektných elektronických dokumentov vo formáte PDF. Za tým účelom zhromažďuje expertízu a skúsenosti z celého sveta, podporuje ich zdieľanie medzi členmi a podieľa sa aj na vzdelávanie širšej odbornej verejnosti.

Pre Software602 členstvo znamená, že získava prístup k rade dôležitých zdrojov informácií, čo umožní ďalej skvalitniť vývoj nových produktov aj služby zákazníkom. Zároveň bude schopná zohľadniť záujmy slovenských zákazníkov v rámci svetovej PDF komunity.

Experti Software602 už dlhšiu dobu pôsobí v ETSI (European Telecommunications Standards Institute), kde sú zapojení do pracovných skupín pre rozvoj noriem pre pripájanie elektronických podpisov a dlhodobú archiváciu dôveryhodných dokumentov (PAdES, CAdES, ASIC).